DOS-2026-0000102 Functioneel beheerder Xxllnc Zaken (backfill)

Opdrachtomschrijving

De Provincie Zuid-Holland (hierna ‘PZH') heeft behoefte aan functioneel beheercapaciteit voor XxlInc Zaken (voorheen: zaaksysteem.nl) dat binnen PZH momenteel met name wordt ingezet voor vergunningverlening (Omgevingswet/DSO). Deze capaciteit wordt gezocht als backfill voor de bestaande functioneel beheer capaciteit, omdat de zittende functioneel beheerders ook capaciteit moeten vrijmaken voor de inrichting van nieuw te ontwikkelen procesondersteuning met XxlInc Zaken (administratieve workflows, Woo).

PZH werkt sinds enkele jaren met XxlInc Zaken, met name voor vergunningverlening in het kader van de Omgevingswet, en is daarom aangesloten op het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO). Het DSO is het landelijke digitale systeem dat de Omgevingswet ondersteunt. Het brengt alle regels over de fysieke leefomgeving samen en maakt het mogelijk voor burgers en bedrijven om vergunningen aan te vragen, meldingen te doen en regels op de kaart te bekijken via één loket (het Omgevingsloket). PZH heeft XxlInc Zaken ingericht voor vergunningaanvragen en heeft deze aangesloten op het DSO ten behoeve van een transparant en zorgvuldig afhandelingsproces. Dit omvat zowel vergunningaanvragen waarvoor de provincie het bevoegd gezag is, als die waarvoor de provincie een adviesrol heeft.

Daarnaast zal XxlInc Zaken ook ingezet worden voor procesondersteuning op andere domeinen, zoals voor de afhandeling van Woo-verzoeken en voor een aantal interne administratieve processen zoals besluiten, afhandeling van bezwaren en klachten, postverkeer en publicatie van besluiten. De inrichting van XxlInc Zaken hiervoor start binnenkort, hetgeen enige inzet van de zittende functioneel beheerders vraagt. Dit is reden om hiervoor backfill te organiseren om zo deze inzet mogelijk te maken.

Werkzaamheden

De rol van functioneel beheerder zaaksysteem omvat het beheer/onderhoud en uitbouwen van de ontwikkelde componenten inclusief koppelingen voor de vergunningverlening in het kader van Omgevingswet, in samenwerking met de zittende collega-functioneel beheerders. Dit omvat ook het adviseren over mogelijke verbeteringen in de oplossing en achterliggende bedrijfsprocessen. Vanuit organisatorische, bestuurlijke en informatietechnische aspecten van informatievoorziening leidt dit tot haalbare oplossingen die aansluitend geïmplementeerd worden.

Daarnaast draagt de functioneel beheerder bij aan het ontwikkelen, documenteren, uitvoeren van test- en acceptatieprocedures op functioneel gebied, en het actief meewerken aan het afhandelen van incidenten en wijzigingen. Functioneel beheer zorgt voor goede borging en hoge beschikbaarheid van de IT-componenten door het opstellen van beheerdocumentatie en kennisoverdracht, op basis van een goede samenwerking en communicatie naar klanten en collega's. Teamwork en een gestructureerde manier van werken zijn hierbij van cruciaal belang.

Deze rol omvat:

• Spilfunctie die:
  • zich de bestaande inrichting snel eigen maakt;
  • overzicht houdt op het geheel van werkzaamheden en in staat is om hier prioriteiten in stellen;
• Opvolgen van incidenten en uitvoeren van controles op de correcte werking van opgeleverde functionaliteiten;
• Bijdragen aan de verdere ontwikkeling van bestaande functionaliteit in XxlInc Zaken op gebied van DSO, waarbij hij/zij:
  • oog heeft voor de bestaande inrichting zoals deze binnen PZH in gebruik is;
  • adviserend is op gebied van inrichtingskeuzes;
  • samen met collega's van het integratieplatform invulling aan geeft aan het beheer van koppelingen via het integratieplatform (enable-U);
• Testen (op basis van een gestructureerde testmethodiek) en implementeren van nieuwe of aangepaste functionaliteiten;
• Verzorgen/aanpassen van documentatie.

• Eis 1 Beschikbaarheid: De aangeboden kandidaat/kandidaten is/zijn in principe gedurende de periode van 2 maart 2026 tot en met 1 september 2026 beschikbaar voor 32-36 uur per week voor de uitvoering van het project en is flexibel inzetbaar. De kandidaat moet op 2 maart 2026 kunnen starten, of in onderling overleg op een ander te bepalen datum;
• Eis 5 Bandbreedte Uurtarief: Het aangeboden uurtarief bedraagt minimaal € 75,- en maximaal € 120,-. exclusief BTW inclusief alle overige kosten, bijvoorbeeld reis-, verblijf-, telefoon- en parkeerkosten;
• Eis 6 Kennis en expertise: Uit het 'Invulformulier Kwaliteit DOS-2026-0000102' blijkt minimaal dat de kennis en expertise van de aangeboden kandidaat aantoonbaar en verifieerbaar is (middels opleidingen, cursussen, werkervaring) beschikt over:
  • Eis 6.1 Minimaal aantoonbaar HBO-werk- en denkniveau. Aantoonbaar door behaald relevant HBO-diploma of omschrijving van de aanwezige werkervaring op HBO-niveau;
  • Eis 6.2 Aantoonbare werkervaring met het functioneel beheren van ingerichte processen in XxlInc Zaken;
  • Eis 6.3 Aantoonbare werkervaring binnen overheidsorganisaties en daarbij behorende administratieve overheidsprocessen;
  • Eis 6.4 Aantoonbare kennis van authenticatie-technologieën zoals DigiD en e-Herkenning;
  • Eis 6.5 Aantoonbare werkervaring met het uitwerken en beheren van koppelingen met backoffice-systemen;
  • Eis 6.6 Aantoonbare werkervaring met IT service management;
• Eis 7 Verklaring omtrent gedrag (VOGnp): De inschrijver zal in het geval dat deze de opdracht gegund krijgt een VOG van de kandidaat via het aanbestedingsplatform binnen 4 weken na definitieve gunning aanleveren.

