Projectmanagement ondersteuner

In het kader van het traject VIP; Vervanging Infra Posten, wil SSC-ICT de Project Management Ondersteunerrol (PMO) invullen. Het project behelst het vervangen van de ICT-infrastructuur op de 160 buitenlandse posten van BZ. Daartoe loopt een programma dat zorgt voor logistiek, techniek en organisatie. Van belang is dat de posten maximaal worden ontzorgd en dat communicatie volstrekt duidelijk is en dat er o.a. efficient gereisd wordt naar en tussen posten. Daarnaast dient de informatievoorziening naar de collega's die afreizen helder en compleet te zijn. Er ligt in de werkzaamheden een accent op het volgens planning tijdig en efficient de beste reizen te bepalen en te boeken voor het team dat op de post de werkzaamheden gaat uitvoeren.

Taken/verantwoordelijkheden:

• Onderhouden van communicatieplan/matrix. Voorbeeld: duidelijke afstemming wat er wanneer op welke manier gecommuniceerd moet worden. Interne communicatie SSC-ICT.
• Communicatie met interne stakeholders, externe communicatie; to-the point en tijdig.
• Technische kennis is tot op beperkte/zekere hoogte gewenst, zwaartepunt ligt op communicatie over en uitvoering van het boeken van reizen conform planning. Daarover is nauw contact met de planner en met posten coordinatie BZ.
• Het verzorgen van stuurgroep stukken; agenda, verslagen, rapportages etc.
• Ervaring met technische overleggen. Diepgaande ICT-kennis is niet nodig, maar het stellen van de juiste vragen op het juiste moment wel.
• Het organiseren van de projectdocumentatie t.b.v. de projectadministratie en verantwoording, mede t.b.v. interne- en externe Audit.
• Opstellen van voortgangsrapportages, financiele rapportages (inhoud is beschikbaar in de systemen; wel het verwoorden in een rapport van deze gegevens), maar ook een dashboard voor stakeholders/stuurgroep. Relevante ervaring vereist.
• Beheren en bijhouden van projectgegevens in gebruikte tooling zoals FCC, TopDesk, TravelPoint, Sharepoint, Teams, Confluence
• Boeken van reizen + aanvragen van visa (en overzicht houden van aanvragen) HEEL belangrijk dat je hier veel ervaring mee heeft en zelfstandig kan beoordelen of iets wel of niet wenselijk is qua geld, tijd, etc. Bij dit project moet met meer rekening worden gehouden dan bijvoorbeeld het budget en acceptabele vluchttijden.

Denk aan:

• De combinatiereizen, waarbij 2 posten na elkaar worden bezocht maar niet elk lid van een team hetzelfde reisschema heeft (iemand wordt extra ingevlogen voor bepaalde expertise of grootte van de post)
• Een rustdag na een lange reis
• Het afgeven van de sleutels op de post, direct na aankomst. Dus waar mogelijk aankomst op een normaal tijdstip, niet laat in de avond of s nachts.
• De planning van de werkzaamheden op de post (voorbereiding, migratie op de afgesproken dag, voldoende tijd voor nazorg, etc.).

• Ervaring met ICT projectmanagement Prince2 foundation en PMP
• Ervaring met grote projecten (> 6 maanden)
• Ervaring binnen complexe organisaties en/of binnen de Rijksoverheid

Wensen

• Ervaring met ICT (infrastructuur) projecten
• De professional begrijpt de opdracht en past binnen de organisatie

Competenties

• Zelfstandig
• Nauwkeurig
• Daadkrachtig
• Organisatorisch sterk
• Overzicht bewaren
• Stressbestendig
• Communicatief sterk
• Administratief sterk
• Affiniteit met reizen (vluchten, reizen boeken etc.)

SSC-ICT

Om onze ministeries goed te blijven bedienen, willen we ons verder ontwikkelen. Dat doen we in interactie met onze klanten, de ministeries. Want wij zijn ICT-dienstverlener van en voor het Rijk, en zijn trots op onze publieke taak en de grootschalige projecten die ertoe doen.

Het ontstaan van SSC-ICT

Aan het begin van dit millennium verzorgden alle ministeries zelf en onafhankelijk van elkaar de ICT-werkplekken voor hun ambtenaren. Om voor deze dienstverlening een efficiente en uniforme lijn te creeren hebben de verschillende ICT-organisaties hun werkzaamheden gebundeld. Door de jaren heen zijn er verschillende samenstellingen en benamingen geweest, maar sinds 2014 is SSC-ICT een feit.

Waar staan we nu?

SSC-ICT is uitgegroeid tot een organisatie van circa 1.200 medewerkers en draagt bij aan een eigentijdse rijksdienst met veilige, flexibele en slagvaardige ICT-diensten. Wij verlenen deze diensten aan de volgende ministeries:

• Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
• Justitie en Veiligheid
• Buitenlandse Zaken
• Infrastructuur en Waterstaat
• Sociale Zaken en Werkgelegenheid
• Volksgezondheid, Welzijn en Sport
• Financien

ICT moet er altijd zijn en is in toenemende mate cruciaal voor de primaire processen van deze ministeries. Onze rijkscollega's werken op verschillende locaties en apparaten: via desktop en laptop, maar ook op tablet en smartphone. Snelheid en flexibiliteit worden steeds belangrijker. De ICT verzorgen voor en met het Rijk is een uitdagende taak. Het werkveld is divers en de veiligheidseisen zijn hoog.

Waar zijn we naar op weg?

SSC-ICT groeit naar een organisatie met een gezicht. We blijven werken aan een transparante werkwijze en optimale dienstverlening: standaard waar het kan, maatwerk waar het moet. De ministeries vertrouwen hierbij op onze veilige, betrouwbare ICT-diensten die altijd beschikbaar zijn.

Het doel: stabiele ICT-diensten leveren in een snel veranderende digitale wereld.

"Dit doen wij door samen te werken, te leren van elkaar, de beleving van gebruikers centraal te stellen, en vooral door plezier te hebben in ons werk!"

SSC-ICT

Business Unit IT Infrastructuur Services (BIS)

Deze business unit heeft als hoofdtaak het leveren van technische services ten behoeve van de standaard- en maatwerkdienstverlening.

Optie tot verlenging: Niets over bekend.

Hybride: Geen verdere informatie

Fee: De administratieve partner rekent een aanvullende fee van € 2,50 boven op het tarief.