Managementassistent(e)

Opdracht

Jij bent de spil die zorgt dat het management scherp kan sturen. Je houdt overzicht in een volle agenda, zorgt dat de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar is en bewaakt dat afspraken ook echt worden nagekomen. Je werkt proactief, signaleert knelpunten en doet verbetervoorstellen van slimmere planning tot digitalisering en automatisering (ook met AI) zodat processen soepel lopen en er rust en focus ontstaat.

Agendabeheer- en regie:

• Stuurt proactief op prioriteiten, overzicht en effectiviteit bij het plannen van afspraken;
• Signaleert knelpunten in de planning en doet verbetervoorstellen.

Informatievoorziening- en beheer:

• Richt een efficiënte en toegankelijke informatievoorziening in voor de manager;
• Structureert, beheert en optimaliseert informatiestromen ten behoeve van vergaderingen;
• Zorgt voor tijdige, volledige en bruikbare informatie.

Besluit- en actiebeheer:

• Zorgt voor heldere en beknopte vastlegging van besluiten, acties en kernpunten uit overleggen;
• Structureert en beheert actielijsten en bewaakt de voortgang;
• Signaleert tijdig wanneer acties uitblijven of deadlines in gevaar komen;
• Spreekt betrokkenen aan op openstaande acties en gemaakte afspraken;
• Zorgt voor tijdige en duidelijke terugkoppeling over de status van acties.

• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar in de rol van Managementassistente. Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject;
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar bij een omgevingsdienst. Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject;
• Aantoonbare werkervaring met AFAS. Benoem dit duidelijk in de offerte.

Wensen

• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met AFAS. Benoem dit duidelijk in de offerte (20 punten);
• Aantoonbare afgeronde administratieve/secretariele opleiding op minimaal mbo 4 niveau (10 punten);
• Uurtarief maximaal € 85,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werkverkeer, werk-werkverkeer, parkeerkosten én fee (30 punten);
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar in de rol van Managementassistente. Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject (40 punten);
  • Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring (40 punten);
  • Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring (20 punten);
  • Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring (0 punten).

Competenties

• Je bent proactief, verbindend en je houdt van structuur in een dynamische omgeving;
• Je combineert organisatietalent met tact en durft te adviseren op prioriteiten;
• Iemand die overzicht houdt, snel schakelt en prioriteiten aanbrengt (ook als alles tegelijk lijkt te komen);
• Communicatief sterk en professioneel in contact met collegas en externe partners; je voelt verhoudingen goed aan;
• Digitaal vaardig en nieuwsgierig naar slimmer werken: je ziet kansen om processen te verbeteren en te automatiseren.

Als inwoner en ondernemer in Gelderland kunt u op ons rekenen. Omgevingsdienst Groene Metropool zorgt voor een duurzame, veilige en gezonde leefomgeving. Dit doen we door taken uit te voeren op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH). Daarnaast geven wij ook advies aan onze partners, zoals gemeenten en provincies, en delen wij kennis over verschillende belangrijke onderwerpen. Bijvoorbeeld over circulair ondernemen of gevaarlijke stoffen.

Werken bij Omgevingsdienst Groene Metropool is samen met onze partners een belangrijk doel nastreven: het creëren en behouden van een veilige, duurzame en gezonde leefomgeving.?Daarom zoeken wij mensen met passie en kennis over hun vak en die zich graag inzetten om voor iedereen een fijne omgeving te realiseren om te wonen en werken.

Stap 1: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de cv's van de kandidaten die door de administratieve partner zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.
Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.
De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 2 in de beoordeling). De beste kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 2: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap één van de beoordeling worden herhaald.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op dinsdag 22 september 2026. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 18 september 2026 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Optie tot verlenging: De opdracht kan 2 keer met 6 maanden worden verlengd.

Hybride: Is hybride werken mogelijk: Nee.

Overig algemeen:

Offerte-eisen
Maximaal 5 pagina's cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• BYOD (bring your own device): voor deze opdracht moet de kandidaat gebruik maken van eigen apparatuur.