DOS-2026-0002177 - Team Implementatiecoördinatoren Business Implementatie

De Provincie Zuid-Holland zoekt een team van drie (3) implementatiecoördinatoren ter ondersteuning van de uitvoering van de businessimplementatie binnen het programma Informatietransitie. Het team heeft als doel om de implementatie van nieuwe werkwijzen, processen, voorzieningen en ondersteunende middelen in de organisatie gestructureerd, beheerst en in samenhang te laten verlopen.

Als implementatiecoördinator begeleid je meerdere teams gelijktijdig en coördineer je onder meer de afstemming met key-users, de inventarisatie van opleidingsbehoeften, de communicatie richting teams, de uitvoering van opleidingen, de voortgangsbewaking, de organisatie van documentmigratie, de inzet en uitvoering van workshops en floorwalkers en het ophalen van gebruikersfeedback.

Voor deze uitrol stelt het team Businessimplementatie implementatieplannen op en ontwikkelt het ondersteunende middelen zoals opleidingsmateriaal, presentaties en naslagmateriaal. Bij de uitvoering van deze implementaties vervult het lijnmanagement een belangrijke rol. Jij ondersteunt het lijnmanagement hierbij organisatorisch, logistiek en deels inhoudelijk en fungeert als schakel tussen de programmaorganisatie en de gebruikersorganisatie.

Taakelementen

De werkzaamheden omvatten in ieder geval:

Begeleiding van lijnmanagers en teams
De implementatiecoördinator begeleidt meerdere teams tijdens het implementatieproces van het betreffende product. Daarbij ondersteunt de implementatiecoördinator de betrokken lijnmanager, key users en teamleden bij de voorbereiding, planning, uitvoering en evaluatie van de implementatieactiviteiten. Ook bewaakt de implementatiecoördinator de voortgang en het effect van de ingezette hulpmiddelen, met als doel het bevorderen van effectief gebruik van het nieuwe product binnen het team.

Ondersteuning bij de uitvoering van de implementatie
De coördinator voert startgesprekken met de lijnmanager en de key-users en verzorgt presentaties en demo's voor teams. Daarnaast begeleidt de coördinator workshops en trainingen tijdens de voorbereidingsfase. Tijdens de gebruiksfase coördineert de coördinator de inzet van floorwalkers en organiseert dagelijks een stand-up om signalen en feedback uit de gebruikerspraktijk op te halen. Deze feedback wordt teruggekoppeld aan de implementatiemanager, zodat waar nodig kan worden bijgestuurd en leerpunten kunnen worden meegenomen in volgende uitroltranches.

Communicatie en afstemming
De implementatiecoördinator is het eerste aanspreekpunt en sparringpartner voor lijnmanagers en key-users gedurende de implementatie. Daarnaast faciliteert de hij/zij de communicatie tussen de gebruikersorganisatie en het programmateam, in het bijzonder de implementatiemanager. Hij/zij zorgt ervoor dat betrokken partijen tijdig worden geïnformeerd over voortgang, verwachtingen, aandachtspunten en wijzigingen.

Signalering en probleemoplossing
De implementatiecoördinator signaleert knelpunten en risico's tijdens de uitrol en adresseert deze proactief. Bij technisch-functionele vraagstukken of verstoringen zorgt de implementatiecoördinator voor tijdige afstemming met de verantwoordelijke partijen. De opvolging van technische of functionele issues vindt plaats via Architectuur en/of de projectmanager M365.

• Je hebt minimaal een aantoonbaar behaald HBO diploma of HBO werk- en denkniveau.
• Je hebt minimaal twee (2) jaar aantoonbare werkervaring met businessimplementatieprocessen.
• Je hebt minimaal twee (2) jaar aantoonbare relevante werkervaring binnen het overheidsdomein.
• Je hebt minimaal één (1) jaar aantoonbare ervaring met het ondersteunen van gebruikersorganisaties als implementatiecoördinator M365.

