Documentalist -Circulaire Werf Duivelseiland

• het opstellen en actueel houden van de autorisatiematrix;
• het verlenen en intrekken van autorisaties;
• het maken van rechtengroepen met unieke rechten;
• het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van de medewerkers;
• instructie geven aan (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren;
• het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur;
• het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen;
• het verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers;
• toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform de vigerende kaders. En het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie, aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken);
• het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijv. afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B);
• het inventariseren en melden van verbetervoorstellen t.b.v. applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB;
• het inrichten van werkomgevingen en datarooms en het inhoudelijk migreren van de documenten en het updaten/invullen van de metadata;
• managen van documenten en informatiestromen, de coördinatie van het reviewproces van door de aannemer opgeleverde producten in intensieve samenwerking met contractmanagement en de IPM-rolhouders.

• Ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata.
• Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur.

• Minimaal HBO denk- en werkniveau met een afgeronde Mbo-opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.
• Je bent bereid om de dinsdag en/of woensdag op locatie te werken, ook als de locatie lastig bereikbaar is met het openbaar vervoer. De belangrijkste locatie is op dit moment RWS kantoor Westraven, in de toekomst mogelijk een kantoor te Rotterdam en/of de bouwkeet op Duivelseiland in Dordrecht.
• Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen.
• Ervaring met het zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.

• Je hebt aantoonbare kennis van en ervaring met rijk infrastructurele projecten.
• Je hebt ervaring met het werken bij Rijkswaterstaat of vergelijkbare opdrachtgevers (zoals Rijksoverheid, ProRail).
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
• Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.
• De mate van het voldoen aan de genoemde competenties.

• analytisch denkvermogen; verbanden kunnen leggen
• dienstverlenende en klantgerichte instelling
• hands-on mentaliteit
• goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder: rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen
• didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers
• luisteren; de vraag achter de vraag kunnen achterhalen
• nauwkeurigheid
• omgevingsbewustzijn; je weet wat er binnen de organisatie speelt
• proactieve instelling
• plannen en organiseren; je kan op een zelfstandige manier je eigen werken indelen en je deadlines zonder stress halen
• zelfontwikkeling; je leert van je omgeving en van situaties, en past dit toe op je werk
• zelfstandigheid; je kan je werk zelfstandig uitvoeren, je neemt het initiatief om zaken te verbeteren en zoekt de collega's op als je ze nodig hebt

Optie tot verlenging: Er is een optie tot verlenging.

Hybride: Dinsdag en/of woensdag op locatie (Utrecht, later mogelijk Rotterdam of Dordrecht).

Overig algemeen: Leiding en toezicht
De uitvoering van de werkzaamheden vindt plaats onder aansturing van de opdrachtgever.

Kennisgebieden

• HR / Staff / Legal, Bouw / Civiel, Infra / Wegen, Beheer / Support

• CAO Rijk Schaal Salarisschaal - 9