Eventmanager Griffie/Griffiemedewerker

Opdrachtomschrijving

Vanwege langdurige ziekte van de eventmanager/griffiemedewerker bij de griffie zijn we op zoek naar tijdelijke vervanging. De griffie is een team met zeer betrokken, enthousiaste en deskundige collegas. We zijn er om het democratisch proces te ondersteunen en staan klaar voor alle Statenleden en fractievolgers. Wij zijn deskundig, toegankelijk, vernieuwend, toegewijd en integer. Samen met de griffier, de plv. griffier, drie Statenadviseurs, een junior Statenadviseur, een communicatieadviseur, een office/informatiemanager, een griffiemedewerker en een functioneel beheerder zetten we alles op alles om Provinciale Staten (PS) met haar 55 Statenleden en de 15 fracties continu in positie te brengen. Als griffie opereren wij onafhankelijk in het politiek gevoelige, complexe krachtenveld en netwerk van de provincie. Het betreft tijdelijke invulling van een reguliere functie bij de provincie Gelderland.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

Samen met de office/informatiemanager, functioneel beheerder en de griffiemedewerker, vormt de eventmanager/griffiemedewerker het ondersteuningsteam van de griffie. De eventmanager/griffiemedewerker:

• is eindverantwoordelijk voor alle organisatorische zaken van de verschillende vergaderingen en evenementen van Provinciale Staten en de griffie (regelen locatie/zalen, catering, aanspreekpunt facilitaire dienst, opstellen van een draaiboek);
• is het aanspreekpunt voor de sprekers bij in- en externe evenementen/bijeenkomsten;
• coordineert diverse evenementen, zoals het Provinciespel, Provinciale Staten trekken de streken in, Opening statenjaar, IPO jaarcongres (in overleg met statenadviseur), Bezoeken aan HdP (w.o. gemeentebezoeken);
• is verantwoordelijk voor het hele proces rond de wisselingen statenleden, fractievolgers en fractiemedewerkers;
• is managementondersteuner van de griffier;
• verzorgt, samen met het ondersteuningsteam, de (digitale) stukkenstroom van en naar Provinciale Staten;
• ondersteunt bij alle overige voorkomende administratieve en organisatorische zaken bij de griffie.

Daarnaast werkt de eventmanager/griffiemedewerker nauw samen met de griffiemedewerker en functioneel beheerder en vervangen ze elkaar bij afwezigheid en/of piekmomenten.

• Kandidaat is inzetbaar vanaf 12 januari 2026 tot en met 11 juli 2026 voor minimaal 32 uur en maximaal 36 uur per week verdeeld over 5 werkdagen. De werkdagen in het Huis der Provincie zijn op de maandag en woensdag, de overige dagen kan (als de agenda dit toelaat) vanuit huis of een andere locatie worden gewerkt. De inhuuropdracht kan optioneel worden verlengd met 2 maal een periode van 6 maanden. Afhankelijk van de beschikbaarheid van kandidaat, is een gefaseerde start en/of latere startdatum mogelijk, mits kandidaat uiterlijk 1 februari 2026 inzetbaar is voor minimaal 32 uur per week. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de offerteaanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.
• Je voegt een CV van maximaal 5 pagina's A4 toe. Indien het CV (incl. figuren, tabellen, voorblad en inhoudsopgave) langer is dan het toegestane aantal A4's, wordt deze enkel voor het toegestane aantal A4's beoordeeld, waarna de overige A4's buiten de beoordeling worden gehouden. Het CV is in het Nederlands gesteld en bij voorkeur in PDF-formaat. In het CV dient te allen tijde een vermelding van de functienaam, start- en einddatum (MAAND EN JAAR) van de werkzaamheden en aantal gewerkte uren per week te zijn vermeld. Het CV dient louter ter verificatie van de bij de eisen en gunningscriteria kwaliteit gegeven toelichting. Je dient in het CV apart op alle eisen en gunningscriteria kwaliteit een toelichting (antwoord/beschrijving) te geven waarmee je aantoont dat je, of de aangeboden kandidaat, aan de eis of het gunningscriterium kwaliteit voldoet.
• Het aangeboden uurtarief ligt tussen minimaal 60,- per uur en maximaal 80,- per uur, inclusief alle kosten, exclusief BTW.
• Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal een afgeronde HBO opleiding. Benoem de naam van het opleidingsinstituut, de plaats, de afstudeerrichting en het afstudeerjaar.
• Kandidaat heeft minimaal 3 maanden werkervaring bij of voor een overheidsorganisatie met het organiseren van vergaderingen en evenementen in een politieke setting. Benoem en beschrijf concreet (geen abstracte termen) in uw toelichting de ervaring waaruit blijkt dat u aan deze eis voldoet.