Wensen

• Twee (2) van de drie (3) coördinatoren hebben eerder voor een langere periode met elkaar samengewerkt op één project. (20 punten)
• Mate van aantoonbare totale werkervaring van het gehele team in businessimplementatieprocessen. (20 punten)
• Aantoonbare relevante werkervaring binnen het overheidsdomein. (10 punten)
• Visie op de opdracht en geschiktheid. (30 punten)

Competenties

• Samenwerkingsvermogen - Werkt goed samen als team
• Resultaatgerichtheid - Is resultaatgericht en heeft een proactieve werkhouding.
• Stakeholdergericht werken - Is gewend om in projectverband te werken en soepel te schakelen tussen verschillende klantgroepen.
• Plannings- en organisatievermogen - Beschikt over uitstekende plannings- en organisatievaardigheden.
• Organisatiesensitiviteit - Is in staat zelfstandig de weg te vinden binnen een complexe organisatie en handelt met gevoel voor bestuurlijke en organisatorische verhoudingen.
• Volharding en stressbestendigheid - Is vasthoudend, stressbestendig en beschikt over doorzettingsvermogen.
• Analytisch vermogen

Programma Informatietransitie

Het programma Informatietransitie van de Provincie Zuid-Holland heeft als doel het duurzaam toegankelijk maken van informatie conform de uitgangspunten van DUTO, het inrichten en borgen van i-governance en i-control, en het realiseren van een basis voor datagedreven werken.

Binnen dit programma is het team Businessimplementatie verantwoordelijk voor de adoptie van de gebruikersorganisatie bij de uitrol van de door het programma ontwikkelde informatiehuishoudingsproducten, zoals M365-samenwerkomgevingen, workflows en DMS-functionaliteit. Doel hiervan is dat medewerkers deze producten niet alleen ontvangen, maar deze ook daadwerkelijk effectief kunnen toepassen in hun dagelijkse werkzaamheden.

De uit te rollen producten bestaan onder meer uit samenwerkomgevingen voor P-teams, bedoeld voor medewerkers met eenzelfde functie om samen te werken en kennis te delen, en uit samenwerkomgevingen voor O-teams binnen de Opgave Gerichte Organisatie (OGO) van Provincie Zuid-Holland. Daarnaast worden nieuwe workflows geïmplementeerd ter ondersteuning van processen zoals besluitvorming en rechtsbescherming, en wordt een nieuw DMS als CALS (Centraal Archief en Legacy Systeem) ingevoerd.

Maximaal drie hoogst scorende teams in de ranking worden uitgenodigd voor een verificatiegesprek. Bij de gesprekken is het gehele team, bestaande uit de drie (3) voorgestelde professionals, aanwezig.

Het gesprek wordt gevoerd door de materiedeskundigen in het beoordelingsteam. Het betreft de volgende functionarissen:
• Business Implementatiemanager.
• Implementatiemanger
• En een nader te bepalen HR functionaris.

Als een fysiek verificatiegesprek niet mogelijk is, kan de provincie besluiten om het gesprek uit te stellen of via "Microsoft Teams" of vergelijkbaar te laten verlopen.

Optie tot verlenging: De opdracht kan maximaal acht keer worden verlengd, met een maximale totale inhuurtermijn van 48 maanden exclusief de initiële periode.

Hybride: Geen verdere informatie

Overig algemeen:

Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)
Als de opdracht aan jou wordt gegund, moet je een VOG aanleveren via het aanbestedingsplatform binnen vier (4) weken na definitieve gunning.

Prijzen en tarieven
Prijzen en (uur)tarieven zijn vast voor de duur van de Overeenkomst. Het (uur)tarief is in euro's en is all-in, dat wil zeggen dat zijn inbegrepen: salariskosten, overheadkosten, kantoortoeslagen, kantoorkosten, kosten voor ondersteunend werk, kosten voor het gebruik van apparatuur, normale binnenlandse vervoers-, reis- en verblijfkosten, parkeerkosten, opleidingskosten, werving- en selectiekosten, vervanging, verzekeringspremies, winst en alle eventuele verdere bijkomende kosten, echter exclusief BTW.

Vertrouwelijkheid en Geheimhouding
De inhoud van deze aanvraag is vertrouwelijk. Het team dient bij opdrachtverstrekking de geheimhoudingsverklaring volledig in te vullen en te ondertekenen.