Project Management Officer (SAP PPM) - DUO Groningen

Voor onze eindklant, DUO te Groningen, zijn we op zoek naar een Project Management Officer voor 32 uur per week.

Om de dienstverlening van DUO te optimaliseren en verder te professionaliseren, is het van groot belang data op een effectievere en efficiëntere manier in te zetten. Streven is om datagedreven werken te integreren in alle lagen van de organisatie, zodat zowel de particuliere als zakelijke klant nog beter bediend kan worden. Passend bij de beweging naar publieke dienstverlener. Dit vraagt om een gerichte aanpak waarbij betrouwbare gegevensdeling en een sterk gegevensmanagement als fundament dienen.

Voor het succesvol implementeren van de wijzigingen in de bestaande dienstverlening, is het essentieel om binnen het themabord Data vanuit een integrale blik gezamenlijk de te realiseren producten en diensten vast te stellen. Met de producten en diensten als uitgangspunt worden vier pijlers gehanteerd waarlangs e.e.a. ontwikkeld en geïmplementeerd wordt. Het betreft de pijlers Mens en organisatie, Proces, Gegevens en Techniek. Deze benadering zorgt ervoor dat de veranderingen op alle relevante gebieden worden doorgevoerd, zowel op tactisch, operationeel als technisch niveau, en garandeert een duurzame implementatie en werking van de nieuwe systemen en processen binnen de organisatie.

De professional ondersteunt de PM bij het maken van rapportages, het bijhouden van het projectdossier, risico- en stakeholdersmanagement, planning in Jira en projectadministratie in SAP PPM. Verder helpt de professional inhoudelijk mee bij het organiseren van project overleggen (voor het plannen van overleggen is ondersteuning geregeld) en notuleren van de tactische en strategische stuurgroepen. Tot slot ondersteunt de professional de PO-er v.w.b. de administratie in JIRA.

Werkzaamheden:

• Inhoudelijk adviseren bij de inrichting van project of programmadossiers;
• Het bijhouden van het programma-/projectdossier;
• Medeverantwoordelijk voor het opstellen, reviewen en herijken van PIDs en BuCa;
• Voorstellen aandragen voor de inrichting van risicomanagement;
• Verantwoordelijk voor het organiseren en begeleiden van risicosessies;
• Inrichten en beheren van projecten- en programmalogs (risico-, wijzigingen-, issuelog);
• Voorbereiden van project of programmateam overleggen en stuurgroep vergaderingen;
• Beoordelen wat in aanmerking komt voor configuratiebeheer;
• Configuratiemanagement/Opzetten configuratielog;
• Het goed en eenduidig vastleggen van besluiten;
• Voorstellen doen t.a.v. projectinrichting in SAP PPM.

Taken en verantwoordelijkheden:

• Acteren als informatieknooppunt van het project/programma m.b.t. documentatie;
• Ondersteunen programma- projectleden en -manager(s);
• Programma- en/of projectdossier op orde maken;
• Beheren van logs (o.a. configuratie-, risico-, wijzigingen-, issuelog) en onderliggende strategieën en plannen;
• Ondersteuning bij inrichten en onderhouden SAP PPM;
• Resources koppelen, urenrapportages maken;
• Controleren van projecturen en budget;
• Projectplanning opstellen en bijhouden;
• Het verzorgen van verantwoordingsrapportages t.b.v. het project (bijv. Maandrapportages en eind rapportage);
• Organiseren en voorbereiden van overleggen en bijhouden van acties en besluiten;
• Letten op mijlpalen, deadlines en acties.

• HBO werk- en denkniveau
• Prince2 Foundation gecertificeerd
• Minimaal 3 jaar ervaring als PMO of ondersteuner binnen een projectomgeving

Wensen

• IPMA PMO (of IPMA-D) gecertificeerd
• Agile PMO gecertificeerd
• Kennis van rijksoverheidsorganisaties en hun processen is een pre
• Ervaring met de hierboven genoemde werkzaamheden

Competenties

• Uitstekende communicatieve vaardigheden (zowel schriftelijk als mondeling)
• Een natuurlijke ondersteuner die proactief meedenkt
• Gestructureerd, resultaatgericht en daadkrachtig
• Initiatiefrijk
• Goede samenwerker/verbinder

Het werk wordt gedaan vanuit DUO-ICT in Groningen en is gericht op het functioneren van de digitale werkplek in Rijksbrede context, waaronder het federatieve Rijkshuisvestingsstelsel met IDV-P's sen IDV-G's. In dat kader wil DUO actief bijdragen aan het functioneren van de ICT-dienstverlening in Rijksbrede context door met concrete wensen, eisen en voorstellen te komen.

Optie tot verlenging: Niets over bekend.

Hybride: Geen verdere informatie

Fee: De administratieve partner rekent een aanvullende fee van € 2,50 boven op het uurtarief.