DOS-2026-0003652 - Projectleiding aanbesteding en implementatie nieuw inkoopsysteem

De opdracht voor deze Senior Projectleider is om voorstellen te doen voor de scope van een nieuw inkoopsysteem, daarbij voor- en tegens in kaart te brengen, requirements ophalen bij de (toekomstige) gebruikers en vervolgens processturing te geven aan de voorbereiding van de aanbesteding, de aanbesteding, inrichting en implementatie van een nieuw inkoopsysteem waarbij je de opdrachtgever team inkoop, de toekomstig (functioneel) beheerder en overige stakeholders goed betrekt.

We zoeken een projectleider die samen met een team de opdracht uitvoert en een plan opstelt waaruit blijkt welke acties noodzakelijk zijn, op welk moment die kunnen worden uitgevoerd, wie daartoe aan zet is en welke eventuele kosten met die actie samenhangen. Denk hierbij in ieder geval aan de volgende activiteiten:

• communicatie met stakeholders;
• organiseren van betrokkenheid van de eindgebruikers;
• projectbewaking en -sturing op tijd, geld, kwaliteit en scope;
• aansturing van het projectteam;
• organiseren van project- en stuurgroep overleg;
• opstellen van project- en stuurgroep verslagen.

Om succesvol te zijn in deze opdracht ben je een ondernemende en resultaatgerichte professional die zich op elk niveau in de provinciale organisatie thuis voelt. Je bent communicatief vaardig en in staat als adviseur en begeleider op te treden in het project nieuw inkoopsysteem. Je bent organisatiesensitief en klantgericht. Deze kwaliteiten aangevuld met een pragmatische kijk op de zaken en verbindend vermogen maken van jou de ideale kandidaat.

Producten die moeten worden gemaakt

• Bepalen van de scope
• Bepalen van de aanbestedingsstrategie
• Gunning van contract met geselecteerde leveranciers
• Geïmplementeerd en werkend inkoopsysteem Purchase to pay

• Je bent flexibel inzetbaar en beschikbaar gedurende de periode van 5 oktober 2026 tot december 2027 voor het aantal overeengekomen uren.
• Je hebt minimaal een HBO/WO werk- en denkniveau.
• Je hebt minimaal tien (10) jaar aantoonbare ervaring als (Senior) Projectleider, waarvan minimaal vijf (5) jaar met multidisciplinaire teams binnen complexe overheidsorganisaties.
• Je hebt aantoonbare ervaring en succesvol afgerond als projectleider van minimaal één (1) vergelijkbaar project.
• Je hebt aantoonbare ervaring met verandermanagement bij minimaal twee (2) projecten in (semi-) overheidsorganisaties.
• Je hebt aantoonbare inkoopervaring.
• Je hebt ervaring op het gebied van een nieuw ICT-systeem.
• Je hebt werkervaring in een (semi) overheidsorganisatie.

Wensen

• Aantoonbare kennis en/of ervaring van het adviseren op het inkoopproces binnen de overheid (maximaal 15 punten).
• Ervaring met het succesvol onderzoeken en implementeren van een inkoopsysteem, aantoonbaar door minimaal 1 referentie (maximaal 20 punten).
• Aantoonbare werkervaring binnen de overheid van vergelijkbare omvang als die van de Provincie Zuid-Holland in de rol als projectleider (maximaal 10 punten).
• Scrum Master gecertificeerd en/of aantoonbare werkervaring met Agile werken (maximaal 10 punten).
• Een duidelijke visie en aanpak met betrekking tot de voorliggende opdracht, inclusief een globale planning (maximaal 25 punten).

Competenties

• Resultaatgericht handelen: daadkrachtig optreden, proactieve houding, initiatiefrijk, pragmatisch.
• Flexibiliteit, tact, zorgvuldigheid en goede oordeelsvorming in relatie tot tegenstrijdige belangen van stakeholders.
• Bestuurlijke sensitiviteit: inzicht in het functioneren van een vergelijkbare organisatie en vaardigheid in het inschatten van bestuurlijke, regionale, politieke en technische haalbaarheid.
• Communicatieve en adviesvaardigheden.
• Teamspeler.
• De visie op de opdracht.
• De proceskennis en kunde.
• De inhoudelijke kennis en kunde.

Domein Bedrijfsvoering

Domein bedrijfsvoering verzorgt alle ondersteunende dienstverlening voor de provincie. Dit betreft financieel, juridisch, Inkoop, I&A en facilitair.

Projectteam

De opdrachtgever is de ambtelijke opdrachtgever inkoop (AOG). Voor de begeleiding van de Europese aanbesteding is een senior inkoper beschikbaar. Daarnaast is er vanuit team inkoop, I&A en Financiën inhoudelijke inbreng en is het van belang om ook inbreng vanuit de gebruikers organisatie te organiseren.

De Projectomgeving

De provincie Zuid-Holland kent vele inkoopactiviteiten. Zowel binnen primaire processen voor bijvoorbeeld gebiedsontwikkeling en onderhoud infrastructuur alsook voor meer ondersteunende processen als ICT of facilitaire dienstverlening. Veel van deze inkoopactiviteiten worden aanbesteed. Team Inkoop geeft uitvoering aan het "werken" en "leveringen en diensten"-aanbestedingsproces. Team Inkoop is verantwoordelijk voor het maken van beleid, de advisering bij het aanbesteden en het uitvoeren van Europese aanbestedingen. Aanvullend op de eigen beschikbare expertise is het noodzakelijk om over externe expertise te kunnen beschikken. In dit geval gaat het om een Senior Projectleider nieuw inkoopsysteem.

De geplande datum voor het verificatiegesprek is 14 september. De drie hoogst scorende professionals in de ranking worden uitgenodigd. Het gesprek wordt gevoerd door materiedeskundigen, waaronder de ambtelijk opdrachtgever inkoopfunctie, een strategisch inkoopadviseur en een I&A functionaris. De locatie is Zuid-Hollandplein 1, Den Haag.

Optie tot verlenging: Indien het project korter of langer duurt, kan aanpassing van de duur van de opdracht noodzakelijk zijn tot het einde van het project.

Hybride: Geen verdere informatie

Overig algemeen:

VOG
Indien de opdracht je wordt gegund, dien je een VOG van de kandidaat aan te leveren binnen vier (4) weken na definitieve gunning. Je dient dit zelf aan te vragen met het algemeen screeningsprofiel (2.4.b).

Belangenverstrengeling
De aangeboden professional mag geen werkzaamheden uitvoeren of in de afgelopen 5 jaar hebben uitgevoerd voor marktpartijen die mogelijk kunnen inschrijven of belang hebben bij aanbestedingen waar de professional op wordt ingezet.

Integriteits-/geheimhoudingsverklaring
De professional dient bij opdrachtverstrekking het Model integriteits-/geheimhoudingsverklaring voor externen volledig in te vullen en te ondertekenen.