Administratief medewerker -Medewerker en Beheer Projectsupport

Projectsupport - grote vastgoedopgave

De opdracht
Voor de ondersteuning van een omvangrijke en meerjarige vastgoedopgave zijn wij op zoek naar een ervaren en proactieve medewerker Projectsupport.
De vastgoedopgave omvat meerdere projecten en activiteiten die gelijktijdig worden voorbereid en uitgevoerd. De projecten bevinden zich in verschillende fasen en kennen uiteenlopende betrokkenen, belangen en dynamiek.
Om deze opgave succesvol te realiseren is een professionele projectorganisatie nodig waarin informatie, planning, besluitvorming, financiën en voortgang goed met elkaar zijn verbonden.
Als medewerker Projectsupport ondersteun je één of meerdere projectleiders en projectteams. Je zorgt voor structuur en overzicht binnen de projecten en draagt eraan bij dat projectinformatie, planning, besluitvorming en acties goed worden georganiseerd en opgevolgd.
Je werkt nauw samen met projectmanagers, de manager Vastgoed, projectteamleden en diverse interne en externe stakeholders. Afhankelijk van de fase en behoefte van de projecten varieert je rol van organisatorische en administratieve ondersteuning tot ondersteuning op het gebied van planning, rapportage, financiën, risico's en projectbeheersing.

Wie zoeken wij?
Wij zoeken een zelfstandige en gestructureerde professional die gemakkelijk schakelt tussen verschillende projecten, werkzaamheden en stakeholders.
Je bent organisatorisch sterk en vindt het vanzelfsprekend om vooruit te kijken. Je ziet wat nodig is, stelt gerichte vragen en onderneemt actie wanneer dat nodig is. Je bent niet bang om zaken aan de orde te stellen wanneer informatie ontbreekt, afspraken niet worden nagekomen of ontwikkelingen aandacht vragen.
Je communiceert helder en werkt zorgvuldig. Tegelijkertijd ben je flexibel en weet je goed om te gaan met veranderende prioriteiten en een dynamische projectomgeving.
Je bent een stevige en betrouwbare gesprekspartner voor de projectmanager en werkt vanuit een dienstverlenende houding, zonder de verantwoordelijkheid van de projectmanager over te nemen.

Jouw meerwaarde
Je zorgt ervoor dat de projectorganisatie goed functioneert en dat projectmanagers beschikken over actuele en betrouwbare informatie om hun projecten te kunnen sturen.
Daarmee draag je bij aan een professionele, voorspelbare en beheersbare uitvoering van de vastgoedopgave.

Samenwerking
De medewerker Projectsupport werkt nauw samen met de projectleider(s), manager Vastgoed, projectteamleden en verschillende interne en externe stakeholders.
De projectleider is verantwoordelijk voor het succesvol leiden van het project en voor de inhoudelijke en sturende verantwoordelijkheid. Projectsupport ondersteunt de projectleider en neemt werkzaamheden uit handen die bijdragen aan een efficiënte en professionele projectorganisatie.
De werkzaamheden en prioriteiten worden regelmatig afgestemd. De taakverdeling kan gedurende de opdracht wijzigen afhankelijk van de fase en actuele behoefte van de projecten.
Van Projectsupport wordt verwacht dat de medewerker binnen de eigen verantwoordelijkheid zelfstandig werkzaamheden oppakt en actief meedenkt over de ondersteuning die nodig is.

Werkzaamheden

1. Projectorganisatie en ondersteuning

• Ondersteunen van projectmanager(s) bij de organisatie en uitvoering van projecten.
• Organiseren en faciliteren van projectoverleggen, werksessies, bijeenkomsten en stuurgroepen.
• Voorbereiden van overleggen en verzamelen van benodigde stukken en informatie.
• Opstellen van verslagen en vastleggen van besluiten en afspraken.
• Bewaken van de opvolging van actiepunten.
• Voorbereiden van presentaties, besluitvormingsstukken en andere projectdocumenten.
• Fungeren als aanspreekpunt voor organisatorische en praktische vragen binnen het projectteam.

2. Projectbeheersing en voortgang

• Bijhouden van projectplanningen en voortgangsinformatie.
• Ondersteunen bij het monitoren van planning versus realisatie.
• Bijhouden van actie-, besluiten-, issue- en risicologboeken.
• Verzamelen en structureren van informatie van projectteamleden en andere betrokkenen.
• Ondersteunen bij voortgangsrapportages.
• Signaleren van afwijkingen, knelpunten en afhankelijkheden en deze onder de aandacht brengen van de projectmanager.
• Inzichtelijk maken van de samenhang tussen verschillende projecten binnen de vastgoedopgave.

