Recordmanager

Defensie zoekt een professional voor project- en lijnwerkzaamheden ter verbetering van de informatiehuishouding. De opdracht behelst het uitwerken van functionele eisen, testen van functionaliteit, inrichten van de RMA-module en het DMS van DefDoc, opleiden van medewerkers en trainen in informatiebeheerprincipes.

De professional zal ook beleid en richtlijnen voor digitaal archiefbeheer implementeren, het beheer van de records management applicatie (RMA) coördineren, de juiste registratie, opslag, toegankelijkheid en verwijdering van documenten waarborgen conform Archiefwet en AVG, bewaartermijnen en vernietigingsprocessen beheren, en adviseren bij het omgaan met digitaal archief.

De opdracht is onderdeel van het programma Defensie Open op Orde (DOO), dat de informatiehuishouding van Defensie versterkt om informatiegestuurd te werken, te voldoen aan Woo en Archiefwet, en besluitvorming en verantwoording te verbeteren. De implementatie van het Document Management Systeem (DMS) en Records Management Applicatie (RMA) genaamd DefDoc is hierin cruciaal voor het verhogen van de volwassenheid van de informatiehuishouding, vindbaarheid en traceerbaarheid van informatie.

Je analyseert het bedrijfsdomein, optimaliseert bedrijfsprestaties via technologietoepassingen, analyseert informatie en processen ter ondersteuning van bedrijfsplannen, en formuleert functionele en niet-functionele vereisten voor informatieoplossingen.

Taken

• Draag bij aan de voorbereiding van het bedrijfsplan van de organisatie
• Analyse van zakelijke vereisten en ontwerpgerelateerde processen
• Ondersteuning van digitale transformatie, het identificeren van verbeterpunten in bedrijfsprocessen
• Bied mogelijke ICT-oplossingen die voldoen aan de ICT-strategie
• Ontwikkel businesscases met betrekking tot de voorgestelde oplossingen
• Analyseer vereiste informatie en documenten
• Plan ontwikkelen voor continuïteit van operaties

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met het gekozen eCF profiel (Business Analyst) of een soortgelijke functie.
• HBO-/WO-niveau, bij voorkeur in informatiebeheer, archiefkunde, informatiemanagement of vergelijkbaar.
• Aantoonbare ervaring met digitaal archiefbeheer / records management (minimaal 3 jaar).
• Ervaring met de implementatie van Records management applicaties of modules bij een grote overheidsinstelling.
• Ervaring met de veranderkundige opgave rond de overgang van fysiek naar digitaal (semi)statisch archiefbeheer.
• Kennis van en ervaring met wet- en regelgeving rondom informatiebeheer, zoals Archiefwet, AVG/GDPR en relevante normen (bijvoorbeeld ISO 15489).
• Praktische ervaring met document- en recordsmanagementsystemen (bijvoorbeeld Filenet, SharePoint, Alfresco, OpenText).

De opdrachtgever is het Ministerie van Defensie. Defensie brengt haar informatiehuishouding op orde als basis voor informatiegestuurd werken, een doelmatige administratieve organisatie en voldoen aan Woo en Archiefwet. Het programma Defensie Open op Orde (DOO) voert de regie over deze veranderkalender en voert veel verbeterprojecten uit, van business transformatie tot IT realisatie. De hoofddoelstelling van dit programma is: Defensie bereikt een versterkte informatiepositie ten behoeve van verbeterde besluitvorming en verantwoording. Daartoe moet informatie juist, compleet, actueel, vindbaar en toegankelijk zijn. Het programma realiseert de inrichting voor informatiehuishouding defensiebreed en ondersteunt de organisatie met kennis, capaciteit en technologie om de volwassenheid van informatiehuishouding te verhogen onder waarborg van de veiligheid van de Staat.

De implementatie van het Document Management Systeem (DMS) en Records Management Applicatie (RMA) genaamd DefDoc is een cruciaal onderdeel van de integrale business transformatie voor de verbeterde informatiehuishouding. Met de defensiebrede implementatie van dit systeem wordt een belangrijke basis gelegd voor het verhogen van de volwassenheid van de informatiehuishouding. Het systeem sluit aan op de dagelijkse werkzaamheden en stukkenstromen en vervangt de huidige archiefoplossing Xpost. DefDoc dient bij te dragen aan de vindbaarheid van informatie en de traceerbaarheid van de totstandkoming van stukken, beleid en besluitvorming. Het bevordert dat informatie juist, compleet, actueel, vindbaar en toegankelijk wordt. Om een defensiebrede werking zeker te stellen, zijn standaardisatie in informatieprocessen en een uniforme werkwijze belangrijke uitgangspunten van DefDoc. Hierbij wordt rekening gehouden met opgave en specificiteit per Defensie onderdeel.

Optie tot verlenging: Niets over bekend.

Hybride: Er kan 2 dagen per week thuisgewerkt worden.

Fee: De administratieve partner rekent een aanvullende fee van € 2,50 boven op het tarief.

Overig algemeen:

Generieke beschrijving competentie gebied en niveau's

Identificeert en beheert gestructureerde en ongestructureerde informatie en houdt rekening met het beleid voor informatieverspreiding. Creëert informatiestructuur om exploitatie en optimalisatie van informatie mogelijk te maken. Begrijpt de juiste tools die kunnen worden ingezet om bedrijfskennis te creëren, te extraheren, te onderhouden, te vernieuwen en te verspreiden om zo te profiteren van het informatie-item.

Deze opdracht is gebaseerd op het European e-Competence Framework (e-CF), een Europese standaard voor het beschrijven van IT-competenties en het bijbehorende niveau van verantwoordelijkheid. Het eCF-profiel geeft aan welke competenties en op welk niveau (e-1 t/m e-5) van de professional verwacht worden. Het gevraagde eCF-profiel is Business Analyst, Referentie Gebied: D.10 Informatie- en kennismanagement.