Inrichter en adviseur NotuBiz – DOS-2026-0000083

Omschrijving van de opdracht

Rondom het huidige DMS dat uitgefaseerd zal worden is momenteel een omvangrijke hoeveelheid maatwerk in gebruik, met name functionaliteit ter ondersteuning van de besluitvormingsprocessen, afhandeling van klachten en bezwaren, poststromen en publicatie van besluiten.
Om het huidige DMS mettertijd te kunnen uitzetten, is het noodzakelijk dat eerst deze procesondersteuning wordt vervangen en op een ander platform wordt ingericht. Bij deze vervanging wordt tegelijkertijd een verbeterslag toegepast, gericht op zowel rationalisatie als modernisering inclusief het vergroten van het gebruiksgemak.

Als aanpak voor het realiseren en implementeren van de nieuwe procesondersteuning is de onderstaande fasering gekozen.

Inmiddels is de herontwerpfase (het verzamelen van user en non functional requirements) afgerond, en is het platform geselecteerd waarop deze procesondersteuning zal worden ingericht, te weten: XxlInc Zaken en NotuBiz. Beide systemen zijn overigens al binnen PZH beschikbaar en in gebruik. Er is inmiddels ook een PoC gestart (Proof of Concept), in samenwerking met de pakket-leveranciers.

Momenteel wordt capaciteit gezocht om, in samenwerking met het projectteam, de volledige inrichting van NotuBiz conform requirements te verzorgen, waarbij een agile aanpak (in sprints) voor de hand ligt. Voor de inrichting van XxlInc Zaken wordt separaat capaciteit geworven.)

Gezien de scope van de procesondersteuning en de hoeveelheid requirements wordt op dit moment ingeschat dat voor de inrichting ervan op het nieuwe platform 1 NotuBiz-specialist gedurende de looptijd nodig is, voor 24 uur/week.
Na afronding van de inrichtingsfase volgt de uitrol naar de gebruikersorganisatie en de overdracht naar de PZH-beheerorganisatie. Voor dit laatste is ook vanuit de gevraagde capaciteit ondersteuning nodig (documentatie, kennisoverdracht, etc.).

Beschrijving procesondersteuning

Rechtsbescherming (ondersteuning van bezwaar- en klachtenproces)
Knelpunten: huidige werkwijze is sterk afhankelijk van handmatige handelingen en losse tools zoals Excel, Adobe, Outlook en iDMS. Er is geen eenduidige taakroutering. Informatie wordt op meerdere plekken opgeslagen.
Belangrijkste requirements voor de nieuwe oplossing die hieruit voortkomen zijn: automatische dossiervorming, geïntegreerd berichtenverkeer, digitale ondertekening, taakroutering en inzicht in status via dashboards/rapportages.

Besluiten (ondersteuning besluitenproces)
Knelpunten: omslachtige documentselectie, lange wachttijden door systeemtechnische handelingen, documenten kunnen niet aangepast worden verder in het proces, integratie met andere platformen is mager of handmatig.
Belangrijkste requirements voor de nieuwe oplossing die hieruit voortkomen zijn: dossiervorming, taken alleen kunnen toewijzen aan bevoegde of relevante medewerkers, werken mogelijk vanaf mobiele devices, overzicht relevante informatie t.a.v. besluitvoorstel, overzicht en inzicht over status van besluitvoorstel, historisch en actueel overzicht van de werkvoorraad.

Informatieve brief (accorderen en versturen van correspondentie gericht aan externe partij)
Knelpunten: verschillen in werkwijze (ondanks dezelfde procesondersteuning), workflows kunnen spontaan verloren gaan, lange wachttijden door systeemtechnische handelingen, brieven kunnen niet aangepast worden door de tekenbevoegde.
Belangrijkste requirements voor de nieuwe oplossing die hieruit voortkomen zijn: dossiervorming, geïntegreerd berichtenverkeer, meer mogelijkheden met betrekking tot device- en locatieonafhankelijk werken, het kunnen voorstellen van wijzigingen of zelf wijzigingen kunnen aanbrengen, ontvangen van notificaties bij status-updates van de brief, taken alleen kunnen toewijzen aan bevoegde of relevante medewerkers.