Wensen

• Kandidaat beschikt aantoonbaar over werkervaring bij of voor een griffie, aan te tonen met praktijkvoorbeelden.
• Kandidaat beschikt aantoonbaar over ervaring met het werken met een informatiesysteem, zoals Ibabs of Notubiz, aan te tonen met praktijkvoorbeelden.
• Kandidaat beschikt over een minimaal een afgeronde HBO opleiding, met als specifieke afstudeerrichting bestuurskunde of politicologie, aan te tonen met het opleidingsinstituut, de plaats en het afstudeerjaar.

Competenties

• Plannen en organiseren: Je bepaalt op effectieve wijze doelen, prioriteiten en benodigde acties. Bovendien geef je tijd en middelen aan om deze doelen te kunnen bereiken.
• Politiek-bestuurlijke sensitiviteit: Je bent je bewust van de behoeftes en belangen in het bestuurlijke krachtenveld en je eigen invloed hierop. Je weet wat er speelt, wat bestuurders drijft en je weet je effectief te manifesteren in complexe krachtenvelden. Je begrijpt de politiek-bestuurlijke belangen en maatschappelijke verhoudingen.
• Nauwkeurigheid: Je bent zorgvuldig en werkt secuur. Je vindt kwaliteit belangrijk en probeert fouten te voorkomen. Je behoudt overzicht en voert je taken uit op een georganiseerde manier.
• Verbindend vermogen (netwerken): Je bent in staat relaties op te bouwen, te onderhouden en diverse partijen bij elkaar te brengen en aan elkaar te verbinden om tot resultaat te komen.
• Proactief/initiatief nemend: Je onderzoekt de wensen en behoeften van de (interne of externe) klant/gebruiker en handelt hiernaar. Hiermee begin je liever uit jezelf dan dat je passief afwacht. Je wil verbeteren en denkt vooruit.

Opdrachtgever provincie Gelderland

Gelderland, de mooiste provincie van Nederland! Elke dag werken we in de grootste provincie van Nederland samen met 1.500 medewerkers om Gelderland mooi, schoon, welvarend en veilig te houden van en voor ons allemaal. We doen dit met veel inzet, motivatie, kennis en kunde en uiteraard samen met allerlei organisaties en partijen. Samen zoeken we telkens naar nieuwe passende oplossingen voor complexe maatschappelijke opgaven zoals bijvoorbeeld energietransitie, woningbouw, mobiliteit, natuur of milieu. Dit maakt ons werk uitdagend, interessant en zinvol.

Het team

De griffie is een team met zeer betrokken, enthousiaste en deskundige collegas. We zijn er om het democratisch proces te ondersteunen en staan klaar voor alle Statenleden en fractievolgers. Wij zijn deskundig, toegankelijk, vernieuwend, toegewijd en integer. Samen met de griffier, de plv. griffier, drie Statenadviseurs, een junior Statenadviseur, een communicatieadviseur, een office/informatiemanager, een griffiemedewerker en een functioneel beheerder zetten we alles op alles om Provinciale Staten (PS) met haar 55 Statenleden en de 15 fracties continu in positie te brengen. Als griffie opereren wij onafhankelijk in het politiek gevoelige, complexe krachtenveld en netwerk van de provincie. Het betreft tijdelijke invulling van een reguliere functie bij de provincie Gelderland. Samen met de office/informatiemanager, functioneel beheerder en de griffiemedewerker, vormt de eventmanager/griffiemedewerker het ondersteuningsteam van de griffie.

