Inzet MVOI-Team voor Provincie Zuid-Holland

Maatschappelijk Verantwoord
Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) Een duurzaam en sociaal Zuid-Holland. Dat is waar we aan werken. Het Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) helpt ons daarbij (vastgesteld in GS Zuid-Holland d.d. 9/7/2024, PZH-2024-856717043). Centraal staat de vraag hoe we als provincie met onze inkopen – een bedrag van ca. 350 miljoen euro per jaar – kunnen bijdragen aan het behalen van doelen op de MVOI-thema’s klimaat, milieu, circulair, ketenverantwoordelijkheid, diversiteit & inclusie en Social Return on Investment (SROI).

Hoe we dit doen is vastgelegd in dit MVOI-Actieplan B: de invulling (vastgesteld in GS Zuid-Holland d.d. 9/7/2014, PZH-2024-856717043). Hierbij vormden de maatschappelijke doelen en afspraken waar wij ons als provincie aan hebben verbonden het uitgangspunt. Deze doelen en afspraken hebben we omgezet in een MVOIambitieweb voor de provincie Zuid-Holland: een groeimodel waarmee we de ambities koppelen aan haalbare MVOI-resultaten. Per domein binnen de organisatie is vervolgens uitgezocht hoe we met onze inkopen en aanbestedingen al bijdragen aan deze doelen en wat we nog meer kunnen om dit beter en sneller te doen. De resultaten zijn vastgelegd in een overzicht per MVOI-thema en in inkoopstrategieën per domein binnen de organisatie.

De conclusie is dat er al veel gebeurt op het sociaal en duurzaam gebied bij de inkopen en aanbestedingen van de organisatie. Zo werken we binnen de provinciale infrastructuurprojecten sinds kort met de Milieukostenindicator (MKI) om milieu-impact van projecten in beeld te brengen en waar mogelijk te beperken. Ook is een monitoringsdashboard ontwikkeld waarmee inzichtelijk wordt hoe duurzaam we al inkopen. Daarnaast stimuleren we bijvoorbeeld de inzet van biobased en hergebruikte materialen en zetten we in op hoogwaardiger hergebruik van provinciale reststromen, zoals bijvoorbeeld bermmaaisel of asfalt. Ons hoofdgebouw van het provinciehuis is in hoge mate circulair gerenoveerd en in ons bedrijfsrestaurant vind je steeds vaker duurzame maaltijden. Meer dan genoeg om echt trots op te zijn dus! En deze ontwikkelingen willen we graag verder uitbreiden.

We zien dat het meeste effect plaatsvindt bij de domeinen die werken of producten inkopen, de ‘uitvoerende domeinen’ genoemd. De ‘beleidsdomeinen’ die met name (advies)diensten inkopen bieden juist een noodzakelijke basis om impactvolle MVOIinkopen en aanbestedingen binnen de uitvoerende domeinen te kunnen doen. Dit doen zij met specifieke kennis op beleidsvorming en op de MVOI-thema’s. Daarbij is hun rol als aanjager onmisbaar. Ook herkennen we dat in verhouding kleine inkopen van grote invloed kunnen zijn op de uitstraling van de organisatie. Samenwerking en afstamming is dus een onmisbare voorwaarde voor succes.

De interne opdracht MVOI is een doorlopend proces met een looptijd van drie jaar voor het implementeren van het actieplan (NB onderhavige DAS-uitvraag betreft een tijdsperiode van 1 jaar). Vanaf nu ligt de focus op het verbeteren, vastleggen en uitvoeren van de afspraken die we hebben gemaakt en op het verfijnen van onze inkoopstrategie. Monitoring van de voortgang en grip krijgen op de kosten en baten zijn daarbij belangrijke aandachtspunten. Uitgangspunt is dat we MVOI invoeren binnen de bestaande financiële en personele kaders. Daarvoor moeten we dus slimmer en meer integraal werken. Mocht er toch nog meer nodig zijn om doelen te behalen dan gaat hier een bestuurlijk besluit aan vooraf. Op deze manier maken we het werken met MVOIonderdeel van ons DNA

Omschrijving van de opdracht - De werkzaamheden
Een inschatting van de werkzaamheden behorend bij het verbeteren, vastleggen en uitvoeren van MVOI staat beknopt beschreven in de tabel bijlage 1. De werkzaamheden vallen grofweg uiteen in vier hoofdcategorieën, te weten ‘borgen en handhaven van MVOI’, ‘MVOI denken en doen’, ‘monitoring en evaluatie’ en ‘ontwikkeling en onderzoek’. De provincie Zuid-Holland heeft momenteel niet de capaciteit en de kennis om alle beschreven werkzaamheden compleet zelf uit te voeren. De provincie is daarom op zoek naar een externe partner die gedurende een jaar tijd een flexibel hands-onteam van 3 MVOI-specialisten kan leveren ten behoeve van het opzetten, begeleiden en uitvoeren van de beschreven werkzaamheden. De interne opdracht MVOI valt onder de beleidsprestatie Inkoop en Subsidies. Het in te huren MVOI-Team legt verantwoording af aan de interne opdrachtnemer van de opdracht MVOI. Het in te huren MVOI-Team moet zelfstandig kunnen functioneren, maar zal daarnaast ook nauw samenwerken met de collega’s uit het bestaande interne MVOI-Team (momenteel bestaand uit 3 parttime collega’s waaronder de interne opdrachtnemer MVOI) en betrokken opgaveteams zoals Team Duurzame Infrastructuur, Team Circulair Zuid-Holland en de aan te stellen SROIfunctionaris. De Provincie is zich ervan bewust dat er enkel een globale inschatting gemaakt kan worden van het exacte aantal uren inzet voor de contracttermijn. Dit vraagt om een grote mate van flexibiliteit van de externe opdrachtnemer. Ook vraagt de provincie ondersteuning van de opdrachtnemer door het doorlopend aanleveren van een actuele planning en uren-verantwoording.

