Senior Managementondersteuner

Omschrijving van de opdracht
De missie van de NCTV is om bij te dragen aan een veilig en stabiel Nederland door dreigingen te onderkennen en de weerbaarheid en bescherming van vitale belangen te versterken, met als doel het voorkomen en beperken van maatschappelijke ontwrichting. Als coördinator zorgt de NCTV voor de strategische verbinding tussen alle betrokken spelers in het Nederlandse veiligheidsdomein, voor het reduceren van nationale veiligheidsrisico’s en - als het erop aan komt - het beheersen van nationale crises.

De NCTV monitort ernstige dreigingen van alle aard maar richt zich in zijn aanpak op de security aspecten. Op dit moment ligt de focus op terrorisme en cyber- en statelijke dreigingen. Te midden van technologische ontwikkelingen, geopolitieke verschuivingen, andere maatschappelijke verhoudingen en verwachtingen van de samenleving, moet de NCTV optimaal kunnen inspelen op complexe en veranderlijke dreigingen tegen de nationale veiligheid.

In de koude fase, als er geen incident of crisis is, stelt de NCTV de veiligheidspartners in staat om aan de hand van dreigingsbeelden en beleidsevaluatie te bezien of beleidsinzet en maatregelen gewijzigd of geïntensiveerd moeten worden. De organisatie is in deze fase gericht op het prepareren en versterken van het netwerk. In een warme fase is de NCTV vanuit de verantwoordelijkheid voor de nationale crisiscoördinatie de organisatie die besluiten over overheidsoptreden voorbereidt, het netwerk leidt en verantwoordelijk is voor de crisiscommunicatie.

In al het werk van de NCTV staan de maatschappelijke opgaven centraal en de nieuwe organisatiestructuur ondersteunt deze werkwijze. NCTV’ers werken aan maatschappelijke opgaven (MO’s) in de vorm van inhoudelijke programma’s en projecten. Deze werkvormen zijn per definitie tijdelijk en flexibel. Naast de flexibele programma’s, is een aantal vaste taken die in de kern van de NCTV-organisatie zijn geplaatst (analyse, bedrijfsvoering, strategie/staf, crisisbeheersing en - communicatie). Vanuit de kernonderdelen wordt ook bijgedragen aan de programma’s en projecten.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden
Inzet in verband met vrijgekomen werkplek. Waardoor er nu sprake is van tijdelijke onderbezetting. In deze functie zal je onder andere:

• een complexe agenda bijhouden en afspraken maken;

• bijeenkomsten, vervolgbijeenkomsten en vergaderingen organiseren, van het reserveren

  van zaalruimte en catering tot controleren of alles in orde is;

• inkomende vragen via meerdere kanalen (mail, telefoon en persoonlijk) aannemen en

  verdelen én zelfstandig veelvoorkomende vragen afhandelen;

• (telefonische) contacten onderhouden met in- en externe instanties en personen;

• bezoekers ontvangen;

• correspondentie, memo’s, rapporten, presentaties en andere documenten op basis van

  concepten of handgeschreven exemplaren verzorgen;

• documenten, correspondentie, gegevens en rapporten archiveren en beheren;

• dienstreizen regelen, van vervoersmiddel tot verblijfslocatie;

Eisen

• De kandidaat heeft minimaal 6 jaar aantoonbare werkervaring als (directie)secretaresse binnen een organisatie met meer dan 50 werknemers. En vervult een coordinerende rol en kan stukken inhoudelijk beoordelen.

• De kandidaat beheerst de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift.

• De kandidaat heeft een goede beheersing van het MS-office pakket (Outlook, Word, Excel en Powerpoint), iBabs.

• De aangeboden kandidaat dient op elk interview criterium minimaal een voldoende te score om in aanmerking te komen voor gunning.

• 2 relevante referenties, die de volgende gegevens bevatten: naam referent, functie, organisatie, e-mailadres en/of telefoonnummer.

• De kandidaat heeft een afgeronde opleiding op minimaal HBO(+) niveau.

• De kandidaat dient in bezit te zijn van een geldige screening A, of dient bereid te zijn deze te halen.

• De kandidaat dient een motivatiebrief aan te leveren: In de motivatiebrief staat duidelijk omschreven, waarom de kandidaat bij de NCTV wilt werken en waarom de functie bij hem/haar past. De motivatiebrief bestaat uit maximum 1 A-4tje.

Interviewcriteria

• De aangeboden kandidaat is sensitief, kan goed inplannen/organiseren en is zich als geen ander bewust van zijn/haar omgeving.

• De aangeboden kandidaat laat zien proactief mee te willen werken binnen het project. Dit laat de kandidaat zien door tijdens het gesprek met concrete voorbeelden te komen over hoe kandidaten huidige zaken zal oplossen.

• De aangeboden kandidaat is analytisch sterk, initiatiefrijk, flexibel. Daarnaast kan de kandidaat goed samenwerken en is creatief in het vinden van oplossingen.

• De aangeboden kandidaat kan zich goed uitdrukken en is sociaal vaardig.

• De aangeboden kandidaat past binnen het team: Communicatief vaardig (ideeën en oplossingen kunnen overbrengen en klantgericht zijn), Secuur, Aanpassingsvermogen (zelfstandig en binnen team, zowel gestructureerd als improviserend kunnen werken), Stressbestendig (meerdere prioriteiten tegelijk aankunnen), Flexibel (kunnen omgaan met wijzigingen in prioriteiten)

Meer informatie
Voor vragen omtrent de inschrijfprocedure en verdere afhandeling, bekijk de footer van deze pagina of ga naar onze Hoe Werkt Het-pagina. Toch nog vragen? Neem direct contact op met Jan de Vries via 06 - 365 104 90 of per mail via jan.devries@kbenp.nl.

Tot uiterlijk 1 werkdag voor de sluitingsdatum is het mogelijk om te reageren op deze inhuuropdracht.