Planning

Vragen kunnen ingediend worden tot donderdag 4 december 2025, 09:00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op vrijdag 5 december 2025 gepubliceerd op onze website. De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot donderdag 11 december 2025, 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.

Interviewfase

De interviews vinden plaats op donderdag 18 december 2025. Kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op maandag 15 december 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht. Als kandidaat niet beschikbaar is op de aangegeven datum/data, dient kandidaat dat in het kader van de Nota van Inlichtingen of bij het indienen van zijn offerte expliciet aan te geven. Indien kandidaat conform het hiervoor gestelde heeft aangegeven niet aanwezig te kunnen zijn op de datum/data waarop het interview zal plaatsvinden, zal in onderling overleg bepaald worden, wanneer het interview met deze kandidaat wel zal kunnen plaatsvinden. In ieder geval dient het interview op een zodanige datum plaats te vinden, dat de datum waarop de werkzaamheden moeten starten niet moet worden uitgesteld. De interviews worden uitgevoerd door minimaal 2 medewerkers van provincie Gelderland. Deze personen beoordelen elke kandidaat op gelijke wijze op basis van de genoemde competenties. De beoordeling van het interview leidt tot de ranking die bepaalt welke leverancier in aanmerking komt voor voorlopige gunning van de opdracht. De 3 kandidaten die het beste scoren op de gunningscriteria kwaliteit komen in aanmerking voor een interview.

Meerdere aanbiedingen

Provincie Gelderland behoudt zich het recht voor om in geval van meerdere aanbiedingen van een en dezelfde kandidaat, ongeacht of deze van een of meerdere leverancier(s) afkomstig zijn, een of meer offerte(s) betreffende kandidaat terzijde te leggen. Alleen de offerte die als eerste is ontvangen zal dan in behandeling worden genomen. Door provincie Gelderland worden uitsluitend offertes in behandeling genomen waarbij alle voor de beoordeling daarvan benodigde gegevens door leverancier zijn aangeleverd. In geval van een administratief gebrek of een kennelijke vergissing met betrekking tot een eis of gunningcriterium in de offerte, behoudt provincie Gelderland zich het recht voor om de leverancier het administratieve gebrek dan wel de kennelijke vergissing te laten herstellen binnen een termijn van 1 werkdag, te rekenen vanaf de dag van verzending van een verzoek daartoe. Indien het gevraagde niet binnen de daartoe gestelde termijn is ontvangen of indien het administratieve gebrek dan wel de kennelijke vergissing naar de mening van provincie Gelderland niet door het antwoord is hersteld, wordt de offerte van de leverancier terzijde gelegd.

Gestanddoeningstermijn

Een door leverancier uitgebrachte offerte blijft tenminste 90 kalenderdagen vanaf de datum waarop deze is ontvangen, ongewijzigd en onverminderd van kracht.

Procedure

De procedure wordt uitgevoerd in twee fasen. In fase 1 worden de offertes beoordeeld op de eisen en de gunningcriteria kwaliteit. Fase 2 is de interviewfase.

