Projectleider Workflowsysteem & Bestuurlijke besluitvormingssystemen

De provincie Utrecht herziet momenteel het bestuurlijke besluitvormingsproces. Hieruit volgend wil de provincie a) een workflowsysteem implementeren voor de ondersteuning van haar bestuurlijke besluitvormingsproces en diverse andere generieke processen (inclusief adoptie) en b) het huidige Stateninformatiesysteem (SIS) (voor Provinciale Staten) vervangen en samenbrengen in één bestuurlijk besluitvormingssysteem. Het SIS wordt vervangen en samengebracht middels een uitbreiding van het huidige gebruik door de ambtelijke organisatie/Gedeputeerde Staten van iBabs.

Verantwoordelijkheden:

• Leiden van het project voor de selectie en implementatie van een nieuw workflowsysteem;
• Opstellen van projectplannen, planningen, risicoanalyses en voortgangsrapportages;
• Het voorbereiden en begeleiden van het aanbestedingstraject in samenwerking met inkoop, juridische zaken en inhoudelijke experts;
• IBabs inrichten en implementeren voor Provinciale Staten en het aansturen van de benodigde stakeholders; bewaken van scope, tijd, budget en kwaliteit;
• Zorgen voor een soepele implementatie en overdracht naar beheer (adoptie).

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met projectmanagement binnen een overheidsorganisatie (benoem duidelijk in het cv hoe dit is opgedaan);
• Minimaal twee succesvol afgeronde projecten als projectmanager binnen een overheidsorganisatie (Beschrijf in het cv, per project het resultaat, de opleverdatum, de governance en de rolverantwoordelijkheden);
• Aantoonbare werkervaring, blijkend uit minimaal één succesvol afgerond project in de afgelopen 5 jaar, met zowel de aanbesteding als de implementatie van een workflowsysteem binnen een overheidsorganisatie (Beschrijf aan de hand van een voorbeeld in het cv hoe dit is opgedaan);
• Je dient de werkzaamheden persoonlijk uit te voeren. Vrije vervanging is niet toegestaan.

Wensen

• Ervaring met verandermanagement en het “meenemen” van gebruikers in digitale transities. Affiniteit met informatiebeheer, procesoptimalisatie en dienstverlening;
• Sterke communicatieve vaardigheden en politiek-bestuurlijke sensitiviteit;
• Kennis van bestuurlijke besluitvormingsprocessen;
• Ervaring met het werken onder architectuur.

Competenties

• Resultaatgericht;
• Organisatiesensitief;
• Analytisch sterk;
• Proactief en zelfstandig;
• Goede stakeholdermanager.

Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie.

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Je werkt zij aan zij met collega's van team IV-O. De opdracht wordt uitgevoerd onder leiding en toezicht. Je valt onder aansturing van teamleider Jenny van den Heuvel.

Stap 1: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de tien (10) beste offertes op basis van de gunningscriteria (relevante werkervaring). De drie (3) offertes die het beste scoren, gaan door naar het selectiegesprek. De desbetreffende professionals worden uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 2: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt nader geverifieerd in hoeverre je voldoet aan de gestelde eisen en criteria. Daarnaast wordt getoetst op de gevraagde competenties. Het gesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op woensdag 4 november 2026 tussen 09.00 uur en 12.00 uur. De professionals die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op dinsdag 3 november 2026 bericht.

Optie tot verlenging: De opdracht kan 2 keer met 6 maanden worden verlengd.

Hybride: Je mag maximaal 50% van je werkuren thuiswerken, waarbij je rekening moet houden met een verplichte kantoordag.

Overig algemeen:

Je dient een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) te kunnen overleggen.

Voor het uitoefenen van de opdracht wordt verwacht dat je je eigen (ICT) middelen inzet. Indien gedurende de opdracht blijkt dat er extra bedrijfsmiddelen nodig zijn, dien je deze zelf te bekostigen.

Offerte-eisen
Maximaal 5 pagina's cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf.