Projectleider Processen DefDoc.

eCF-profiel

Deze opdracht is gebaseerd op het European e-Competence Framework (e-CF). Dit is een Europese standaard voor het beschrijven van IT-competenties en het bijbehorende niveau van verantwoordelijkheid.

Het eCF-profiel geeft aan welke competenties en op welk niveau (e-1 t/m e-5) van je verwacht worden.

Wij verwachten dat je in je cv duidelijk aantoont dat je over deze competenties beschikt. Dit kan door per relevante opdracht of functie te beschrijven:

• welke rol je vervulde
• welke werkzaamheden en verantwoordelijkheden daarbij hoorden
• in welke mate deze aansluiten op de gevraagde eCF-competenties en het niveau

Cvs waarin de gevraagde eCF-competenties niet aantoonbaar terugkomen, kunnen niet volledig worden beoordeeld op geschiktheid.

Opdrachtomschrijving

De komende 2 jaar wordt binnen Defensie een nieuw Document Management Systeem (DMS) geïmplementeerd. Deze Defensiebrede uitrol is onderdeel van het programma DOO en bestaat uit parallelle deelprojecten per Defensie Onderdeel (Landmacht, Luchtmacht, Marine, Marechaussee en ondersteunende Commando's, Directies en Diensten).

Werkzaamheden:
De projectleider Processen geeft sturing aan een team die uitvoering geeft aan:

• het uitwerken van de eenduidige processen en inrichtingsproducten op gebied van informatiehuishouding (IHH) samen met vertegenwoordiging vanuit de Defensieonderdelen en DOO;
• zorgt voor validatie van de uitgewerkte processen en inrichtingsproducten IHH met Defensieonderdelen;
• voorbereiden van behandeling in het Besluitvormend Orgaan transformatie IHH;
• zorgt voor afstemming met systeemfunctionaliteit en benodigde gebruikersadoptie van de processen.

Verantwoordelijkheden:
De projectleider is verantwoordelijk voor:

• het opleveren van kwalitatief goede producten die bijdragen aan het verbeteren van de informatiehuishouding;
• zorgdragen voor producten die bijdragen aan een Defensiebrede werking;
• draagvlak creëren voor de opgeleverde producten bij de Defensieonderdelen;
• identificeren van nieuwe IHH-behoeftes.

Je werkt met een team van business analisten en experts op gebied van procesanalyse. Het is een dynamische omgeving met een volle veranderkalender bij de Defensie onderdelen in combinatie met een groeiende volwassenheid op gebied van informatiehuishouding en de uitrol en doorontwikkeling van DefDoc. Je rapporteert aan de programmamanager DefDoc. Voor de uitvoering van de opdracht is contact met (het management van) de gebruikersorganisatie mogelijk. De programmastandplaats is Den Haag. Vanuit het belang van stakeholdermanagement met de Defensie onderdelen en andere projectteams wordt flexibiliteit in werklocaties verwacht.

Achtergrond opdracht

Defensie brengt haar informatiehuishouding op orde als basis voor informatiegestuurd werken, een doelmatige administratieve organisatie en voldoen aan Woo en Archiefwet. Het programma Defensie Open op Orde (DOO) voert de regie over deze veranderkalender en voert veel verbeterprojecten uit, van business transformatie tot IT realisatie. De hoofddoelstelling van dit programma is: Defensie bereikt een versterkte informatiepositie ten behoeve van verbeterde besluitvorming en verantwoording. Daartoe moet informatie juist, compleet, actueel, vindbaar en toegankelijk zijn. Het programma realiseert de inrichting voor informatiehuishouding defensiebreed en ondersteunt de organisatie met kennis, capaciteit en technologie om de volwassenheid van informatiehuishouding te verhogen onder waarborg van de veiligheid van de Staat.

