Projectleider Document Management systeem (DMS)

1. Situatie & Doel

Samen Twente werkt met Microsoft 365 als primaire omgeving voor documentbeheer, maar mist een voldoende uitgewerkt fundament. Er ontbreken op dit moment heldere definities, beleidskaders, governance-afspraken en inrichtingseisen. Deze opdracht richt zich daarom op het ontwikkelen van een samenhangend fundament dat documentbeheer professioneler en toekomstbestendig maakt.

Doel: Ontwerp en implementeer een systeem voor documentmanagement dat de document- en informatie-levenscyclus ondersteunt, aansluit op M365, onderscheid maakt tussen werk- en officiële documenten, en voldoet aan compliance-eisen (BIO, NEN 7510, AVG, Archiefwet).

2. Scope (In-scope)

Deze opdracht richt zich op beleid, governance, processen, definities en inrichtingseisen, NIET op implementatie of systemische uitrol (dat is Fase II):

• IST-analyse en GAPS: huidige stand van zaken, landschap, opslaglocaties, SharePoint/Teams/OneDrive gebruik, archivering
• Definitiekader: begrippen als document, werkdocument, vastgesteld document, metadata, classificatie, eigenaarschap
• Classificatie- en taxonomiemodel: organisatie-breed, met niveaus voor onderdeel, informatiesoort, documentstatus, eigenaarschap
• Metadata-kader: verplichte elementen (titel, eigenaar, classificatie, bewaartermijn, archiefstatus enz.)
• Governance en eigenaarschapsmodel: rollen, verantwoordelijkheden, RACI-matrix, escalatiemodel, besluitvorming
• Beleidskader documentbeheer: doelstelling, eigenaarschap, classificatie, metadata, versiebeheer, archivering, vernietiging, bewaartermijnen, compliance
• Procedurehandboek: concrete stappen voor document aanmaken, opslaan, delen, classificeren, vaststellen, archiveren, vernietigen
• M365 normenkader: functionele eisen voor SharePoint, Teams, OneDrive, content types, labels, retentie, records management
• Implementatie roadmap: quick wins (0-6 mnd), middellange termijn (6-18 mnd), prioriteiten- en risicomatrix

3. Scope (Out-of-scope)

• Feitelijke implementatie/uitrol in de organisatie (dit is Fase II)
• Technische inrichting van systemen (dat doen functioneel beheer en ICT)
• Workshops, interviews en analyses als eindresultaat (alleen formele producten tellen)
• Trainingen, change management (onderdeel van Fase II)

4. Te Leveren Producten (Mijlpalen)

M1: IST-analyse & GAPS (Week 4)
Deadline: 30 oktober 2026 | Omvang: 10-15 pagina's

• Huidige situatie: landschap, opslaglocaties, SharePoint/Teams/OneDrive inrichting, archivering, governance
• Beleid en procedures: bestaand vs. ontbrekend
• Top 10 risico's (risico, oorzaak, impact, aanbeveling)
• GAP-analyse tegen toekomstige situatie met maatregelen

M2: Begrippenkader, Classificatie & Taxonomie (Week 6)
Deadline: 13 november 2026 | Omvang: 15-25 pagina's

• Begrippenkader: 15-20 sleutelbegrippen met definitie, voorbeeld en beheergevolgen
• Classificatiemodel: DUTO-niveaus, voorbeelden, eisen aan opslag/delen/bewaartermijn
• Organisatie-brede taxonomie: bedrijfsvoering, diensten, informatiesoorten, documentstatus, eigenaarschap
• Metadata-kader: verplichte elementen met definitie, doel, rol

M3: Governance & Eigenaarschapsmodel (Week8)
Deadline: 27 november 2026 | Omvang: 10-15 pagina's

• Rollen: CIO, informatiebeheer, proceseigenaar, informatie-eigenaar, data-eigenaar, teammanager, functioneel beheer (met doel, verantwoordelijkheden, bevoegdheden)
• RACI-matrix voor alle documentbeheer-activiteiten
• Escalatiemodel en compliance-rapportage
• Besluitvormingsmodel

M4: Beleidskader Documentbeheer (Week 10)
Deadline: 11 december 2026 | Omvang: 15-20 pagina's