Tarieven - Indexering

Het door de leverancier aangeboden uurtarief is vast tot en met 31 januari 2027. Dit uurtarief kan eenmaal per jaar opnieuw worden vastgesteld op basis van de CBS-index: "Cao-lonen, contractuele loonkosten en arbeidsduur; indexcijfers (2020=100)" voor de bedrijfstak/branche "O-Q Overheid en zorg". De eerste indexering is gebaseerd op het indexcijfer van november 2025 en november 2026. Daarna wordt iedere volgende indexering vastgesteld over de periode november tot november. Indexeringsverzoeken over voorgaande jaren kunnen niet met terugwerkende kracht worden ingediend en ingevoerd. De betreffende indexcijfers staan op internet: StatLine - Cao-lonen, contractuele loonkosten en arbeidsduur; indexcijfers (2020=100) (cbs.nl) Druk op de hierboven genoemde link en pas de gegevens aan van Bedrijfstakken/branches (SBI 2008) middels Bedrijfstakken 1e digit (SBI 2008) >> Samenstelling bedrijfstakken 1e digit. Vink daarna de categorie O-Q Overheid en zorg aan. Leverancier dient voor de indexering uit te gaan van de kolom "Cao-lonen per uur incl. bijz. beloningen" en "Cao-sector overheid" (ook aanpassen in tabel). Leverancier dient hiertoe uiterlijk op 31 december (voor het eerst uiterlijk op 31 december 2026) schriftelijk een gespecificeerd en rekenkundig onderbouwd voorstel te hebben gedaan dat door provincie Gelderland schriftelijk moet worden bekrachtigd. Na goedkeuring door provincie Gelderland wordt het geindexeerde uurtarief per februari daaropvolgend (voor het eerst per 1 februari 2027) toegepast. Alle indexeringsvoorstellen dienen te worden gezonden naar het e-mailadres inhuur@gelderland.nl.

Overige Informatie

Door het indienen van uw offerte gaat leverancier zonder voorbehoud akkoord met de Algemene Inkoopvoorwaarden (AIV) Gelderland 2023 voor leveringen en diensten. De AIV Gelderland 2023 zijn te raadplegen op gelderland.nl/inkoopvoorwaarden. Provincie Gelderland zal een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen. Er wordt een VOG link verstrekt na gunning. Indien leverancier personeel ter beschikking stelt, staat leverancier in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi). Provincie Gelderland faciliteert aan leverancier een provinciale laptop, die eigendom is van de provincie en die ook beheerd wordt door de provincie. Dit om te voldoen aan wettelijke verplichtingen op het gebied van informatieveiligheid. Provincie Gelderland beschikt verder over voldoende kantoorvoorzieningen waar leverancier gebruik van kan maken. Kandidaat is de afgelopen twee jaar niet in loondienst geweest van provincie Gelderland om een draaideurconstructie te voorkomen. Bij gunning dient er een UEA formulier te worden ingevuld.

Facturatie

Er wordt geen gebruik gemaakt van de facturatiemodule. De factuur dient direct te worden verstuurd aan provincie Gelderland met daarop het zaaknummer en het, door provincie Gelderland op een later moment aan u toegestuurd, inkoopordernummer. De digitale factuur kan verzonden worden naar facturen@gelderland.nl. Het factuuradres is: Provincie Gelderland, Markt 11, 6811 CG ARNHEM.

Rechtsbescherming/bezwaar tegen gunningsbeslissing

In afwijking van artikel 1.6 en artikel 11.2 van de inschrijfvoorwaarden geldt de volgende bepaling. Indien een leverancier zich niet kan vinden in de gunningbeslissing is hij gedurende zeven (7) kalenderdagen na dagtekening van de bekendmaking van de gunningsbeslissing in de gelegenheid deze aan te vechten door een kort geding aanhangig te maken bij de Rechtbank Gelderland. In het belang van een snelle en goede voortgang wordt u verzocht om per e-mail via inhuur@gelderland.nl provincie Gelderland tijdig op te hoogte te stellen van het aanwenden van een rechtsmiddel. Door het uitbrengen van een offerte gaat elke Leverancier ermee akkoord dat bovengenoemde termijn van zeven (7) kalenderdagen een vervaltermijn is, en dat het niet uitbrengen van een dagvaarding binnen deze termijn in kort geding zal leiden tot niet-ontvankelijk verklaring van de Leverancier, en verval van iedere aanspraak.

Klachtenprocedure

In afwijking van artikel 9 van de inschrijfvoorwaarden geldt de volgende bepaling. Het is mogelijk om een klacht in te dienen per e-mail via klachtenmeldpunt@gelderland.nl. Voordat u een klacht indient moet u, indien mogelijk, eerst een vraag stellen voor de Nota van Inlichtingen. U moet duidelijk aangeven dat het een klacht betreft. De voorwaarden voor het indienen van een klacht staan aangegeven in de Klachtenregeling aanbestedingen Gelderland 2013.