Wensen

• Aantoonbare werkervaring in de rol van functioneel beheerder XxlInc Zaken gedurende de afgelopen vijf (5) jaar (maximaal 30 punten)
• Aantoonbare werkervaring met het uitwerken en beheren van koppelingen met backoffice-systemen gedurende de afgelopen vijf (5) jaar (maximaal 25 punten)
• Aantoonbare werkervaring met vergunningverlening en het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) (maximaal 25 punten)

Competenties

• Beschikt over kennis en vaardigheden op het gebied van functioneel beheer van XxlInc Zaken
• Sterke probleemoplossende en analytische vaardigheden, maar gedreven voor een praktisch resultaat;
• Communicatieve vaardigheden en een klantvriendelijke en collegiale houding, in staat om bruggen te slaan tussen techniek en gebruikers.
• Goede planningsvaardigheden, in staat om prioriteiten te stellen
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk;
• In staat om in groepsverband én 1 op 1 mensen mee te nemen.
• In staat om soepel te schakelen tussen verschillende werkpakketten en klantgroepen.
• Teamplayer, maar kan ook zelfstandig werken;
• Resultaatgericht en heeft een proactieve werkhouding;
• Vasthoudend, stressbestendig en beschikt over doorzettingsvermogen.
• Bezit leervermogen, bijv. maakt zich de bestaande omgeving snel eigen
• Zoek actief de samenwerking richting de andere functioneel beheerders
• Beschikt over kennis en vaardigheden op het gebied van koppelingen.

De Provincie Zuid-Holland (hierna ‘PZH') heeft behoefte aan functioneel beheercapaciteit voor XxlInc Zaken (voorheen: zaaksysteem.nl) dat binnen PZH momenteel met name wordt ingezet voor vergunningverlening (Omgevingswet/DSO). Deze capaciteit wordt gezocht als backfill voor de bestaande functioneel beheer capaciteit, omdat de zittende functioneel beheerders ook capaciteit moeten vrijmaken voor de inrichting van nieuw te ontwikkelen procesondersteuning met XxlInc Zaken (administratieve workflows, Woo).

Geplande datum verificatiegesprek: 30 januari 2026.

Maximaal vier hoogst scorende kandidaten per rol in de ranking worden uitgenodigd voor een verificatiegesprek. Het gesprek wordt gevoerd door de materiedeskundigen in het beoordelingsteam. Het betreft de volgende functionarissen: Ambtelijk opdrachtnemer, Teamlid functioneel beheer XxlInc Zaken en Adviseur data- en informatiebeheer.

Locatie waar verificatiegesprek plaatsvindt: Zuid-Hollandplein 1, Den Haag.

Optie tot verlenging: Aanbestedende dienst kan eenzijdig besluiten de overeenkomst maximaal acht (8) maal (voor bepaalde tijd) te verlengen met een maximale inhuurtermijn van 48 maanden exclusief de initiële inhuurperiode. De bepaalde tijd van de verlenging wordt per verlengingsoptie bepaald.

Hybride: Geen verdere informatie

Aantal professionals of FTE: twee (2) functioneel beheerders

Overig algemeen:

Prijzen en tarieven

Prijzen en (uur)tarieven zijn vast voor de duur van de Overeenkomst. De prijs en/of het (uur)tarief is in euro's en is all-in, dat wil zeggen dat zijn inbegrepen: salariskosten, overheadkosten, kantoortoeslagen, kantoorkosten, kosten voor ondersteunend werk, kosten voor het gebruik van apparatuur, normale binnenlandse vervoers-, reis- en verblijfkosten, parkeerkosten, opleidingskosten, werving- en selectiekosten, vervanging, verzekeringspremies, winst en alle eventuele verdere bijkomende kosten, echter exclusief BTW. De bedoelde prijs en/of het (uur)tarief geldt ook voor meer- en minderwerk.

Indexering

Indien de opdracht langer duurt dan 1 jaar kan in overeenstemming met de opdrachtgever een indexering worden overeengekomen. De indexering is op basis van de CBS prijsindexcijfer CAO lonen per uur, inclusief bijzondere beloningen, categorie zakelijke dienstverlening van het laatste kwartaal van voorgaande jaar. Het maximum is vastgesteld op een indexatie van 6% per jaar. U dient hiervoor 2 maanden van tevoren een aanvraag schriftelijk in te dienen met daarbij een onderbouwing van de door u gevraagde indexering. De indexering mag pas doorgevoerd worden indien u daar schriftelijke toestemming voor heeft.

Vervanging

Indien uitval van de kandidaat zich voordoet door bijv. ziekte dient Opdrachtnemer een passende oplossing aan te bieden en dit af te stemmen met Opdrachtgever.