Projectmanager Implementatie, Migratie en Schoning

De Provincie Zuid-Holland (PZH) werkt sinds 2023 aan de Informatietransitie, een omvangrijk veranderprogramma met een aanzienlijke ICT-component, dat alle 2200 medewerkers, managers en bestuurders van PZH raakt.

Het programma Informatietransitie kent drie hoofdaandachtsgebieden:

• Duurzame Toegankelijkheid ('het op orde brengen'): Het duurzaam op orde brengen van het informatiebeheer en alle daaraan gerelateerde ICT-middelen en processen. Ook het opschonen en kwalitatief verbeteren van de data en informatie is onderdeel van de scope.
• I-governance & I-control ('het op orde houden'): PZH wil sturen op het data- en informatie-domein. Het programma ontwikkelt een ‘elegant' besturings- en control-model, met noodzakelijke processen, gremia en rollen.
• Data-Gedreven Werken ('het gebruiken van wat op orde is'): Met de organisatie zetten we de volgende stap in volwassenheid in het gebruik van data en informatie: een uniform werkende PZH-organisatie. De Informatietransitie ontwikkelt de fundamentele basisrandvoorwaarden om data-gedreven werken structureel in te richten en te borgen.

De Informatietransitie legt met het realiseren van deze doelen de inhoudelijke basis voor de digitale transformatie in de opgaven en organisatieonderdelen van PZH. Overtuigen door vanuit visie draagvlak te verwerven een heldere strategie te ontwikkelen en te vertalen naar uitvoering. Veel betrokkenheid vanuit de eigen organisatie is nodig omdat de genoemde aandachtsgebieden ook na afloop van het programma structureel aandacht en inzet nodig hebben.

Omschrijving van de opdracht

Binnen het programma is de afgelopen periode gewerkt aan de (her)inrichting van nieuwe en bestaande informatiesystemen die standaard voldoen aan de geldende wet- en regelgeving op het gebied van informatiebeheer (o.a. Archiefwet en MDTO). In dat kader is onder andere MS Teams opnieuw ingericht en wordt een nieuw centraal archief- en legacyplatform ingericht op basis van een Document Management Systeem (DMS).

De huidige informatiehuishouding voldoet op dit moment niet aan de Archiefwet. Om informatie over te kunnen brengen naar de nieuw ingerichte systemen is het noodzakelijk dat deze eerst wordt geschoond, geherstructureerd en verrijkt met metadata. Gezien de omvang van de data — circa 100 miljoen documenten — is dit uitsluitend haalbaar via een geavanceerde hoog geautomatiseerde aanpak.

In het afgelopen jaar is hiervoor een eerste schonings- en migratieaanpak ontwikkeld en is een technische migratie-infrastructuur (m.b.v. Migrato) ingericht ter ondersteuning van deze geautomatiseerde uitvoering. In de komende anderhalf jaar wordt de schoning en migratie concreet uitgevoerd. De projectmanager implementatie, migratie en schoning zal de aanpak doorontwikkelen, leiding geven aan de uitvoering van het implementatie, schonings- en migratietraject.

Resultaten

• Een doorontwikkelde versie van de schonings- en migratieaanpak, waarin alle noodzakelijke elementen voor uitvoering zijn vastgelegd.
• Besluitvormingsstukken ter ondersteuning van bestuurlijke besluitvorming over de aanpak en uitgangspunten.
• Een uitgewerkte intakeprocedure met ondersteunend materiaal voor gebruikers.
• Een communicatieset / opleidingsset ter ondersteuning van gebruikers en stakeholders bij de uitvoering van hun verantwoordelijkheden.
• Een geactualiseerd overzicht van noodzakelijke rollen en verantwoordelijkheden voor structurele uitvoering van de aanpak.
• Doorontwikkeling van migratiepaden, inclusief het conceptueel-functioneel model.
• Indien noodzakelijk: aanvullende selectie en implementatie van migratiemiddelen.
• Diverse middelen t.b.v. het monitoren van voortgang en kwaliteit van het migratie en schoningsproces.

Werkzaamheden

De te werven projectmanager geeft inhoudelijk leiding aan:

• De doorontwikkeling van de migratie- en schonings aanpak.
• De uitvoering van enkele pilots waarin de ontwikkelde aanpak wordt beproefd en nader aangescherpt.
• De uitvoering van de schoningstrajecten bij de implementatie van de Informatietransitie. In deze fase werk je nauw samen met de business implementatieteams van de Informatietransitie.

