Procescoördinator SPUK

Opdracht omschrijving
Gelderland, de mooiste provincie van Nederland! Elke dag werken we in de grootste provincie van Nederland samen met 1500 medewerkers om Gelderland mooi, schoon, welvarend en gaaf te houden van en voor ons allemaal. We doen dit met veel inzet, motivatie, kennis en kunde en uiteraard samen met allerlei organisaties en andere partijen. Samen zoeken we telkens naar nieuwe passende oplossingen voor complexe maatschappelijke opgaven zoals energietransitie, mobiliteit of milieu. Dit maakt ons werk uitdagend, interessant en zinvol.

Gemeenten en provincies kunnen extra geld krijgen om bepaald beleid van de Rijksoverheid uit te voeren. Dit zijn specifieke uitkeringen oftewel SPUK. De provincie kan met dit extra geld bijvoorbeeld een recreatiegebied ontwikkelen. De Rijksoverheid bepaalt:

• of een gemeente of provincie een specifieke uitkering krijgt;

• hoeveel geld de gemeente of provincie krijgt;

• waar de gemeente of provincie het geld aan besteedt. 

Het proces van de SPUK, van aanvraag tot verantwoording, is nog onvoldoende geïmplementeerd en doorleeft in onze organisatie. Hier hebben we als organisatie hinder van. Ook n.a.v. de jaarrekening 2023 zijn er door de externe accountant opmerkingen gemaakt onder andere over de dossiervorming en de verantwoording.

Om de organisatie te helpen bij de implementatie, doorleving en het doorvoeren van verbeteringen in het proces, de verslaglegging en verantwoording, is een Procescoördinator SPUK nodig. 

Als Procescoördinator SPUK vervul je deze opdracht vanuit de afdeling Financiën. Het team Business Planning & Control biedt de organisatie en het bestuur financieel inhoudelijke informatie, analyse en advies bij bestuursvoorstellen en de producten uit de Planning & Control-cyclus (begroting, najaarsnota, jaarrekening). De financiële professionals ondersteunen en denken mee in de uitdagingen waar de provincie voor staat. Het team bestaat uit Business Controllers, Financial Controllers en Administratief experts, in totaal 17 medewerkers.

Bij een eventuele verlenging zal het aantal uren opnieuw bepaald worden op basis van het te verwachten werkaanbod.

Verantwoordelijkheden
De taken en verantwoordelijkheden van een Procescoördinator SPUK bestaan met name uit:

1. Je hebt een belangrijke aanjagende rol. Dit houdt in: het implementeren en, daar waar nodig, verbeteren van het proces voor de SPUK in de organisatie. Vanuit het reeds bestaande SPUK-proces de knelpunten identificeren in de praktijk en hiervoor een verbeterplan opstellen en implementeren. Het resultaat is niet een rapport, maar een concrete implementatie- en verbeteraanpak. 

2. Daarnaast zorg je voor standaardisering van de wijze van aangaan van een SPUK, de risicoanalyse, dossiervorming en projectadministratie (geld en capaciteit). 

3. Je begeleidt, traint en coacht betrokken medewerkers zowel in de eerste lijn (projectleiders, projectondersteuners) als de tweede lijn (financial controllers, HR-adviseurs en HR-service medewerkers, medewerkers subsidieverlening). Je zorgt daarin voor kennisdeling en kennisontwikkeling.

4. Ter afronding zorg je voor een duidelijke en beklijvende overdracht naar de SPUK-coördinatoren waarmee je in het traject ook optrekt.

Beschikbaarheid
Externe is inzetbaar vanaf 16 september 2024 tot en met 28 februari 2025 voor 16 - 28 uur per week. De inhuuropdracht kan optioneel worden verlengd met 1 maal een periode van 6 maanden. Afhankelijk van de beschikbaarheid van externe, is een gefaseerde start en/of latere startdatum mogelijk, mits externe uiterlijk 1 oktober 2024 inzetbaar is voor 16 - 28 uur per week. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de Offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de Offerteaanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.

Eisen

• U voegt een CV van maximaal 5 pagina's A4 toe. Indien het CV (incl. figuren, tabellen, voorblad en inhoudsopgave) langer is dan het toegestane aantal A4's, wordt deze enkel voor het toegestane aantal A4's beoordeeld, waarna de overige A4's buiten de beoordeling worden gehouden. Het CV is in het Nederlands gesteld en bij voorkeur in PDF-formaat. In het CV dient te allen tijde een vermelding van de functienaam, start- en einddatum (MAAND EN JAAR) van de werkzaamheden en aantal gewerkte uren per week te zijn vermeld. NB. Het CV dient louter ter verificatie van de bij de eisen en wensen gegeven antwoorden. Daarnaast dient u bij alle eisen en gunningscriteria kwaliteit de antwoorden/beschrijvingen in het bijbehorende veld "toelichting" van de applicatie in te vullen. Verwijzingen naar ALLEEN het CV en/of andere documenten bij de toelichting op de eisen en de gunningscriteria kwaliteit ZAL leiden tot uitsluiting. Externe is de afgelopen twee jaar niet in loondienst geweest van provincie Gelderland.