Extern MVOI-Team met drie expertises
De aanbieder heeft de vrijheid om de samenstelling van het team naar eigen inzicht vorm te geven, zolang het team voldoet aan de behoeften van de opdracht. De tabel met de werkzaamheden in bijlage 1 kan hiervoor als globale leidraad worden genomen. Hierbij wordt van de aanbieder verwacht dat hij in zijn inschrijving een duidelijke visie presenteert over hoe zij deze opdracht gaat invullen. Gezien de aard van de werkzaamheden wordt gedacht aan een team met de hieronder genoemde samenstelling:

1. Procesbegeleider. De procesbegeleider fungeert als sparringpartner en klankboard van de interne opdrachtnemer en is naast de interne opdrachtnemer de ervaren de hands-on-aanjager van het gehele MVOI-proces en verantwoordelijk voor het in de gaten houden van de grote lijnen, de ontwikkelingen van de voortgang en de borging van MVOI binnen de provinciale organisatie.

2. Technisch Inkoopspecialist. Het teamlid dat deze functie bekleedt is bedreven in het deduceren van relevante eisen en gunningscriteria m.b.t. de zes MVOIthema’s vanuit verschillende externe en interne bronnen tot een bruikbaar stabiel systeem dat voor de gehele organisatie (en z.m. daarbuiten) gebruikt kan worden om MVOI op een goede manier in aanbestedingen mee te nemen. Bij voorkeur wordt er niet een nieuw systeem ontwikkeld, maar wordt er vooral aangepaald bij de best bruikbare reeds aanwezige bron(nen). Belangrijk onderdeel van deze rol is ook om grip te krijgen op kosten en baten van verschillende duurzame en sociale maatregelen. Ondersteunend advies bij het uitvragen van MVOI in geplande aanbestedingen wordt ook als onderdeel van de taak van de Technisch Inkoopspecialist gezien. Gedegen kennis, ervaring en affiniteit met infrastructurele werken is voor deze functie een eis.

3. Dataspecialist. De dataspecialist heeft tot primaire taak het verwerken van MVOI-data (ontwikkelingen) in (een) monitoringssyste(e)men of een dashboard. Hij of zij dient hierbij primair gebruik te maken van de verschillende systemen die reeds ontwikkeld zijn zoals MVOI-inkoopdatabase, de MVOIcontractmodule, de CO2- en de circulariteitsmonitor en de VGR (infravoortgangsrapportage). In overleg is het mogelijk om voor een andere monitoringssystematiek te kiezen mocht dit voordelig zijn voor het proces.

Visie op de opdracht op basis van kennis en ervaring
Wij hechten veel waarde aan de visie van de aanbieder op hoe zij de samenwerking en ondersteuning zullen inrichten. De wijze waarop de aanbieder dit organiseert, en de motivering hiervan, zal worden meegewogen bij de beoordeling van de inschrijvingen onder het subcriterium 'Visie op de opdracht en aanpak'.

De in te zetten medewerkers dienen over aantoonbare kennis en ervaring te beschikken op het gebied van het implementeren van MVOI / planetaire en sociale duurzaamheid binnen een publieke organisatie. Daarbij wordt verwacht dat zij in staat zijn om zelfstandig en proactief te opereren, met een sterke focus op samenwerking en het waarborgen van de belangen van zowel de inkoopafdeling als de opdrachtgevers.

Eisen

• Eis 1 Beschikbaarheid: Voor de voorbereiding, uitvoering en realisatie van de beschreven werkzaamheden (o.a. tabel 1) dient het aangeboden team/ de kandidaat flexibel inzetbaar te zijn. Gemiddeld moet iedere kandidaat 24 uur per week, flexibel uit te breiden naar een maximum van 36 uur per persoon per week beschikbaar zijn. Dit is afhankelijk van gezamenlijke overeengekomen planning. Bepaalde periodes zal meer inzet van de Opdrachtnemer worden verwacht dan andere periodes.