• Je bent gedurende de periode van 22 juli 2026 tot 21 juli 2027 beschikbaar voor maximaal 36 uren per week en bent flexibel inzetbaar. Je moet op de genoemde datum kunnen starten, of op een in onderling overleg nader te bepalen datum.
• Het Curriculum Vitae is uitsluitend beschreven in het bijgevoegde ‘Invulformulier Kwaliteit’ en toegevoegd in tabblad 'aanmelding' op het aanbestedingsplatform.
• Het ‘Invulformulier Kwaliteit’ bevat niet meer dan het gestelde maximum aantal pagina's per subcriterium.
• Het uurtarief is uitsluitend ingevuld in het voornoemde 'Invulformulier Uurtarief'.
• Het aangeboden uurtarief bedraagt minimaal € 125,00 en maximaal € 145,00 exclusief BTW inclusief alle overige kosten.
• Je beschikt over minimaal vijf (5) jaar aantoonbare ervaring met het leiden van projecten binnen grote, complexe organisaties.
• Je hebt in de afgelopen vijf (5) jaar aantoonbare ervaring met de ontwikkeling en aansturing van migratie- en implementatieprojecten van grote hoeveelheden (gelijk of meer dan 50 miljoen documenten) documentaire data.
• Je hebt gedurende ten minst één (1) project met een looptijd van één jaar (1) met Agile/SAFe-werkwijzen in combinatie met traditionele project- en programmasturing gewerkt.
• Je hebt aantoonbare kennis van en ervaring met het functioneren van en in een openbaar bestuur organisatie (met name ministerie, provincie of G-10 gemeente) en met het voorbereiden en begeleiden van bestuurlijke besluitvorming op management-, directie- of bestuurlijk niveau. Dit blijkt uit ten minste een opdracht die gedurende ten minste één jaar is uitgevoerd bij een ministerie, provincie of G-10 gemeente).
• Je levert binnen 4 weken na definitieve gunning een Verklaring Omtrent Gedrag (VOGnp) aan.

Wensen

• Mate van aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als Projectmanager (Max. 15 punten).
• Ervaring met grootschalige migratie- en schoningstrajecten (Max. 25 punten).
• Aantoonbare kennis en ervaring met Agile/Safe (Max 10 punten).
• Visie op de opdracht en aanpak (Max. 30 punten).

Competenties

• Resultaatgericht handelen: daadkrachtig optreden, pro-actieve houding, initiatiefrijk, pragmatisch.
• Vasthoudendheid m.b.t. de uitvoering van de opdracht.
• Flexibiliteit, tact, zorgvuldigheid en goede oordeelsvorming in relatie tot tegenstrijdige belangen van stakeholders.
• Bestuurlijke sensitiviteit: inzicht in het functioneren van een vergelijkbare organisatie en vaardigheid in het inschatten van bestuurlijke/politieke verhoudingen.
• Plannen: in staat zijn een planning zodanig op te zetten en uit te werken dat doelstellingen en resultaten worden bereikt.
• Aanpassingsvermogen: doelmatig blijven handelen door zich aan te passen aan veranderende omgeving, taken, verantwoordelijkheden en/of mensen.
• Communicatieve en adviesvaardigheden.
• Teamspeler.

De Provincie Zuid-Holland (PZH) werkt sinds 2023 aan de Informatietransitie, een omvangrijk veranderprogramma met een aanzienlijke ICT-component, dat alle 2200 medewerkers, managers en bestuurders van PZH raakt.

Het programma Informatietransitie kent drie hoofdaandachtsgebieden:

• Duurzame Toegankelijkheid ('het op orde brengen'). Het duurzaam op orde brengen van het informatiebeheer en alle daaraan gerelateerde ICT-middelen en processen. Ook het opschonen en kwalitatief verbeteren van de data en informatie is onderdeel van de scope.
• I-governance & I-control ('het op orde houden'). PZH wil sturen op het data- en informatie-domein. Het programma ontwikkelt een ‘elegant' besturings- en control-model (zonder overbodige bureaucratie), met noodzakelijke processen, gremia en rollen. Het creëren van draagvlak in de PZH-organisatie voor dit onderwerp op alle niveaus is cruciaal voor het slagen van deze transitie.
• Data-Gedreven Werken('het gebruiken van wat op orde is). Met de organisatie zetten we de volgende stap in volwassenheid in het gebruik van data en informatie: een uniform werkende PZH-organisatie. Thans kent PZH diverse initiatieven op het gebied van het data-gedreven werken. De Informatietransitie ontwikkelt de fundamentele basisrandvoorwaarden (op de gebieden: mens, technologie, processen, organisatie en data) om data-gedreven werken structureel in te richten en te borgen.

De Informatietransitie legt met het realiseren van deze doelen de inhoudelijke basis voor de digitale transformatie in de opgaven en organisatieonderdelen van PZH.

Maximaal drie hoogst scorende kandidaten in de ranking worden uitgenodigd voor een verificatiegesprek. Tijdens het verificatiegesprek vindt allereerst de verificatie van de eventuele bewijsstukken plaats.

Het gesprek wordt gevoerd door de materiedeskundigen in het beoordelingsteam. Het betreft de volgende functionarissen: Projectmanager implementatie en de programmamanager Informatietransitie.

De geplande datum voor het verificatiegesprek is 28 mei.

Optie tot verlenging: De opdracht kan maximaal acht keer worden verlengd, met een maximale totale inhuurtermijn van 48 maanden exclusief de initiële periode.

Hybride: Geen verdere informatie

Overig algemeen:

Geheimhouding/ Integriteitsverklaring
Je dient bij opdrachtverstrekking de geheimhoudingsverklaring volledig in te vullen en te ondertekenen.