Software Asset Manager (SAM)

De professional adviseert Reclassering Nederland (RN) bij de herziening van het Citrix licentiecontract, met als doel:

• de licentieomvang per 1 december 2026 te corrigeren naar het werklijk gebruik van de Citrix desktopomgeving en
• de resterende contractuele verplichtingen voor de Citrix-infrastructuur (t.b.v. primair systeem Iris) te verlengen tot 1 januari 2028, onder condities die kortlopende verlenging mogelijk maken indien de migratiedeadline niet wordt gehaald.

De werkzaamheden omvatten:

• het uitvoeren van een licentie- en gebruiksanalyse om het feitelijke piekgebruik te kwantificeren en de contractuele grens tussen af te bouwen desktopgebruik en voort te zetten infrastructuurgebruik scherp te definieren;
• het opstellen van een onderbouwde onderhandelingspositie, inclusief marktreferenties voor vergelijkbare contractherzieningen bij deze schaal;
• het adviseren bij en zo nodig begeleiden van de onderhandelingsgesprekken met Citrix, met bijzondere aandacht voor het voorkomen van een standaard meerjarige verlengingsverplichting;
• het toetsen van de concept contracttekst op juridische en commerciele risico's;
• het overdragen van relevante documentatie en inzichten bij afronding van de opdracht. De professional handelt uitsluitend in het belang van RN en heeft geen commercieel belang bij de uitkomst van de onderhandeling.

Achtergrond opdracht

RN maakt gebruik van Citrix-desktop voor circa 3.400 medewerkers. In het kader van het programma Moderne Werkomgeving (MWO) wordt deze omgeving per 30 november 2026 uitgefaseerd en vervangen door Microsoft 365 (Teams, SharePoint Online) en volledig beheerde laptops. Na die datum zijn geen desktoplicenties meer nodig. De Citrix-infrastructuur blijft na 30 november echter noodzakelijk voor het primaire systeem iris, tot 1 januari 2028. RN wenst daarom een integrale contractherziening te realiseren:

• een substantiele verlaging van de huidige 3.723 concurrent licenties naar 2.500 (maximaal bij piekbelasting) op basis van werkelijk gebruik,
• gecombineerd met een beperkte voortzetting van de infrastructuurcomponent voor Iris.

Een belangrijk aandachtspunt in de onderhandeling is de contractduur. Citrix hanteert momenteel meestal een minimum looptijd van drie jaar bij verlenging. RN is niet bereid deze verplichting aan te gaan. Indien de migratiedeadline van 30 november niet wordt gehaald, is uitsluitend een kortlopende verlenging van zes maanden aanvaardbaar. De jaarlijkse contractwaarde bedraagt circa 700.000; de overlicentiering vertegenwoordigt een kostenpost van circa 230.000 per jaar zonder gebruikswaarde. RN wenst deze onderhandeling te voeren met onafhankelijke professionele ondersteuning.

• Pianoo, Bestuursacademie of gelijkwaardig; Aantoonbare praktijkervaring weegt zwaarder dan opleiding of certificering.
• CATS CM of gelijkwaardig. Aantoonbare praktijkervaring weegt zwaarder dan opleiding certificering.
• SAM (IAITAM Certified Software Asset Manager) of aantoonbaar gelijkwaardig niveau. Aantoonbare praktijkervaring weegt zwaarder dan certificering.
• HBO/WO werk- en denkniveau richting bedrijfskunde IT of rechten (5 jaar)
• Ervaring in software asset management of licentieadvies (3 jaar)
• Aantoonbare kennis van Citrix concurrent-licentiemodellen en de contractstructuur van Citrix/Cloud Software Group
• Ervaring met licentieonderhandelingen bij enterprise-softwareleveranciers in een vergelijkbare context: publieke sector of non-profit contractwaarde minimaal 500000 per jaar

Wensen

• Een gunstiger contractresultaat is bereikt dan de initiele leverancierspositie.

Optie tot verlenging: Niets over bekend.

Hybride: Geen verdere informatie.

Fee: De administratieve partner rekent een aanvullende fee van € 2,50 boven op het uurtarief.

Overig algemeen:

Onafhankelijkheid - Geen bestaande of in de afgelopen twee jaar afgeronde betaalde relatie met Citrix, Cloud Software Group of Citrix-resellers. Dit is een uitsluitingscriterium.