• Eis 2 Vormvereiste CV: De inschrijver dient het Curriculum Vitae (CV) van de aangeboden kandidaat/ kandidaten in eigen format in. Het CV dient niet meer dan 2 pagina’s te bevatten per kandidaat en de informatie die voor deze opdracht van belang is wordt gearceerd. Bevat een CV meer dan het gestelde maximumaantal pagina’s, dan worden de pagina’s die meer zijn dan het gestelde maximum niet beoordeeld;

• Eis 3 Vormvereiste invulformulier Kwaliteit: Per subcriterium staat voorgeschreven hoeveel A4 u ervoor mag gebruiken in het ‘Invulformulier Kwaliteit DOS-2024- 0003651. Bevat uw uitwerking meer dan het gestelde maximumaantal pagina’s, dan worden de pagina’s die meer zijn dan het gestelde maximum niet beoordeeld;

• Eis 4 Vormvereiste uurtarief: Bijlage ‘Invulformulier Prijs DOS-2024-0003651 wordt ingevuld en apart bijgevoegd op het aanbestedingsplatform; BELANGRIJK: Prijs mag ENKEL ingevuld worden in het voornoemde ‘Invulformulier Prijs DOS-2024-0003651 zodat de kwaliteit beoordeeld kan worden zonder kennis van de Prijs.

• Eis 5 Bandbreedte uurtarief: Het aangeboden uurtarief in het ‘Invulformulier Prijs DOS-2024-0003651 voor drie afzonderlijke functietypen bedraagt:

  • Procesbegeleider: minimaal € 75,- en maximaal € 85,-

  • Technisch Inkoopspecialist: minimaal € 60,- en maximaal € 70,-

  • Dataspecialist: minimaal € 60,- en maximaal € 70,- .

  • Genoemde tarieven zijn exclusief BTW, maar inclusief alle overige kosten, bijvoorbeeld reis- , verblijf-, telefoon- en parkeerkosten.

• Eis 6 Kennis en expertise: Uit het ‘Invulformulier Kwaliteit DOS-2024-0003651 blijkt per aangeboden kandidaat minimaal dat de kennis en expertise van alle aangeboden kandidaten aantoonbaar en verifieerbaar is (middels opleidingen, cursussen, werkervaring), in lijn met de hieronder genoemde eisen:

  • E6.1 Procesbegeleider beschikt over:

    • E6.1.1 Minimaal 3 jaar aantoonbare relevante werkervaring in procesbegeleiding en implementatie van MVOI of soortgelijke duurzaamheidsprojecten bij overheidsorganisaties. Dit dient aangetoond te worden aan de hand van minimaal drie concrete en succesvol afgeronde toepassingen;

    • E6.1.2. Aantoonbare ervaring in het succesvol begeleiden van complexe veranderprocessen, inclusief de integratie van duurzaamheidsbeleid binnen organisaties (E6.1.1 en E.6.1.2 mogen overlappende ervaringen betreffen);

    • E6.1.3. Kennis van en ervaring met het functioneren van openbaar bestuur en de daarmee samenhangende besluitvormingsprocessen;

    • E6.1.4. Aantoonbare ervaring in communicatie met stakeholders;

    • E6.1.5. Minimaal een afgeronde HBO- opleiding.

  • E6.2. Technisch inkoopspecialist beschikt over:

    • E6.2.1. Minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring als inkoopspecialist, specifiek op het gebied van duurzame inkoop, waarbij ervaring met het integreren van MVOI in aanbestedingen en contracten, waaronder het opstellen en implementeren van eisen en gunningscriteria op het gebied van duurzaamheid, een vereiste is;

    • E6.2.2. Gedegen kennis hebben van de belangrijkste openbaar beschikbare bronnen op het gebied van duurzame eisen en gunningscriteria zoals mvicriteriatool.nl, Klanteisenspecificaties en Maatregelen duurzaamheid van RWS, Provinciaal Contracten Buffet (PCB);

    • E6.2.3. Gedegen aantoonbare kennis van en ervaring en affiniteit met infrastructurele werken, DGWW en PKCI;

    • E6.2.4. Aantoonbare ervaring in communicatie met stakeholders;

    • E6.2.5. Minimaal een afgeronde HBO- opleiding.

  • E6.3. Dataspecialist beschikt over:

    • E6.3.1. Minimaal 2 jaar aantoonbare en bewezen succesvolle ervaring in het verzamelen, verwerken en analyseren van data binnen publieke organisaties;

    • E6.3.2. Aantoonbare kennis van en ervaring met het werken in of opzetten van (monitorings)systemen en databases zoals MVOImonitoringstools, w.o. MVOI-zelfevaluatietool, Dashboard Monitoring DGWW(2030), CO2- en circulariteitsmonitors. Dit dient aangetoond te worden aan de hand van minimaal twee concrete en succesvol afgeronde toepassingen;

    • E6.3.3 Aantoonbare kennis van en ervaring en affiniteit met infrastructurele werken, DGWW en PKCI

    • E6.3.4. Aantoonbare ervaring in communicatie met stakeholders;

    • E6.3.5. Minimaal een afgeronde HBO- opleiding.

• Eis 7 Verklaring omtrent gedrag (VOGnp): De inschrijver zal in het geval deze de opdracht gegund krijgt een VOGnp (algemeen risicoprofiel) van de kandidaat aanleveren via het aanbestedingsplatform binnen 4 weken na definitieve gunning. Het aanvragen van de VOGnp kan inschrijver zelf doen of hiervoor een dienstverlener inschakelen.