Projectleider Workflowsysteem & Bestuurlijke besluitvormingssystemen

De provincie Utrecht herziet momenteel het bestuurlijke besluitvormingsproces. Hieruit volgend wil de provincie a) een workflowsysteem implementeren voor de ondersteuning van haar bestuurlijke besluitvormingsproces en diverse andere generieke processen (inclusief adoptie) en b) het huidige Stateninformatiesysteem (SIS) (voor Provinciale Staten) vervangen en samenbrengen in één bestuurlijk besluitvormingssysteem.

Tot de scope van het project behoort:

• De aanbesteding en implementatie van een workflowsysteem
• De uitbreiding van functionaliteiten en implementatie voor Provinciale Staten in iBabs

Het einddoel is:

• Het workflowsysteem is aanbesteed en geïmplementeerd. Waarbij het gekoppeld is aan alle aanpalende systemen en de processen, het beheer en de governance volledig zijn ingericht, zodat de organisatie zelf hiermee kan doorontwikkelen
• iBabs geïmplementeerd en in gebruik is genomen door Provinciale Staten.

Verantwoordelijkheden:

• leiden van het project voor de selectie en implementatie van een nieuw workflowsysteem;
• opstellen van projectplannen, planningen, risicoanalyses en voortgangsrapportages;
• het voorbereiden en begeleiden van het aanbestedingstraject in samenwerking met inkoop, juridische zaken en inhoudelijke experts;
• iBabs inrichten en implementeren voor Provinciale Staten en het aansturen van de benodigde stakeholders;
• bewaken van scope, tijd, budget en kwaliteit;
• zorgen voor een soepele implementatie en overdracht naar beheer (adoptie).

• Je voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;
• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met projectmanagement binnen een overheidsorganisatie (benoem duidelijk in het cv hoe dit is opgedaan);
• Minimaal twee succesvol afgeronde projecten als projectmanager binnen een overheidsorganisatie (Beschrijf in het cv, per project het resultaat, de opleverdatum, de governance en de rolverantwoordelijkheden);
• Aantoonbare werkervaring, blijkend uit minimaal één succesvol afgerond project in de afgelopen 5 jaar, met zowel de aanbesteding als de implementatie van een workflowsysteem binnen een overheidsorganisatie (Beschrijf aan de hand van een voorbeeld in het cv hoe dit is opgedaan).

Wensen

• Ervaring met verandermanagement en het “meenemen” van gebruikers in digitale transities.
• Affiniteit met informatiebeheer, procesoptimalisatie en dienstverlening.
• Sterke communicatieve vaardigheden en politiek-bestuurlijke sensitiviteit.
• Kennis van bestuurlijke besluitvormingsprocessen.
• Ervaring met het werken onder architectuur.

Selectiecriteria

• Aantoonbare werkervaring met het werken onder architectuur, inclusief samenwerking met een projectarchitect en borging van ontwerpprincipes in projecten (benoem duidelijk in het cv hoe dit is opgedaan) (20 punten).
• Aantoonbare afgeronde diploma’s Prince2, IPMA, PMBOK, en/of MSP, en financiële monitoring (30 punten).
• Aantoonbare werkervaring met verandermanagement bij digitale transities, toegelicht met concrete voorbeelden waarin gebruikersacceptatie, adoptie en stakeholderbegeleiding centraal stonden (40 punten).
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar met projectmanagement binnen een overheidsorganisatie (benoem duidelijk in het cv hoe dit is opgedaan) (10 punten).

Competenties

• Resultaatgericht
• Organisatiesensitief
• Analytisch sterk
• Proactief en zelfstandig
• Goede stakeholdermanager

Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie.

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Stap 1: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de tien (10) offertes van de professionals in onderlinge vergelijking op de volgende gunningscriteria.

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De drie (3) offertes die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria gaan door naar Stap 2 (Selectiegesprek). De professionals worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige professionals worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 2: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de Opdrachtgever nader geverifieerd in hoeverre de betreffende offertes voldoen aan de minimumeisen en criteria die eerder in de beoordeling zijn genoemd. Daarnaast wordt getoetst op de in de Offerteaanvraag genoemde competenties. Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De professionals dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde professionals op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal Stap 1 van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de professional die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan de in de Offerteaanvraag genoemde competenties. Alle overige professionals worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op dinsdag 31 maart 2026.

Optie tot verlenging: 2x 6 maanden

Hybride: Geen verdere informatie

Overig algemeen:

Voor het uitoefenen van de opdracht wordt vanuit de provincie Utrecht verwacht dat de professional haar eigen (ICT) middelen inzet. Indien gedurende de opdracht blijkt dat er extra bedrijfsmiddelen nodig zijn om het product of dienst te kunnen leveren/verlenen, dan zal de professional deze zelf bekostigen.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 12. Deze functie is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee
De administratieve partner brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.