Communicatie Specialist Project Open Overheid

Als Adoptie-communicatie Specialist ben je onderdeel van het Project Open Overheid. Met de andere communicatieadviseurs kun je sparren en profiteren van de overkoepelende communicatie van Provincie Utrecht. Jouw aandachtsgebied is een transparante overheid. Voor je dagelijks werk heb je een rol binnen het projectteam waar we samenwerken aan de ambities voor Utrecht. Jij werkt samen met de andere communicatieadviseurs binnen het Project Open Overheid. Jouw focus ligt op de adoptie van de Wet open overheid binnen alle domeinen, teams en thema’s binnen de provincie.

Werkzaamheden:

Je werkt aan een communicatie- en participatiestrategie van de Wet open overheid en vertaalt de aanpak naar participatie- en communicatieactiviteiten. Ook pak je de uitvoering van deze aanpak op waarin jij de koers bepaalt voor communicatie en participatie. Je weet de medewerkers op een enthousiaste manier mee te nemen in de veranderingen die deze nieuwe wet met zich meebrengt.

Je werkt soms samen met een extern bureau, zoals een vormgever of adviseur. Begrippen als informatiehuishouding, procesverandering en het pseudonimiseren van documenten kun je eenvoudig en begrijpelijk uitleggen.

Daarnaast begeleid je campagnes en organiseer/begeleid je bijeenkomsten voor de diverse doelgroepen binnen de Provincie Utrecht. Je geeft hierdoor verdere invulling aan onze communicatiecampagne Open Overheid: op weg naar een transparante overheid.

Doelgroepgericht werken is voor jou vanzelfsprekend. Je kunt helder en begrijpelijk communiceren en je verplaatsen in de gebruiker gaat je natuurlijk af. Het vertalen van een technische of functionele beschrijving naar een duidelijke en uitnodigende gebruikershandleiding doe je met gemak.

Wie zoeken we?

Je bent prettig assertief, denkt in oplossingen en werkt resultaatgericht. Bovenal ben je een enthousiaste, toegankelijke collega die energie krijgt van samenwerken. Samen met het team pak jij deze uitdaging met plezier op!

• Je voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag.
• Je hebt een aantoonbaar afgeronde communicatie opleiding op minimaal hbo bachelor niveau.
• Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als communicatieadviseur binnen grote organisaties (minimaal 750 werknemers/gebruikers). Benoem het aantal werknemers/gebruikers duidelijk in de werkervaring.

Wensen

• Aantoonbare werkervaring met communicatieprojecten bij een overheidsorganisatie.
• Aantoonbare werkervaring met communicatieprojecten op het gebied van business en IT. Geef hiervan een duidelijk voorbeeld in het CV.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als coördinator met interne communicatie opdrachten. Geef hiervan een duidelijk voorbeeld in het CV.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het ontwikkelen en uitvoeren van interne digitale trainingsmiddelen. Geef hiervan een duidelijk voorbeeld in het CV.
• Aantoonbare werkervaring met de uitvoering van de Wet Open Overheid.

Competenties

• Organisatiesensitiviteit
• Samenwerken
• Overtuigingskracht
• Netwerkvaardigheid
• Omgevingsbewustzijn
• Plannen en organiseren
• Innovatief handelen
• Het kunnen combineren van werkzaamheden op operationeel, tactisch en strategisch niveau

Organisatie
Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie.

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

De Directie Bedrijfsvoering, Informatie en Organisatie (BIO) verzorgt alle uitvoerende bedrijfsvoeringstaken van de organisatie, zodat onze collega’s zich kunnen concentreren op de realisatie van de primaire doelstellingen. Wij richten ons op een integrale bedrijfsvoering, die past in de huidige tijd. Wij blijven onze producten en diensten ontwikkelen en verbeteren. Zo leveren wij een optimale ondersteuning en een dienstverlening met toegevoegde waarde voor de (interne) klanten.

Wet Open Overheid
De provincie Utrecht voert stapsgewijs de maatregelen in om te kunnen voldoen aan de Wet open overheid. Hierbij is het op orde brengen van de informatiehuishouding een onderdeel. Medewerkers van de provincie Utrecht moeten goed worden begeleid en ondersteund bij deze andere manier van werken.

De implementatie van de Wet open overheid gebeurt met behulp van trainingsmateriaal, webinars, intranet-artikelen en ondersteuning door een Woo-coach.

De implementatie en adoptie van de Wet open overheid kent een aantal stappen. Zo vindt er een intake plaats met de teamleider/projectleider/proceseigenaar. In dit gesprek wordt er gekeken naar de wensen en behoeften van de eindgebruikers. Op basis van dit gesprek wordt een plan van aanpak gemaakt. De basis hiervan zijn de processen die met de key-users worden geanalyseerd en waar nodig aangepast. Per onderdeel zal een training worden ontwikkeld. Deze training bestaat voor een deel uit praktische ondersteuning. Tijdens de training wordt ook stil gestaan bij de veranderende manier van werken.

Stap 1: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De drie (3) Offertes die na een beoordeling het beste scoren op de gunningscriteria gaan door naar Stap 2 (Selectiegesprek). De kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Gunningscriteria:

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

Stap 2: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de Opdrachtgever nader geverifieerd in hoeverre de betreffende Offertes voldoen aan de minimumeisen en criteria die genoemd zijn bij Stap 2 en Stap 3 van de offerteaanvraag. Daarnaast wordt getoetst op de in de Offerteaanvraag genoemde competenties. Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal Stap 1 van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de Gegadigde die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan de in de Offerteaanvraag genoemde competenties. Alle overige inschrijvers worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op vrijdag 10 april 2026, van 8:30 uur tot 12:00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op donderdag 9 april 2026 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Optie tot verlenging: Nee

Hybride: Geen verdere informatie

Overig algemeen:

Toevoeging

Voor het uitoefenen van de opdracht wordt vanuit de provincie Utrecht verwacht dat de professional haar eigen (ICT) middelen inzet. Indien gedurende de opdracht blijkt dat er extra bedrijfsmiddelen nodig zijn om het product of dienst te kunnen leveren/verlenen, dan zal de professional deze zelf bekostigen.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 11. Deze functie is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.