Projectsecretaris -Van Brienenoordbrug

Voor Rijkswaterstaat in Utrecht / Rotterdam zijn wij op zoek naar een Projectsecretaris ter ondersteuning van het team Omgevingsmanagement.

De projectorganisatie Vernieuwen Van Brienenoordbrug is samengesteld volgens het IPM-model, waarbij IPM staat voor Integraal Project Management. Naast techniek, contract en projectbeheersing is omgevingsmanagement een van de werkvelden. Binnen het Cluster Omgeving met onder meer omgevingsadviseurs en specialisten op het gebied van conditionering en verkeer is er een vacature voor een breed inzetbare, enthousiaste, zelfstandige projectsecretaris Omgeving die het team kan ondersteunen.

Je bent verantwoordelijk voor het centraal ondersteunen van het cluster Omgeving van de Van Brienenoordbrug in samenwerking met het overkoepelende projectsecretariaat. We zoeken iemand die zelfstandig en pro-actief werkt en zich moeiteloos beweegt binnen de politiekbestuurlijke context van het grote en complexe project. De projectsecretaris ondersteunt de omgevingsmanager met een actieve bijdrage aan de voorbereiding, vastlegging en opvolging van besluitvorming en bestuurlijke afstemming binnen het project.

Werkzaamheden

• Secretariaat: Het secretariaat betreft de verantwoordelijkheid voor het voeren van de secretariaatsfunctie voor het cluster Omgeving. Dit betekent onder andere het zelfstandig en pro-actief plannen, voorbereiden en notuleren van diverse externe en interne vergaderingen met verschillende soorten stakeholders, het bijhouden en actualiseren van contactpersonenlijsten, verzendlijsten, het organiseren en notuleren van vergaderingen en informatiebijeenkomsten, verzorgen van mailings en het mede organiseren van bijeenkomsten van het project.
• Strategisch Omgevingsmanagement: Strategisch Omgevingsmanagement (SOM) is een gerichte, proactieve manier van omgaan met de omgeving van een project, waarbij belangen van stakeholders, bestuurlijke context en maatschappelijke ontwikkelingen bewust worden ingezet om projectdoelen te realiseren. De projectsecretaris Omgeving draagt zorg voor de zorgvuldige voorbereiding, afstemming en vastlegging van keuzes en besluiten, en borgt daarmee een samenhangend en transparant omgevingsproces.
• Archivering: De archivering betreft het, in samenwerking met het projectsecretariaat en de documentmanager, bijhouden, organiseren en het actualiseren van het digitaal archief van het cluster Omgeving in de Sharepoint Online omgeving en GRIP (Relatics).
• Algemene ondersteuning omgevingsmanagement: De projectsecretaris van het cluster Omgeving ondersteunt bij de bedrijfsvoering van het cluster binnen projectbrede afspraken. De werkzaamheden bestaan onder andere uit het bijstellen/aanpassen van het clusterjaarplan, organiseren en coördineren werksessies/themasessies van het clusterteam omgeving en mogelijk andere clusters, voorbereiding en najagen acties uit overleggen, bewaking afspraken/acties cluster omgeving, beheer agenda teamleden, het organiseren van team (buildings-) bijeenkomsten en het afstemmen met het projectsecretariaat VBB.

Met de centrale plek in het omgevingsteam ben je ook een sparringspartner voor de omgevingsmanager voor het signaleren van bestuurlijke gevoeligheden, risico's en afhankelijkheden. Het kan zijn dat de clustersecretaris ook vergelijkbare werkzaamheden verricht voor andere clusters binnen het project Van Brienenoordbrug.

Resultaat opdracht
De volgende meetbare resultaten worden verwacht:

• Invulling van de secretariaatsfunctie voor het cluster Omgeving.
• Input voor Strategisch Omgevingsmanagement.
• Archivering.
• Algemene ondersteuning.

• Je beschikt over HBO werk- en denkniveau aantoonbaar door een afgeronde opleiding op HBO niveau en/of minimaal 3 jaar werkervaring op HBO niveau.
• Je hebt minimaal 5 jaar ervaring als projectsecretaris bij een groot project met een complexe politiek-bestuurlijke context.

Wensen

• Mate van kennis en ervaring binnen projecten in de Infra.
• Mate van kennis en ervaring binnen Rijkswaterstaat of een vergelijkbare organisatie.
• Mate van kennis met het programma Relatics/GRIP.
• Mate van kennis en ervaring met Strategisch Omgevingsmanagement.

Competenties

• Zelfstandig werken.
• Proactief werken.
• Bewegen binnen een complexe politiek-bestuurlijke context.
• Voorbereiding, vastlegging en opvolging van besluitvorming.
• Bestuurlijke afstemming.
• Organiseren en coördineren van bijeenkomsten en overleggen.
• Bewaking van afspraken en acties.
• Signaleren van bestuurlijke gevoeligheden, risico's en afhankelijkheden.

Rijkswaterstaat
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een bereikbaar, veilig en leefbaar en Nederland.

Project Vernieuwen van Brienenoordbrug
Rijkswaterstaat bereidt momenteel de vernieuwing van de Van Brienenoordbrug in de A16 voor. Beide boogbruggen en het beweegbare deel van de brug krijgen een opknapbeurt of worden vervangen. Het vernieuwen van de Van Brienenoordbrug is een uniek, complex infrastructuurproject van historische betekenis voor Rotterdam en omgeving. Naast de complexe technische uitdaging, ligt er een grote opgave als het gaat om hinder, hinderbeperking en het bereikbaarheid houden van de regio voor zowel het wegverkeer als de scheepvaart.

Leiding en toezicht
Je opereert zelfstandig in je functie maar uiteraard in afstemming met het omgevingsteam en projectteam, in het bijzonder de omgevingsmanager. Deze is je primaire aanspreekpunt voor de opdracht.

Optie tot verlenging: Er is een optie tot verlenging van 6 x 12 maanden.

Hybride: Rotterdam: 2-3 dagen per week aanwezigheid op locatie. Utrecht (tot najaar 2026): 1-2 dagen per week aanwezigheid gewenst.

Overig algemeen:

• Fee only constructie wordt niet geaccepteerd vanuit RWS.
• Bij voortijdige beëindiging geldt dat een opzegtermijn van minimaal 1 maand in acht wordt genomen.
• Je dient de Nederlandse taal te beheersen.
• De opdracht valt onder de CAO Rijk Schaal, Salarisschaal - 10.