Inzet van NotuBiz betreft met name de procesondersteuning voor Besluiten en Rechtsbescherming.

Werkzaamheden

Deze rol omvat:

• Inrichten en configureren van NotuBiz voor Besluiten en Rechtsbescherming, waarbij hij/zij:
  • oog heeft voor de bestaande inrichting zoals deze binnen PZH in gebruik is
  • zorgt voor aansluiting op de bestaande architectuuromgeving van PZH bij de gevraagde inrichting, en zich deze bestaande omgeving snel eigen maakt
  • adviserend is op gebied van inrichtingskeuzes
  • nauw samenwerkt met de inrichter XxlInc Zaken op de raakvlakken van de beide platforms
• Testen en implementeren van nieuwe functionaliteiten
• Documentatie en overdracht aan interne teams

• Eis 1 Beschikbaarheid: De aangeboden kandidaat/kandidaten is/zijn in principe gedurende de periode van 23 februari 2026 tot en met uiterlijk 1 augustus 2026 beschikbaar voor 24 uur per week voor de uitvoering van het project en is flexibel inzetbaar. De kandidaat moet op 23 februari 2026 kunnen starten, of in onderling overleg op een ander te bepalen datum;
• Eis 5 Bandbreedte Uurtarief: Het aangeboden uurtarief bedraagt in het 'Invulformulier Uurtarief DOS-2026-0000083' minimaal € 90,- en maximaal € 125,-. exclusief BTW inclusief alle overige kosten, bijvoorbeeld reis-, verblijf-, telefoon- en parkeerkosten;
• Eis 6 Kennis en expertise: Uit het 'Invulformulier Kwaliteit DOS-2026-0000083' blijkt minimaal dat de kennis en expertise van de aangeboden kandidaat (voor elk van de drie opgenomen rollen) aantoonbaar en verifieerbaar is (middels opleidingen, cursussen, werkervaring) beschikt over:
  • Eis 6.1 Minimaal aantoonbaar HBO-werk- en denkniveau. Aantoonbaar door behaald relevant HBO-diploma of omschrijving van de aanwezige werkervaring op HBO-niveau;
  • Eis 6.2 Aantoonbare werkervaring met het inrichten van processen in Notubiz;
  • Eis 6.3 Aantoonbare werkervaring binnen overheidsorganisaties en daarbij behorende administratieve overheidsprocessen;
  • Eis 6.4 Aantoonbare werkervaring met het bouwen/inrichten van koppelingen tussen NotuBiz en zaaksystemen en andere taakapplicaties;
• Eis 7 Verklaring omtrent gedrag (VOGnp): De inschrijver zal in het geval dat deze de opdracht gegund krijgt een VOG van de kandidaat via het aanbestedingsplatform binnen 4 weken na definitieve gunning aanleveren.

Wensen

• G1: Inrichting platform (50 punten): Aantoonbare werkervaring in de betreffende rol met de inrichting van NotuBiz gedurende de afgelopen vijf (5) jaar. (meer dan 3 jaar: 100%, tot 3 jaar: 66%, tot 2 jaar: 33%)
• G2: Agile/scrum teamverband (15 punten): Aantoonbare werkervaring binnen afgeronde klantprojecten in agile/scrum-teamverband gedurende de afgelopen zeven (7) jaar. (4 jaar of meer: 100%, tot 3 jaar: 66%, tot 2 jaar: 33%)
• G3: Overheidsorganisaties (15 punten): Aantoonbare werkervaring binnen overheidsorganisaties en daarbij behorende administratieve overheidsprocessen. (meer dan 6 jaar: 100%, tot 6 jaar: 75%, tot 4 jaar: 50%, tot 2 jaar: 25%)

