Senior Project Management Ondersteuner.

Binnen de Inlichtingen en Veiligheidsketen worden er in het kader van Informatie Gestuurd Optreden (IGO), nieuwe applicaties ontwikkeld en vindt er, onder andere door wijzigende Wet- en Regelgeving, verdere ontwikkeling plaats binnen deze nieuwe en reeds bestaande applicaties. Wij zoeken voor de (door)ontwikkeling van het programma Nederlands Operationeel Inlichtingen Systeem (NOIS) - een enthousiaste, resultaatgerichte en daadkrachtige Projectmanagement Ondersteuner (PMO), die ook een rol als scrum coach kan invullen voor het programma team en project team. Daarnaast bij voorkeur ook een rol als juridisch adviseur met actuele juridische kennis, liefst opgedaan middels een WO studie rechten.

Werkzaamheden

• Ondersteunen van de programma manager, projectmanager en de projectgroep;
• Plannen, voorbereiden en faciliteren van vergaderingen en bijeenkomsten;
• Notuleren, afstemmen en verspreiden van de verslagen van overleggen;
• Bewaken, najagen en opvolgen van acties;
• Voorbereiden projectrapportages;
• Ondersteunen van de projectmanager en programma manager bij: Projectplanning Risicomanagement Financiele (project)administratie (begroting, leveranciers, contracten);
• Inhuur- en inkoopproces;
• Bijhouden Intranet, opstellen nieuwsbrieven, QRC's en andere communicatiemiddelen (in samenspraak met de communicatieadviseur);
• Aanvragen devices voor vaste medewerkers;
• Voorbereiding besluitvormingsfora (documentenstroom);
• Office-management;
• Juridische ondersteuning bij project en programma vraagstukken;
• Ondersteuning bieden bij de (invoering van) de agile manier van werken.

Achtergrond opdracht
Rol Projectmanagement Ondersteuner (PMO) en analist

De PMO ondersteunt de projectmanager en de projectgroep bij het beheersen van het project. De PMO neemt initiatief, denkt pro-actief mee met de projectmanager (en groep), kijkt vooruit en anticipeert.

De PMO legt binnen het project verantwoording af aan de projectmanager, maar maakt ook deel uit van het Expertisecentum. Vanuit het Expertisecentum wordt de ondersteuning van de verschillende projecten gecoordineerd en wordt een uniforme werkwijze gestimuleerd binnen de verschillende projecten (bijvoorbeeld op het gebied van risicomanagement, testmanagement, privacy en kwaliteitsmanagement). Je hebt een grote mate van zelfstandigheid, doortastendheid en creativiteit. Je verdiept je in de materie, analyseert, doet implementatie- en verbetervoorstellen en stemt af met projectleider en collegas.

Je neemt de verantwoordelijk voor het risicomanagement proces en begeleid de agile manier van werken binnen het project. Bij juridische vraagstukken kun je ook inhoudelijke ondersteuning bieden.

• Je hebt minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring met het gekozen eCF profiel of soortelijke functie eCF4 Lead Professional / Senior manager
• e-CF profiel: Project Manager | E.02 Project- en portfoliomanagement
• eCF2 Professional: het begrijpen en toepassen van project management principes inclusief het toepassen van methodes, hulpmiddelen en processen om eenvoudige projecten te leiden en de kosten en waste te minimaliseren
• eCF4 Lead Professional / Senior manager: het managen van complexe project en/of programmas, inclusief de interactie met andere projecten en/of programmas, het beinvloeden van de project / programma strategie op basis van nieuwe of alternatieve oplossingen waarbij de balans blijft tussen effectiviteit en efficiency, het herzien van

Wensen

• Je hebt bij voorkeur meer dan de aangegeven eis aantoonbare werkervaring met de gevraagde functie binnen het eCF profiel.
• Je hebt aantoonbare werkervaring in project- en programmamanagementondersteuning en het zelfstandig uitvoeren van risicomanagement op defensie projecten die zich bezig houden met IRM/CM.
• Je hebt bij voorkeur aantoonbaar middels certificaat: PRINCE2 Foundation, Scrum master.
• Je hebt bij voorkeur aantoonbaar werkervaring met financiele overheidsadministraties.
• Je hebt bij voorkeur kennis en ervaring met (invoeren van) agile werken bij een grote organisatie.
• Je hebt bij voorkeur aantoonbare werkervaring met SAP.
• Je hebt bij voorkeur aantoonbare werkervaring met Sharepoint.

Optie tot verlenging: Niets over bekend.

Hybride: De frequentie is een schatting, mits het werk dit toelaat. Afspraak met betrekking tot thuiswerken gaat altijd in overleg met de behoeftestellen (2 dagen).

Fee: De administratieve partner rekent een aanvullende fee van € 2,50 boven op het tarief.

Overig algemeen:

eCF-profiel
Deze opdracht is gebaseerd op het European e-Competence Framework (e-CF). Dit is een Europese standaard voor het beschrijven van IT-competenties en het bijbehorende niveau van verantwoordelijkheid.

Het eCF-profiel geeft aan welke competenties en op welk niveau (e-1 t/m e-5) van de professional verwacht worden.

Wij verwachten dat professionals in hun cv duidelijk aantonen dat zij over deze competenties beschikken. Dit kan door per relevante opdracht of functie te beschrijven:

• welke rol de professional vervulde
• welke werkzaamheden en verantwoordelijkheden daarbij hoorden
• in welke mate deze aansluiten op de gevraagde eCF-competenties en het niveau
• Cv's waarin de gevraagde eCF-competenties niet aantoonbaar terugkomen, kunnen niet volledig worden beoordeeld op geschiktheid.

Generieke beschrijving competentiegebied en niveau's

Implementeert plannen voor een veranderingsprogramma. Plannen en regisseert een enkele of een portfolio van ICT-projecten om de coordinatie en het beheer van onderlinge afhankelijkheden te waarborgen. Orchestreert projecten om nieuwe, interne of extern gedefinieerde processen te ontwikkelen of implementeren om te voldoen aan vastgestelde bedrijfsbehoeften. Definieert activiteiten, verantwoordelijkheden, kritische mijlpalen, middelen, vaardigheden, interfaces en budget, optimaliseert kosten en tijdsbesteding, minimaliseert verspilling en streeft naar hoge kwaliteit. Ontwikkelt noodplannen om potentiele implementatieproblemen aan te pakken. Levert een project op tijd, binnen het budget en in overeenstemming met de oorspronkelijke vereisten. Creeert en onderhoudt documenten om het monitoren van de projectvoortgang te vergemakkelijken.

Samenvattende opgave en missie
Beheert projecten om optimale prestaties en resultaten te bereiken. Definieert, implementeert en beheert projecten vanaf de conceptie tot de uiteindelijke levering. Verantwoordelijk voor het behalen van optimale resultaten, conformeren aan normen voor kwaliteit, veiligheid en duurzaamheid en voldoen aan gedefinieerde scope, prestaties, kosten en planning. Implementeert agile werkwijzen waar van toepassing.

Taken

• Organiseer, coordineer en leid het projectteam
• Zorg voor betrokkenheid en communicatie van belanghebbenden
• Houd toezicht op de projectvoortgang
• Coordineren, vastleggen en zorgen voor naleving van de kwaliteit
• Circulatie en distributie van informatie van de projecteigenaar
• Zorg ervoor dat het project helpt om de bredere doelen van de organisatie te ondersteunen
• Voldoen aan budgetten en levertijden
• Werk het project bij naargelang de veranderende omstandigheden