Kwartiermaker informatiebeheer

Als expert op het gebied van informatiebeheer geef je een gedetailleerd beeld van de huidige situatie bij het cluster (werkzaamheden, mensen, formatie, processen, financiën, organisatie, ed.) Vervolgens geef je een weergave van de gewenste situatie bij het cluster Informatiebeheer. Hierbij betrek je de behoeften in de provinciale organisatie (digitale volwassenheid, kwaliteit informatiebeheer, behoeften aan ondersteuning, ed.), de ambities bij kernteam IV (waar wil men heen, verhoudingen binnen het team, ed.) en de algemene ontwikkelingen op gebied van informatiebeheer (voortgaande digitalisering, trends, ed.). Doel is om te komen tot een cluster Informatiebeheer dat als één geheel gaat functioneren en waarin alle taken en rollen die uitgevoerd moeten worden in het kader van onze informatiehuishouding en passend bij de ambities goed belegd zijn of gaan worden. Het betreft dus een analyse en zo nodig ook een veranderopgave. Misschien kun je dit allebei, maar het is ook zeker niet ondenkbaar dat na de analysefase niet jij maar een collega van je die rol gaat vervullen. De opdracht mag dus opgeknipt worden c.q. door meerdere personen worden uitgevoerd.

De volgende resultaten moeten worden behaald:

• Ist-Soll analyse: er dient een Ist-Soll analyse uitgevoerd te worden van de huidige situatie versus de gewenste situatie. Hierin moet niet alleen de impact van de samenvoeging van de twee clusters meegenomen worden (taken, cultuur, samenwerking), maar ook de sterk veranderde taakinvulling van het vakgebied informatiebeheer als gevolg van de digitalisering. In de Ist-Soll analyse wordt naast de inhoudelijke analyse ook de impact bepaald t.a.v. capaciteit, kwaliteit en financiën. Dit laatste heeft een relatie met een traject in de IV keten in de breedte en je zal dan ook nauw samenwerken met het kernteam (=managementteam) Informatievoorziening.
• Visie/opdracht op de rol én werkwijze van het cluster Informatiebeheer richting de provincie opstellen: op basis van je analyse draag je er zorg voor dat er een visie komt op hoe cluster Informatiebeheer vorm wil geven aan haar taken, hoe zij ingericht en aangestuurd dient te worden en welke producten/diensten zij aanbiedt aan de provincie.
• Werkagenda opstellen voor het cluster Informatiebeheer: met de analyse en de daarvan afgeleide visie, stel je samen met het cluster en in nauwe samenspraak met de Strategisch Inhoudelijk Manager IV (CIO) een werkplan op voor de periode 2026-2027 met een doorkijk naar de jaren erna. In de werkagenda staan de activiteiten en bijbehorende resultaten beschreven die het cluster gaat behalen.
• Ontwikkel/veranderopgaaf: Voorgaande kan alleen gerealiseerd worden als het cluster daartoe in staat is. Dat vraagt om het opstellen van een profiel voor de tweede fase van de opdracht en een ontwikkelplan voor medewerkers van het cluster Informatiebeheer. Het invulling geven aan verandermanagement is dus niet op voorhand je primaire opdracht. Hieraan meewerken kan er echter wel onderdeel van worden.

• 'Bring your own device' is van toepassing. Bij de uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld. Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop, telefoon en toebehoren;
• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar met het uitvoeren van Ist?Soll analyses en het opstellen van organisatie? en veranderplannen binnen een overheidsorganisatie (benoem in het cv waar dit is opgedaan);
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als Kwartiermaker informatiebeheer binnen een overheidsorganisatie;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar binnen het vakgebied informatiebeheer/informatiehuishouding bij een overheidsorganisatie (benoem in het cv waar dit is opgedaan).

Wensen

• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar binnen het vakgebied informatiebeheer/informatiehuishouding bij een overheidsorganisatie (benoem in het cv waar dit is opgedaan) (30 punten);
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar met het uitvoeren van Ist?Soll analyses en het opstellen van organisatie? en veranderplannen binnen een overheidsorganisatie (benoem in het cv waar dit is opgedaan) (30 punten);
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als Kwartiermaker informatiebeheer binnen een overheidsorganisatie (30 punten);
• Aantoonbare werkervaring met methoden en technieken op het gebied van management van informatiebeheer (benoem in het cv waar dit is opgedaan) (10 punten).

Competenties

• Daadkrachtig
• pragmatisch
• verbindend
• besluitvaardig
• enthousiasmerend
• analytisch in staat om op meerdere niveaus te spreken/werken/aan te sturen (meerdere talen spreken)
• organisatiesensitief
• om kunnen gaan met verschillende belangen
• denken én doen.

Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie.

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Stap 1: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de offertes op basis van gunningscriteria zoals relevante werkervaring. De drie (3) offertes die het beste scoren, worden uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 2: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt nader geverifieerd in hoeverre je voldoet aan de minimumeisen en gunningscriteria. Daarnaast wordt getoetst op de genoemde competenties. Het gesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever worden gepland in overleg. De professionals die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen zo snel als mogelijk bericht.

Optie tot verlenging: De opdracht kan 2 keer met 6 maanden worden verlengd.

Hybride: Geen verdere informatie

Overig algemeen:

Offerte-eisen
Maximaal 5 pagina's cv, exclusief motivatiebrief en voorblad, opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties) in pdf.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.