Projectleider bewerking papieren archieven

De provincie Utrecht heeft nog een omvangrijk papieren archief (ca 2.5 km). Dit archief is afgesloten en groeit niet meer omdat de provincie al enkele jaren uitsluitend digitaal archiveert. Het papieren archief moet worden bewerkt: er moet worden vernietigd en er moet worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats Het Utrechts Archief. Van het archief zijn beschrijvingen op hoofdlijnen van bestanden beschikbaar: naam, herkomst, omvang, datering en voorstellen wat er mee moet gebeuren.

Het papieren archief van de provincie staat bij een externe dienstverlener (Karmac in Lelystad en Kampen). De provincie heeft de komende jaren (2026 t/m 2028) geld gereserveerd voor dit project. De provincie heeft onvoldoende capaciteit om de archiefbewerking zelf uit te voeren. Gezien de omvang en het kennisintensieve karakter van een dergelijke archiefbewerking moet er een aanbesteding worden gedaan waarmee een externe partij wordt geselecteerd die dit werk voor de provincie kan uitvoeren.

Om dit gehele project in goede banen te leiden is iemand nodig die coördinatie en regie wil voeren op deze archiefbewerking. De projectleider is niet degene die de bewerking (mede) gaat uitvoeren (inhoud), maar is verantwoordelijk voor het structureren en stroomlijnen van het proces van de archiefbewerking. De projectleider zorgt ervoor dat het vernietigen en overbrengen op de juiste wijze verloopt. De projectleider is de drijvende kracht die zorgt voor beweging waar het vastloopt.

Resultaten

Aan het eind van het project zijn alle te bewaren archieven overgebracht naar Het Utrechts Archief en zijn alle te vernietigen archieven hetzij vernietigd hetzij gereed gemaakt voor vernietiging in het jaar dat dit volgens de selectielijst moet.

Toevoeging

Voor het uitoefenen van de opdracht wordt vanuit de provincie Utrecht verwacht dat de professional haar eigen (ICT) middelen inzet. Indien gedurende de opdracht blijkt dat er extra bedrijfsmiddelen nodig zijn om het product of dienst te kunnen leveren/verlenen, dan zal de professional deze zelf bekostigen.

• Je voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;
• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als projectleider op het terrein van archiefbewerking of records management binnen een overheidsorganisatie;
• Aantoonbare werkervaring met het begeleiden van een aanbesteding voor archiefbewerking of een daarmee vergelijkbare dienstverlening, waaronder het opstellen of mede opstellen van een programma van eisen en het beoordelen van inschrijvingen;
• Aantoonbare werkervaring met toepasselijke wet- en regelgeving voor archieven, waaronder de Archiefwet en de Archiefregeling (benoem duidelijk in het cv waar dit is opgedaan).

Wensen

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal wo master niveau (10 punten);
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als projectleider op het terrein van archiefbewerking of records management binnen een overheidsorganisatie (30 punten);
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar met het begeleiden van trajecten voor vernietiging van archiefbescheiden conform selectielijsten, inclusief voorbereiding, dossiervorming en afstemming met archiefdiensten (20 punten);
• Aantoonbare werkervaring met risicomanagement in projecten binnen een overheidsorganisatie, waaronder het signaleren, beheersen en oplossen van knelpunten in multidisciplinaire trajecten (benoem aan de hand van een voorbeeld in het cv hoe dit is opgedaan) (20 punten);
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar met het coördineren van grootschalige bewerkingen van papieren archieven groter dan 1 kilometer (benoem in het cv duidelijk hoe hier aan voldaan is) (20 punten).

Competenties

• Stakeholder- & omgevingsmanagement
• Financieel & TCO-denken
• Communicatieve vaardigheid & besluitvorming

Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie.

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Stap 1: Uitnodiging voor een selectiegesprek

De opdrachtgever beoordeelt de tien (10) offertes van in onderlinge vergelijking op de volgende gunningscriteria.

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De drie (3) Offertes die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria gaan door naar Stap 2 (Selectiegesprek). De professionals worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige professionals worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 2: Selectiegesprek

In het selectiegesprek wordt door de Opdrachtgever nader geverifieerd in hoeverre de betreffende Offertes voldoen aan de minimumeisen en criteria die genoemd zijn bij Stap 2 en Stap 3. Daarnaast wordt getoetst op de in de Offerteaanvraag genoemde competenties. Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De professionals dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde professionals op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal Stap 1 van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de Gegadigde die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan de in de Offerteaanvraag genoemde competenties. Alle overige inschrijvers worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Optie tot verlenging: 2x 6 maanden

Hybride: Geen verdere informatie

Overig algemeen:

De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.

Indien de professional personeel ter beschikking stelt, staat de professional in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in 12. Deze functie is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.