• Externe beschikt aantoonbaar over minimaal een afgeronde HBO opleiding. Benoem de naam van het opleidingsinstituut, de plaats, de afstudeerrichting en het afstudeerjaar.

• Externe beschikt aantoonbaar over minimaal 5 jaar ervaring (opgedaan in de periode 2016 - heden) in de functie van hands-on procescoördinator, of in een vergelijkbare functie/rol, bij of voor een provincie en/of grote gemeente (100.000+ inwoners). Benoem en beschrijf concreet (geen abstracte termen) in uw toelichting de ervaring waaruit blijkt dat u aan deze eis van minimaal 5 jaar ervaring voldoet. In het geval van een vergelijkbare functie dan graag beschrijven waarom deze functie vergelijkbaar is met de functie van hands-on procescoördinator.

• Externe beschikt aantoonbaar over ervaring (opgedaan in de periode 2019 - heden) met het analyseren en implementeren van processen als hands-on procescoördinator of in een vergelijkbare functie/rol. Benoem en beschrijf concreet (geen abstracte termen) in uw toelichting minimaal 3 opdrachten/projecten waaruit blijkt dat u aan deze eis voldoet. Graag beschrijven hoe deze processen zijn geanalyseerd en geïmplementeerd.

• Externe beschikt aantoonbaar over ervaring (opgedaan in de periode 2019 - heden) met het begeleiden, coachen en trainen van medewerkers op verschillende niveaus en binnen verschillende vakgebieden, in een complexe politiek-bestuurlijke omgeving. Benoem en beschrijf concreet (geen abstracte termen) in uw toelichting minimaal 3 opdrachten/projecten waaruit blijkt dat u aan deze eis voldoet. Graag specifiek de verschillende niveaus en de verschillende vakgebieden benoemen en de complexe politiek-bestuurlijke omgeving beschrijven.

Wensen

Externe beschikt aantoonbaar over ervaring met het leiden van verander- en/of verbetertrajecten en het doorvoeren daarvan naar de bedrijfsprocessen, aan te tonen met praktijkvoorbeelden. Externe kan tenminste 3 opdrachten/projecten beschrijven waaruit ervaring blijkt met het leiden van verander- en/of verbetertrajecten en het doorvoeren daarvan naar de bedrijfsprocessen (10 punten) Externe kan 2 opdrachten/projecten beschrijven waaruit ervaring blijkt met het leiden van verander- en/of verbetertrajecten en het doorvoeren daarvan naar de bedrijfsprocessen (6 punten) Externe kan 1 opdracht/project beschrijven waaruit ervaring blijkt met het leiden van verander- en/of verbetertrajecten en het doorvoeren daarvan naar de bedrijfsprocessen (4 punten) Externe heeft geen ervaring met het leiden van verander- en/of verbetertrajecten en het doorvoeren daarvan naar de bedrijfsprocessen (0 punten) (60%)

Externe beschikt aantoonbaar over ervaring met bedrijfsvoering processen en verantwoording bij of voor een provincie en/of grote gemeente (100.000+ inwoners), aan te tonen met praktijkvoorbeelden. Externe kan tenminste 3 opdrachten/projecten beschrijven waaruit ervaring blijkt met bedrijfsvoering processen en verantwoording bij of voor een provincie en/of grote gemeente (100.000+ inwoners) (10 punten) Externe kan tenminste 2 opdrachten/projecten beschrijven waaruit ervaring blijkt met bedrijfsvoering processen en verantwoording bij of voor een provincie en/of grote gemeente (100.000+ inwoners) (6 punten) Externe kan tenminste 1 opdracht/project beschrijven waaruit ervaring blijkt heeft met bedrijfsvoering processen en verantwoording bij of voor een provincie en/of grote gemeente (100.000+ inwoners) (4 punten) Externe heeft geen ervaring met bedrijfsvoering processen en verantwoording bij of voor een provincie en/of grote gemeente (100.000+ inwoners) (0 punten) (30%)

Externe beschikt aantoonbaar over inhoudelijke ervaring met SPUK en is bekend met de werkwijze van het Rijk, voorwaarden, geldstromen en verantwoording en het vertalen daarvan naar de uitvoering, aan te tonen met praktijkvoorbeelden. Externe kan tenminste 3 opdrachten/projecten beschrijven waaruit ervaring blijkt met SPUK en is bekend met de werkwijze van het Rijk, voorwaarden, geldstromen en verantwoording en het vertalen daarvan naar de uitvoering (10 punten) Externe kan tenminste 2 opdrachten/projecten beschrijven waaruit ervaring blijkt met SPUK en is bekend met de werkwijze van het Rijk, voorwaarden, geldstromen en verantwoording en het vertalen daarvan naar de uitvoering (6 punten) Externe kan tenminste 1 opdracht/project beschrijven waaruit ervaring blijkt met SPUK en is bekend met de werkwijze van het Rijk, voorwaarden, geldstromen en verantwoording en het vertalen daarvan naar de uitvoering (4 punten) Externe heeft geen inhoudelijke ervaring met SPUK en is niet bekend met de werkwijze van het Rijk, voorwaarden, geldstromen en verantwoording en het vertalen daarvan naar de uitvoering (0 punten) (10%)