Competenties

• Beschikt over kennis en vaardigheden op het gebied van inrichting van NotuBiz
• Sterke probleemoplossende en analytische vaardigheden, maar gedreven voor een praktisch resultaat;
• Communicatieve vaardigheden, in staat om bruggen te slaan tussen techniek en gebruikers.
• Goede planningsvaardigheden
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk;
• In staat om in groepsverband (scrum events, workshops) én 1 op 1 mensen mee te nemen tijdens de realisatie.
• In staat om soepel te schakelen tussen verschillende werkpakketten en klantgroepen.
• Teamplayer, maar kan ook zelfstandig werken;
• Resultaatgericht en heeft een proactieve werkhouding;
• Vasthoudend, stressbestendig en beschikt over doorzettingsvermogen.
• Bezit leervermogen, bijv. maakt zich de bestaande omgeving snel eigen
• Zoek actief de samenwerking richting de andere inrichter(s)
• Beschikt over kennis en vaardigheden op het gebied van testen en inrichting van koppelingen.

Programma Informatietransitie

PZH werkt sinds 2023 aan de Informatietransitie, een omvangrijk veranderprogramma met een aanzienlijke ICT-component, dat alle 2200 medewerkers, managers en bestuurders van PZH raakt.

Het programma Informatietransitie kent drie hoofdaandachtsgebieden:

• Duurzaam Digitaal Informatiebeheer. Het duurzaam op orde brengen van het informatiebeheer en alle daaraan gerelateerde ICT-middelen en processen. Ook het opschonen en kwalitatief verbeteren van de data en informatie is onderdeel van de scope.
• I-governance & I-control. PZH wil sturen op het data- en informatie-domein. Het programma ontwikkelt een 'elegant' besturings- en control-model (zonder overbodige bureaucratie). Het creëren van draagvlak in de PZH-organisatie voor dit onderwerp op alle niveaus is cruciaal voor het slagen van deze transitie. Het niet inrichten van besturing heeft geleid tot het verwateren van eerdere initiatieven in termen van basis op orde en opschonen. Niks doen is geen optie.
• Data-Gedreven Werken. Met de organisatie zetten we de volgende stap in volwassenheid: een uniform werkende PZH-organisatie. Thans kent PZH diverse initiatieven op het gebied van het data-gedreven werken. De Informatietransitie ontwikkelt de fundamentele basisrandvoorwaarden (op de gebieden: mens, technologie, processen, organisatie en data) om data-gedreven werken structureel in te richten en te borgen.

De Informatietransitie legt met het realiseren van deze doelen de inhoudelijke basis voor de digitale transformatie in de opgaven en organisatieonderdelen van PZH. Overtuigen door vanuit visie draagvlak te verwerven een heldere strategie te ontwikkelen en te vertalen naar uitvoering. Veel betrokkenheid vanuit de eigen organisatie is nodig omdat de genoemde aandachtsgebieden ook na afloop van het programma structureel aandacht en inzet nodig hebben.

De geplande datum voor het verificatiegesprek is 29 januari 2026. De locatie is Zuid-Hollandplein 1, Den Haag.

Maximaal drie hoogst scorende kandidaten in de ranking worden uitgenodigd voor een verificatiegesprek. De kandidaten die worden uitgenodigd voor de verificatiegesprekken hebben weer gelijke kansen.

Optie tot verlenging: Aanbestedende dienst kan eenzijdig besluiten de overeenkomst maximaal acht (8) maal (voor bepaalde tijd) te verlengen met een maximale inhuurtermijn van 48 maanden exclusief de initiële inhuurperiode. De bepaalde tijd van de verlenging wordt per verlengingsoptie bepaald.

Hybride: Een van de requirements is 'meer mogelijkheden met betrekking tot device- en locatieonafhankelijk werken'.

Aantal professionals of FTE: 1

Overig algemeen:

Prijzen en (uur)tarieven zijn vast voor de duur van de Overeenkomst. De prijs en/of het (uur)tarief is in euro's en is all-in, dat wil zeggen dat zijn inbegrepen: salariskosten, overheadkosten, kantoortoeslagen, kantoorkosten, kosten voor ondersteunend werk, kosten voor het gebruik van apparatuur, normale binnenlandse vervoers-, reis- en verblijfkosten, parkeerkosten, opleidingskosten, werving- en selectiekosten, vervanging, verzekeringspremies, winst en alle eventuele verdere bijkomende kosten, echter exclusief BTW.