3. Projectinformatie en documentmanagement

• Inrichten en beheren van digitale projectomgevingen, waaronder Teams.
• Structureren en beheren van projectdossiers.
• Bewaken van de volledigheid en actualiteit van projectdocumentatie.
• Zorgen voor een eenduidige en toegankelijke informatievoorziening binnen projecten.
• Beschikbaar stellen van relevante informatie voor projectteams, management en besluitvorming.

4. Financiële ondersteuning

• Ondersteunen bij het inzichtelijk houden van de financiële stand van projecten.
• Bijhouden van budgetten, prognoses en financiële projectinformatie.
• Ondersteunen bij het controleren van facturen en financiële gegevens.
• Signaleren van afwijkingen tussen budget, prognose en realisatie.
• Bijdragen aan periodieke financiële rapportages.

5. Capaciteits- en resourceplanning

• Ondersteunen bij het plannen en inzichtelijk maken van de benodigde capaciteit binnen projecten.
• Bijhouden van capaciteitsgegevens.
• Inzichtelijk maken van de inzet van projectteamleden en beschikbare capaciteit.
• Signaleren van afwijkingen tussen planning, capaciteit, allocatie en gerealiseerde uren.
• Ondersteunen bij het verzamelen en controleren van uren- en capaciteitsinformatie.

6. Projectfasen en projectafronding

• Ondersteunen bij de voorbereiding en inrichting van nieuwe projecten.
• Ondersteunen bij projectstarts, besluitvormingsmomenten en overdrachten.
• Ondersteunen van de projectmanager tijdens de verschillende projectfasen.
• Compleet maken van projectdossiers bij afronding.
• Ondersteunen bij evaluatie, rapportage en overdracht.
• Vastleggen en ontsluiten van relevante leerpunten voor volgende projecten.

• HBO werk- en denkniveau.
• Minimaal 2 jaar relevante ervaring in projectondersteuning, projectsecretariaat, projectbeheersing of een vergelijkbare functie.
• Ervaring met het ondersteunen van meerdere projecten en/of projectmanagers.
• Sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden.
• Analytisch en nauwkeurig vermogen.
• Ervaring met Microsoft 365 en digitale samenwerkingsomgevingen, waaronder Teams.

Wensen

• Ervaring met projectplanning en voortgangsrapportages.
• Ervaring met financiële projectadministratie is gewenst.
• Ervaring met capaciteitsplanning is een pré.
• Je kunt goed omgaan met verschillende belangen, deadlines en veranderende prioriteiten.

Competenties

• Proactief: Neemt initiatief en anticipeert op wat nodig is binnen het project.
• Organisatievermogen: Kan verschillende werkzaamheden, afspraken en informatie effectief organiseren en bewaken.
• Nauwkeurig: Werkt zorgvuldig en zorgt voor betrouwbare en actuele projectinformatie.
• Verbindend: Werkt gemakkelijk samen met verschillende disciplines en stakeholders.
• Omgevingsbewust: Heeft oog voor verschillende belangen en weet wanneer afstemming nodig is.
• Signalerend vermogen: Herkent afwijkingen, risico's en knelpunten en maakt deze bespreekbaar.
• Flexibel: Schakelt gemakkelijk tussen verschillende projecten, werkzaamheden en prioriteiten.
• Zelfstandig: Pakt werkzaamheden zelfstandig op, bewaakt de voortgang en weet wanneer afstemming noodzakelijk is.

De medewerker Projectsupport werkt nauw samen met de projectleider(s), manager Vastgoed, projectteamleden en verschillende interne en externe stakeholders. De projectleider is verantwoordelijk voor het succesvol leiden van het project en voor de inhoudelijke en sturende verantwoordelijkheid. Projectsupport ondersteunt de projectleider en neemt werkzaamheden uit handen die bijdragen aan een efficiënte en professionele projectorganisatie.

Optie tot verlenging: Nee

Hybride: Standplaats: Deventer en Enschede, hybride werken mogelijk.

Overig algemeen:

CAO HBO Schaal Salarisschaal - 9

Toon aan hoe je de gevraagde ervaring met projectondersteuning kan aantonen. Geef daarbij een concreet voorbeeld van een project waarin je meerdere werkzaamheden en/of betrokkenen hebt gecoördineerd, zelfstandig de voortgang hebt bewaakt en actief hebt gesignaleerd en gehandeld bij knelpunten of afwijkingen.