Eventmanager

De overheid wil de dienstverlening aan burger en ondernemers verbeteren. Dit gebeurt onder andere door te experimenteren en te innoveren. Innovaties kunnen helpen om belangrijke maatschappelijke problemen op te lossen. Bovendien wil de overheid de innovatiekennis onder ambtenaren vergroten. Om deze doelen te realiseren wordt elk jaar een Innovatiebudget beschikbaar gesteld, binnen de geldende aanbestedingsregels, om ruimte te creëren voor innovatie binnen de overheid.

Vanuit het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) wordt innovatie gestimuleerd door het beschikbaar stellen van een innovatiebudget dat bedoeld is om projecten op te starten, op te schalen of te borgen. Overheidsorganisaties kunnen een aanvraag indienen voor het innovatiebudget. Een jury met vertegenwoordigers van beleidsdepartementen, decentrale overheden, burgers, bedrijfsleven en wetenschap bepaalt welke overheidsprojecten en vraagstukken een bijdrage uit het innovatiebudget krijgen.

Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) heeft ICTU gevraagd te ondersteunen in de uitvoering van het project door de organisatie op zich te nemen van:

• De terugkerende events (demo-dag, voorselectie-dag en pitch-event), themasessies en de kick-off van toegekende projecten
• Het begeleiden van de projecten gedurende het jaar

Voor het uitwerken en realiseren van de genoemde events zoekt het project een ervaren Eventmanager. De werkzaamheden bestaan uit het voorbereiden, uitvoeren en ontwikkelen van de events binnen het programma Innovatiebudget.

Activiteiten:

• Voorbereiding en organisatie
  • Afstemmen van aanpak en activiteiten met communicatieadviseur en projectleiding
  • Voorbereiding en organisatie van de demo-dag voor Innovatiebudget 2026 en mogelijk 2027
  • Voorbereiding en organisatie van de voorselectie-dag 2026 van aanvragen ter ondersteuning van de jury
  • Voorbereiding en organisatie van het pitch-event 2026 waar nieuwe initiatieven hun projecten pitchen
  • Organisatie van de evaluatie van de events
• Uitvoering
  • Tijdens de events faciliteren en begeleiden van deelnemende projecten, sprekers, facilitaire diensten, etc, zodat de organisatie van het event professioneel en vlekkeloos verloopt
  • Inventarisatie van best practices en lessons learned bij deelnemers van het programma, in samenwerking met het projectteam
• Ontwikkeling
  • Ontwikkelen van een draaiboek voor elk event dat als leidraad kan dienen voorafgaand en tijdens het event
  • Ontwikkelen van een operationeel draaiboek dat als standaard kan dienen voor de uitvoering van elk event op de dag zelf

Resultaten:

• Voorbereiding Voorselectie-dag 2026
• Voorbereiding Pitch-event 2026
• Plek op Sharepoint maken waar:
  • Evaluaties voor events kunnen landen
  • Toegankelijk maken van de best practices en lessons learned
• Ontwikkelen van een draaiboek (voorbereidend en operationeel) per event
• Voorselectie-dag 2026 is succesvol afgerond
• Pitch-event 2026 is succesvol afgerond
• Evaluatie van events
• Best practices en lessons learned
• Draaiboek (voorbereidend en operationeel) per event

Opdracht afgerond en beëindigd wanneer:

• Voorselectie-dag 2026 heeft plaatsgevonden en is goed verlopen
• Pitch-event 2026 heeft plaatsgevonden en is goed verlopen
• Evaluatie van events heeft plaatsgevonden en is geadministreerd
• Best practices en lessons learned zijn toegankelijk gemaakt
• Draaiboek (voorbereidend en operationeel) is ontwikkeld en goedgekeurd

• Heeft minimaal 5 jaar aantoonbare (werk)ervaring in de voorbereiding en productie van evenementen. Deze ervaring is opgedaan in de afgelopen 10 jaar.
• Afgeronde academische/HBO opleiding
• Aantoonbare kennis en ervaring met evenementen binnen de Nederlandse overheid, landelijk en lokaal.
• Actief netwerk binnen de professionele organisatie van events voor de Nederlandse overheid, voor de juiste selectie van onderwerpen en sprekers.

-

Stichting ICTU

Optie tot verlenging: Project kan uitlopen, een verlenging is mogelijk.

Hybride: Geen verdere informatie.

Fee: De administratieve partner rekent een aanvullende fee van € 2,50 boven op het uurtarief.

Overig algemeen:

Over welke specifieke kennis beschikt de professional, waarover het eigen personeel van de Opdrachtgever niet beschikt en waar een eventuele vervanger ook over zou moeten beschikken?

De professional in kwestie heeft zeer specifieke ervaring met het organiseren van alle genoemde events (demo dag, voorselectie dag en pitch event) binnen dit programma en zit midden in de voorbereiding van ofwel de afronding van de events. Zonder de inzet van de professional in kwestie zal zeer waarschijnlijk niet het gewenste resultaat worden behaald. De projectverantwoordelijkheid wordt dit jaar overgedragen aan een nieuwe projectmanager waardoor de continuïteit van de projectwerkzaamheden sterk leunen op de ervaring van de andere projectleden.