Social Return

De provincie Gelderland kent een aantal organisatiedoelstellingen, een daarvan is het bijdragen aan Social Return. Social Return is een aanpak om meer werkgelegenheid te creeren voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt door middel van het opnemen van sociale voorwaarden, eisen en/of wensen in inkoop- en aanbestedingstrajecten. Op deze manier leveren opdrachtnemers een bijdrage op het gebied van werkgelegenheid en/of ontwikkeling van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Er zijn verschillende manieren om invulling te geven aan Social Return. Denk aan het bieden van werkplekken, leerbanen, werkervaringsplekken en stages. Maar ook andere vormen van Social Return zijn welkom, zoals het bieden van of bijdragen aan scholing, begeleiding, geven van gastcolleges of advies aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt en/of leerlingen/studenten. Creatieve invullingen die op een andere wijze bijdragen aan de (arbeids-)participatie en/of ontwikkeling van mensen met afstand tot de arbeidsmarkt zijn tevens mogelijk. Voorbeelden hiervan zijn Sociale inkoop (inkopen van diensten of producten bij sociale werkvoorzieningen/sociale ondernemingen) of het creeren van of bijdragen aan maatschappelijke activiteiten/sociale projecten. De Social Return coordinator van provincie Gelderland kan u hierin verder informeren, op weg helpen en ondersteunen. Na gunning zal de Social Return coordinator contact met u opnemen om samen te kijken naar de mogelijkheden.

CO2 resultaten

Provincie Gelderland is gecertificeerd op de CO2 prestatieladder, trede 5. In het kader van deze certificering worden CO2 resultaten gemonitord (waarvoor we de CO2 resultaten van onze leveranciers nodig hebben). Op verzoek van provincie Gelderland moet u op transparante wijze de gevraagde CO2 resultaten verstrekken met betrekking tot uw vervoersbewegingen (voor zover dit relevant is voor uw opdracht en benodigd is voor de berekening van onze CO2 resultaten). Indien u deze CO2 resultaten zelf (nog) niet monitort, moet u deze naar uw beste inschatting verstrekken. We verwachten in ieder geval dat kandidaat kan aangeven welk(e) vervoersmiddel(en) er ingezet zijn voor deze opdracht, of deze CO2 neutraal zijn (of niet) en een globale inschatting van het aantal afgelegde kilometers voor deze opdracht.

Verbod op Russische betrokkenheid

Op basis van het vijfde sanctiepakket van de Europese Unie is het provincie Gelderland niet toegestaan opdrachten te gunnen aan Russische partijen. Provincie Gelderland sluit een leverancier uit indien er sprake is van Russische betrokkenheid. Door het indienen van een offerte verklaart leverancier naar eer en geweten dat er geen sprake is en zal zijn van Russische betrokkenheid bij deze offerte en bij de uitvoering van de overeenkomst. Leverancier verklaart in het bijzonder dat: a) Leverancier geen (rechts)persoon is met een Russische nationaliteit en deze (rechts) persoon (natuurlijke personen, bedrijven, entiteiten of organen) niet gevestigd is in Rusland; b) Leverancier geen rechtspersoon is die voor meer dan 50% eigendom is van een Russische partij zoals hierboven onder a) genoemd; c) Leverancier niet handelt in belang van of op aanwijzing van een Russische partij, zoals bedoeld onder a) en b); Indien de opdracht aan leverancier wordt gegund, bevestigt leverancier door ondertekening van de overeenkomst dat er geen sprake is van Russische betrokkenheid in de hierboven bedoelde zin. Als na ontvangst van de offerte of na gunning van de opdracht uit ons eigen onderzoek blijkt dat (mogelijk) sprake is van Russische betrokkenheid bij de uitvoering van de overeenkomst, dan zal de provincie Gelderland u alsnog verzoeken ondersteunende documentatie te overleggen voor uw standpunt dat geen sprake is van Russische betrokkenheid bij uw onderneming