Project management officer - DUO Groningen

Als PMO'er ligt de eerste focus op het ondersteunen van de programmamanager en de projectmanagers. Je bent verantwoordelijk voor een succesvolle inrichting van de beheersing van het programma en de projectteams. Daarnaast draagt je bij aan de continue verbetering van werkprocessen en bevordert je een cultuur van samenwerking en zelforganisatie.

Taken en verantwoordelijkheden:

• Inhoudelijk adviseren over en uitvoeren van de inrichting van project of programmadossiers;
• Het bijhouden van het programma-/projectdossier;
• Medeverantwoordelijk voor het opstellen, reviewen en herijken van PIDs;
• Voorstellen aandragen voor de inrichting van risicomanagement;
• Verantwoordelijk voor het organiseren en begeleiden van risicosessies;
• Inrichten en beheren van projecten- en programmalogs (risico-, wijzigingen-, issuelog);
• Voorbereiden van project of programmateam overleggen en stuurgroep vergaderingen;
• Beoordelen wat in aanmerking komt voor configuratiebeheer;
• Configuratiemanagement/Opzetten configuratielog;
• Het goed en eenduidig vastleggen van besluiten;
• Voorstellen doen tav projectinrichting in SAP PPM;
• Voorbereiden van project of programmateam overleggen en stuurgroep vergaderingen;
• Acteren als informatieknooppunt van het project/programma m.b.t. documentatie;
• Ondersteunen programma-, projectleden en -manager(s);
• Programma- en/of projectdossier op orde houden;
• Reviewen van diverse documentatie;
• Faciliteren van planning, logistiek en proces bij workshops;
• Beheren van logs (o.a. configuratie-, risico-, wijzigingen-, issuelog) en onderliggende strategieen en plannen;
• Opstellen van financiele rapportages en ondersteunen van het financiele prognose proces en budgetbewaking;
• Projectplanning opstellen en bijhouden;
• Opmaken en bijhouden van de programmaplanningen en integrale planning;
• Het verzorgen van verantwoordingsrapportages t.b.v. het project (bijv. Maandrapportages en eind rapportage);
• Organiseren en voorbereiden van overleggen en bijhouden van acties en besluiten;
• Letten op mijlpalen, deadlines en acties.

• HBO werk- en denkniveau
• Prince 2 foundation gecertificeerd
• 3 jaar ervaring als PMO of ondersteuner binnen een projectomgeving
• 3 jaar ervaring met Agile/Scrum
• Ervaring met ICT implementaties - 3 jaar
• Werkervaring met programma ondersteuning - 3 jaar
• Werkervaring bij de overheid - 3 jaar
• Ervaring met de hierboven genoemde taken en verantwoordelijkheden - 3 jaar
• Kennis van de rijksoverheidsorganisatie, bij voorkeur een uitvoeringsorganisatie, en haar processen.

Competenties

• Uitstekende communicatieve vaardigheden (zowel schriftelijk als mondeling)
• Fire-and-forget mentaliteit
• Plannen en organiseren
• Pro-actief
• Gestructureerd, resultaatgericht en daadkrachtig
• Initiatiefrijk
• Goede samenwerker/verbinder
• Sensitief

Voor onze eindklant DUO te Groningen zijn wij opzoek naar een Project Management Officer voor 36 uur per week.

Afdelingsomschrijving
Het werk wordt gedaan vanuit DUO-ICT in Groningen en is gericht op het functioneren van de digitale werkplek in Rijksbrede context, waaronder het federatieve Rijkshuisvestingsstelsel met IDV-P's sen IDV-G's. In dat kader wil DUO actief bijdragen aan het functioneren van de ICT-dienstverlening in Rijksbrede context door met concrete wensen, eisen en voorstellen te komen.

Met het programma DUO Dynamics wordt de eerste- en tweedelijns klantbediening ondersteund. We vervangen de huidige systemen door Microsoft Dynamics, een cloud-gebaseerde CRM-applicatie. DUO zet in op het 360-graden klantbeeld waarbij de klant centraal staat met alle producten en diensten voor die klant. Het 360-graden klantbeeld is er zowel voor de medewerker van DUO, als voor de klant zelf. Met de nieuwe applicatie wordt de klantbediening aan zowel particuliere als zakelijke klanten ondersteund. De focus ligt op passende ondersteuning van de klant door de medewerker. De betrokken directies zijn Registers & Examens, Onderwijsinstellingen en Onderwijsvolgers. Het programma bevindt zich in de implementatie fase. We implementeren in doelgroepgerichte stappen. De eerste stap is Onderwijsketens en wordt ( in drie deelstappen) in 2026 afgerond. Daarna gaan we door met de vervolgstappen: Kinderopvang, Studenten en Debiteuren, Leraren en Inburgering.

Optie tot verlenging: Niets over bekend.

Hybride: Geen verdere informatie.

Fee: De administratieve partner rekent een aanvullende fee van € 2,50 boven op het uurtarief.