De implementatie van het Document Management Systeem (DMS) en Records Management Applicatie (RMA) genaamd DefDoc is een cruciaal onderdeel van de integrale business transformatie voor de verbeterde informatiehuishouding. Met de defensiebrede implementatie van dit systeem wordt een belangrijke basis gelegd voor het verhogen van de volwassenheid van de informatiehuishouding. Het systeem sluit aan op de dagelijkse werkzaamheden en stukkenstromen en vervangt de huidige archiefoplossing Xpost. DefDoc dient bij te dragen aan de vindbaarheid van informatie en de traceerbaarheid van de totstandkoming van stukken, beleid en besluitvorming. Het bevordert dat informatie juist, compleet, actueel, vindbaar en toegankelijk wordt. Om een defensiebrede werking zeker te stellen, zijn standaardisatie in informatieprocessen en een uniforme werkwijze belangrijke uitgangspunten van DefDoc. Hierbij wordt rekening gehouden met opgave en specificiteit per Defensie onderdeel.

Generieke beschrijving competentiegebied en niveau's

Beoordeelt de implicaties van nieuwe digitale oplossingen. Definieert de vereisten en kwantificeert de zakelijke voordelen. Beheert de inzet van verandering, rekening houdend met structurele en culturele kwesties. Onderhoudt de continuïteit van bedrijfsprocessen en processen gedurende de gehele verandering, bewaakt de impact, neemt de vereiste corrigerende maatregelen en verfijnde aanpak.

Samenvattende opgave en missie

Beheert projecten om optimale prestaties en resultaten te bereiken. Definieert, implementeert en beheert projecten vanaf de conceptie tot de uiteindelijke levering. Verantwoordelijk voor het behalen van optimale resultaten, conformeren aan normen voor kwaliteit, veiligheid en duurzaamheid en voldoen aan gedefinieerde scope, prestaties, kosten en planning. Implementeert agile werkwijzen waar van toepassing.

Taken:

• Organiseer, coördineer en leid het projectteam
• Zorg voor betrokkenheid en communicatie van belanghebbenden
• Houd toezicht op de projectvoortgang
• Coördineren, vastleggen en zorgen voor naleving van de kwaliteit
• Circulatie en distributie van informatie van de projecteigenaar
• Zorg ervoor dat het project helpt om de bredere doelen van de organisatie te ondersteunen
• Voldoen aan budgetten en levertijden
• Werk het project bij naargelang de veranderende omstandigheden

• Je hebt minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring met het gekozen eCF4 Lead Professional / Senior manager
• e-Cf profiel: Project Manager | E.07 Management van veranderingen in bedrijfsprocessen
• eCF3 Senior Professional /Manager: het evalueren van wijziging requirements en het gebruiken van specifieke vaardigheden om potentiële methoden en standaarden te identificeren die ingezet kunnen worden
• eCF4 Lead Professional / Senior manager: het organiseren en borgen van het plannen, beheren en implementeren van significante ICT wijzigingen in de organisatie

Wensen

• Voor deze functie zoeken wij bij voorkeur een professional met >5 jaar relevante werkervaring.
• Je hebt idealiter aantoonbare werkervaring met: transitie-, verander- of implementatietrajecten bij organisaties met >2500 medewerkers;
• interactie tussen bedrijfsprocessen, organisatie inrichting en IT;
• stakeholdermanagement, het opstellen van plannen en rapportages, procesverbetering en escalatiemanagement; projectmanagement.
• kennis en/of ervaring binnen Defensie c.q. het veiligheidsdomein
• werkervaring en kennis op het gebied van informatiehuishouding vanuit de invalshoeken informatiemanagement, informatiesystemen en gegevensbeheer
• ervaring met Document Management Systemen.

De programmastandplaats is Den Haag. Vanuit het belang van stakeholdermanagement met de Defensie onderdelen en andere projectteams wordt flexibiliteit in werklocaties verwacht.

Opdrachtgever: Ministerie van Defensie

Optie tot verlenging: Niets over bekend.

Hybride: De frequentie is een schatting, mits het werk dit toelaat. Afspraken met betrekking tot thuiswerken gaan altijd in overleg met de behoeftesteller.

Fee: De administratieve partner rekent een aanvullende fee van € 2,50 boven op het uurtarief.