• Beleidsregels voor: eigenaarschap, classificatie, metadata, versiebeheer, vastgestelde documenten, archivering, vernietiging, bewaartermijnen, extern delen, compliance
• Per regel: beleidsregel, rationale, verantwoordelijke rol
• Geschikt voor directe bestuurlijke vaststelling

M5: Operationalisering, Procedures, M365-Inrichting & Implementatie roadmap (Week 13)
Deadline: eind december 2026 | Omvang: 45-60 pagina's

Deze samengevoegde mijlpaal combineert de operationalisering van het beleidskader met concrete implementatierichtlijnen:

DEEL A: Procedurehandboek Documentbeheer (20-25 pagina's)

• Uitgewerkte procedures voor: aanmaken, opslaan, delen, classificeren, vaststellen, archiveren, vernietigen, eigenaarschap wijzigen, periodieke review
• Per procedure: doel, trigger, stappenplan, rollen, input, output, uitzonderingen
• Uitvoerbaar zonder aanvullende toelichting

DEEL B: M365 Normenkader & Inrichtingseisen (12-18 pagina's)

• Functionele eisen voor SharePoint, Teams, OneDrive, metadata, content types, labels, retentie, records management
• Per onderdeel: eis, beleidsgrondslag, verantwoordelijke rol
• Directe basis voor technische inrichtingsontwerp door functioneel beheer en ICT

DEEL C: Eindrapport & Implementatie roadmap (10-15 pagina's)

• Samenvatting van bevindingen en uitgangspunten uit alle voorgaande mijlpalen
• Roadmap Fase II: quick wins (0-6 mnd), middellange termijn (6-18 mnd), lange termijn (18-36 mnd)
• Prioriteiten- en risicomatrix voor implementatie

• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal HBO-bachelor niveau;
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als projectleider informatiebeheer;
• Aantoonbare werkervaring M365-architectuur;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar met het schrijven van implementatieplannen informatiebeheer;

Wensen

• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal HBO-bachelor niveau in de richting van IT, informatiemanagement) (10 punten);
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als projectleider informatiebeheer (20 punten);
• Aantoonbare werkervaring met Microsoft 365 & documentbeheer met duidelijke motivering (35 punten);
• Aantoonbare kennis compliance-kaders (BIO, NEN 7510, AVG, Archiefwet) (15 punten);
• Uurtarief maximaal €110,- excl. btw / inclusief reiskosten woon-werk, werk-werk (20 punten).

Competenties

• Sterke communicatieve vaardigheden
• Besluitvaardig en resultaatgericht
• Analytisch vermogen
• Stressbestendig
• Zelfstandig werkend

Samen Twente is de overkoepelende organisatie van 3 professionele uitvoeringsorganisaties: de Gemeentelijke Gezondheidsdienst Twente (GGD Twente), Veilig Thuis Twente (VTT) en de Organisatie voor Zorg en Jeugdhulp in Twente (OZJT).

Elk van de 3 organisaties heeft binnen het verband van SamenTwente haar eigen positie, identiteit en herkenbaarheid. Zowel Kennispunt Twente, Samen14 en Twentse Koers zijn als gast in onze organisatie ondergebracht.

Met onze uitvoeringsorganisaties faciliteren en voeren we de taken uit die overheden hebben om te zorgen voor gezonde, veilige en vitale inwoners. We werken samen met lokale en regionale ketenpartners, stakeholders, en vanuit en voor de Twentse samenleving.

Alleen samen kunnen we dwarsverbanden leggen, de inhoudelijke verbinding versterken, vroegtijdig signaleren, agenderen en de kwaliteit van onze diensten en zorgtaken nog beter waarmaken. Onze samenwerking sluit aan op én versterkt de lokale ambities, opgaven en inzet van gemeenten en maatschappelijke partners. Preventie, gezondheidsbevordering, veiligheid en levenskwaliteit hebben daarin onze focus.

De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op woensdag 23 september 2026, 09:00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op donderdag 17 september 2026 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Optie tot verlenging: 2 x 3 maand(en)

Hybride: De opdracht wordt vervuld in overleg, maar vooral op kantoor. Hybride werken is mogelijk.

Overig algemeen:

Voor het uitvoeren van de opdracht is afgifte van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) een vereiste.

BYOD (bring your own device) is voor deze opdracht niet van toepassing.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal schaal 9, €85 tot €110 per uur. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de gelijke/gelijkwaardige beloning.

Offerte-eisen
Maximaal 5 pagina's cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf.