Projectleider Adoptie DefDoc.

eCF-profiel
Deze opdracht is gebaseerd op het European e-Competence Framework (e-CF). Dit is een Europese standaard voor het beschrijven van IT-competenties en het bijbehorende niveau van verantwoordelijkheid.

Het eCF-profiel geeft aan welke competenties en op welk niveau (e-1 t/m e-5) van de professional verwacht worden.

Wij verwachten dat je in je cv duidelijk aantoont dat je over deze competenties beschikt. Dit kan door per relevante opdracht of functie te beschrijven:

• welke rol je vervulde
• welke werkzaamheden en verantwoordelijkheden daarbij hoorden
• in welke mate deze aansluiten op de gevraagde eCF-competenties en het niveau

Cvs waarin de gevraagde eCF-competenties niet aantoonbaar terugkomen, kunnen niet volledig worden beoordeeld op geschiktheid.

De komende 2 jaar wordt binnen Defensie een nieuw Document Management Systeem (DMS) geïmplementeerd. Deze Defensiebrede uitrol is onderdeel van het programma DOO en bestaat uit parallelle deelprojecten per Defensie Onderdeel (Landmacht, Luchtmacht, Marine, Marechaussee en ondersteunende Commando's, Directies en Diensten).

Om de business transformatie binnen Defensie te faciliteren is een integrale veranderaanpak opgesteld waarin het DefDoc implementatieteam, LSO team en adoptie team vanuit een integrale aanpak optreden voor de uitrol van DefDoc bij de defensieonderdelen. Verandermanagement activiteiten worden per doelgroep (bijv leidinggevenden, i-professionals en medewerkers) vormgegeven en gepland. Het adoptieteam is verantwoordelijk voor ondersteunende communicatie, opleiding en adoptie/acceptatie van de verandering. Langs deze assen is de implementatiestrategie van DefDoc vertaald naar veranderaanpak en concrete activiteiten.

De projectleider Adoptie geeft sturing aan het team en zorgt voor:

• verbinding met programmamanagement, projectleiders implementaties, productowners en stakeholders binnen de Defensie onderdelen;
• aansturen medewerkers op de deelgebieden en bewaken voortgang, oplossen knelpunten etc;
• opzetten, activeren en onderhouden van de planning per Defensie onderdeel als onderdeel van de overkoepelende DefDoc implementatie planning;
• borgen van capaciteit en middelen om de projectdoelstellingen te bereiken;
• met het team uitvoering geven aan de activiteiten zoals voorzien per deelgebied en het realiseren van de doelstellingen.

De projectleider is verantwoordelijk voor:

• het opleveren van kwalitatief goede producten die bijdragen aan het verbeteren van de informatiehuishouding en de adoptie en acceptatie bij eindgebruikers;
• zorgdragen voor producten die bijdragen aan een Defensiebrede werking;

Achtergrond opdracht
Defensie brengt haar informatiehuishouding op orde als basis voor informatiegestuurd werken, een doelmatige administratieve organisatie en voldoen aan Woo en Archiefwet. Het programma Defensie Open op Orde (DOO) voert de regie over deze veranderkalender en voert veel verbeterprojecten uit, van business transformatie tot IT realisatie. De hoofddoelstelling van dit programma is: Defensie bereikt een versterkte informatiepositie ten behoeve van verbeterde besluitvorming en verantwoording. Daartoe moet informatie juist, compleet, actueel, vindbaar en toegankelijk zijn. Het programma realiseert de inrichting voor informatiehuishouding defensiebreed en ondersteunt de organisatie met kennis, capaciteit en technologie om de volwassenheid van informatiehuishouding te verhogen onder waarborg van de veiligheid van de Staat.

De implementatie van het Document Management Systeem (DMS) en Records Management Applicatie (RMA) genaamd DefDoc is een cruciaal onderdeel van de integrale business transformatie voor de verbeterde informatiehuishouding. Met de defensiebrede implementatie van dit systeem wordt een belangrijke basis gelegd voor het verhogen van de volwassenheid van de informatiehuishouding. Het systeem sluit aan op de dagelijkse werkzaamheden en stukkenstromen en vervangt de huidige archiefoplossing Xpost. DefDoc dient bij te dragen aan de vindbaarheid van informatie en de traceerbaarheid van de totstandkoming van stukken, beleid en besluitvorming. Het bevordert dat informatie juist, compleet, actueel, vindbaar en toegankelijk wordt. Om een defensiebrede werking zeker te stellen, zijn standaardisatie in informatieprocessen en een uniforme werkwijze belangrijke uitgangspunten van DefDoc. Hierbij wordt rekening gehouden met opgave en specificiteit per Defensie onderdeel.

Generieke beschrijving competentiegebied en niveau's
Beoordeelt de implicaties van nieuwe digitale oplossingen. Definieert de vereisten en kwantificeert de zakelijke voordelen. Beheert de inzet van verandering, rekening houdend met structurele en culturele kwesties. Onderhoudt de continuïteit van bedrijfsprocessen en processen gedurende de gehele verandering, bewaakt de impact, neemt de vereiste corrigerende maatregelen en verfijnde aanpak.

Samenvattende opgave en missie
Beheert projecten om optimale prestaties en resultaten te bereiken.
Definieert, implementeert en beheert projecten vanaf de conceptie tot de uiteindelijke levering. Verantwoordelijk voor het behalen van optimale resultaten, conformeren aan normen voor kwaliteit, veiligheid en duurzaamheid en voldoen aan gedefinieerde scope, prestaties, kosten en planning.
Implementeert agile werkwijzen waar van toepassing.

Taken

• Organiseer, coördineer en leid het projectteam
• Zorg voor betrokkenheid en communicatie van belanghebbenden
• Houd toezicht op de projectvoortgang
• Coördineren, vastleggen en zorgen voor naleving van de kwaliteit
• Circulatie en distributie van informatie van de projecteigenaar
• Zorg ervoor dat het project helpt om de bredere doelen van de organisatie te ondersteunen
• Voldoen aan budgetten en levertijden
• Werk het project bij naargelang de veranderende omstandigheden

• Je hebt minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring met het gekozen eCF profiel of soortelijke functie eCF4 Lead Professional / Senior manager.
• e-CF profiel: Project Manager | E.07 Management van veranderingen in bedrijfsprocessen
• eCF3 Senior Professional /Manager: het evalueren van wijziging requirements en het gebruiken van specifieke vaardigheden om potentiele methoden en standaarden te identificeren die ingezet kunnen worden
• eCF4 Lead Professional / Senior manager: het organiseren en borgen van het plannen, beheren en implementeren van significante ICT wijzigingen in de organisatie

Wensen

• Je hebt bij voorkeur meer dan aangegeven eis aantoonbare werkervaring met de gevraagde functie binnen het eCF profiel.
• Je hebt bij voorkeur >5 jaar aantoonbare relevante werkervaring als een projectleider.
• Je hebt bij voorkeur aantoonbare werkervaring met transitie-, verander- of implementatietrajecten bij organisaties met >2500 medewerkers;
• Je hebt bij voorkeur aantoonbare werkervaring met interactie tussen bedrijfsprocessen, organisatie inrichting en IT;
• Je hebt bij voorkeur aantoonbare werkervaring stakeholdermanagement, het opstellen van plannen en rapportages, procesverbetering en escalatiemanagement;
• Je hebt bij voorkeur aantoonbare werkervaring met projectmanagement
• Je hebt bij voorkeur aantoonbare werkervaring met Defensie c.q. het veiligheidsdomein
• Je hebt bij voorkeur aantoonbare werkervaring op het gebied van informatiehuishouding vanuit de invalshoeken informatiemanagement, informatiesystemen en gegevensbeheer
• Je hebt bij voorkeur aantoonbare werkervaring met Document Management Systemen.

Ministerie van Defensie

Optie tot verlenging: Niets over bekend.

Hybride: De frequentie is een schatting, mits het werk dit toelaat. Afspraken met betrekking tot thuiswerken gaat altijd in overleg met de behoeftesteller.

Fee: De administratieve partner rekent een aanvullende fee van € 2,50 boven op het uurtarief.