Programmamanager Informatiehuishouding (IHH) op Orde

De Informatiehuishouding is noodzakelijk voor een betrouwbare en goed functionerende overheid. Na de toeslagenaffaire is de Rijksoverheid gestart met een generiek actieplan om de Informatiehuishouding te verbeteren: Open op Orde (OoO). De MIVD werkt vanaf 2024 actief aan het doorvoeren van verbeteringen in haar Informatiehuishouding d.v.m. Programma IHH op Orde. De programmamanager IHH op Orde is het aanspreekpunt voor de MIVD en AIVD voor de inhoud van de projecten en producten en andere zaken behorende tot het programma, zoals capaciteit, financien en tijdspad.

Project- en programmamanagement

• Verantwoordelijkheid voor ontwikkeling en realisatie van project- programmadoelstellingen, creëren van (rand)voorwaarden en zorg dragen voor het opstellen en realiseren van strategische project- en programmaplannen en begroting;
• Besturing van programma / projecten en de daarbij behorende fasen (initiatief, definitie, ontwerp, voorbereiding, realisatie en nazorg);
• Aansturing van programma - / projectteam of eenheid;
• Aansturing op bedrijfsvoerings aspecten en daarbij zorg dragen voor efficiente inzet van mensen en middelen, toegekende budgetten en nauwgezette (voortgangs)bewaking en monitoring bedrijfscultuur uitgedragen door voorbeeldgedrag en zorg dragen voor een transparant, veilig en stimulerend werkklimaat.

Voorbereiding, ontwikkeling en realisatie (programma- /project)resultaten en doelstellingen

• Analyse relevante context, markten, (markt)partijen, informatie en ontwikkelingen en inventarisatie standpunten, belangen, conflicten, tegenstellingen en meningen;
• Beoordelen implicaties en consequenties, bepalen gewenste toekomstsituatie en definieren doelen;
• Afbakening, specificering (doelen) en onderzoek naar politiek, maatschappelijke en/of organisatorische haalbaarheid;
• Typering en beinvloeding van omgeving (intern en extern), onderhandelen, draagvlak creëren en betrekken relevante actoren;
• (Markt)partijen ingeschakeld, samenwerkingsverbanden, en coalities tot stand gebracht;
• Inventarisatie en structurering (bestaande) projecten, processen, (benodigde) mensen en middelen en dergelijke, samenhangen/relaties bepalen en relateren project-/programmadoelen;
• Integraal programma-/projectplan(nen) opgesteld en gerealiseerd voor de diverse fasen van project/programma en autorisatie door opdrachtgever;
• Doen uitvoeren van een onafhankelijke (externe) audit en risicoanalyse en zorg dragen voor het risicomanagement;
• Programma onderliggende projecten en doelen bijgesteld;
• Afbouw en afronding programma- / projecten en internalisatie en inbedding (van effecten) in bestaande organisatie.

Vertegenwoordiging en netwerken

• Op strategisch niveau vertegenwoordiging en netwerken opgebouwd, onderhouden en gebruikt;
• Strategische onderhandelingen en innemen van standpunten in- en extern;
• Richtinggevend invloed uitgeoefend op (met name intern) ambtelijk, maatschappelijk en politiek topniveau.

Bijdrage aan strategisch beleid

• Fundamentele invloed op ontwikkeling en realisatie van strategisch beleid en bijdragen aan de ontwikkeling van strategisch organisatiebeleid.

Achtergrond opdracht

Het doel van het programma is het duurzaam op orde brengen van de Informatiehuishouding en het daarmee verbeteren van de totale informatievoorziening naar een hoger volwassenheidsniveau zodat de MIVD en AIVD effectiever en efficienter kunnen functioneren en samenwerken, zowel met elkaar als met de partners. Het op orde brengen en houden van de informatievoorziening en informatiehuishouding zijn onderdeel van de integrale management verantwoordelijkheid.

Het programma IHH op Orde biedt ondersteuning voor het kunnen nemen van die verantwoordelijkheid door inzicht te bieden in de problematiek, mogelijke oplossingen en impact op de organisatie. Ook het aanbieden van capaciteit, het opstellen van beleid en kaders waar onderdelen aan moeten voldoen, borging in de organisatie, bewustwording campagnes, en het overdragen van kennis vallen onder deze ondersteuning. Het programma levert een aantal producten (en diensten) die bijdragen aan het realiseren van de beschreven doelstellingen. Deze producten zijn onder te verdelen in drie verantwoordelijkheidsgebieden en worden op meerdere manieren geleverd:
(1) Kaders voor samenhang, performance, herleidbaarheid, geheugen en archief (IHH-by-design).
(2) Faciliteren van projecten bij de implementatie op basis van de IHH-doelarchitectuur en bijbehorende kaders.
(3) Opleveren nieuwe (toekomstvaste) IHH bouwblokken/functionaliteiten.

• Je hebt minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring met de functie die past bij het eCF profiel 'Project manager - E.02 Project- en portfoliomanagement'.
• Generieke beschrijving competentie gebied en niveau's
  Implementeert plannen voor een veranderingsprogramma. Plannen en regisseert een enkele of een portfolio van ICT-projecten om de coördinatie en het beheer van onderlinge afhankelijkheden te waarborgen. Orchestreert projecten om nieuwe, interne of extern gedefinieerde processen te ontwikkelen of implementeren om te voldoen aan vastgestelde bedrijfsbehoeften. Definieert activiteiten, verantwoordelijkheden, kritische mijlpalen, middelen, vaardigheden, interfaces en budget, optimaliseert kosten en tijdsbesteding, minimaliseert verspilling en streeft naar hoge kwaliteit. Ontwikkelt noodplannen om potentiële implementatieproblemen aan te pakken. Levert een project op tijd, binnen het budget en in overeenstemming met de oorspronkelijke vereisten. Creëert en onderhoudt documenten om het monitoren van de projectvoortgang te vergemakkelijken.
• eCF2 Professional
  het begrijpen en toepassen van project management principes inclusief het toepassen van methodes, hulpmiddelen en processen om eenvoudige projecten te leiden en de kosten en waste te minimaliseren
• eCF4 Lead Professional / Senior manager
  het managen van complexe project en/of programma's, inclusief de interactie met andere projecten en/of programma's, het beïnvloeden van de project / programma strategie op basis van nieuwe of alternatieve oplossingen waarbij de balans blijft tussen effectiviteit en efficiency, het herzien van regels en het kiezen standaarden, het nemen van de volledige verantwoordelijk voor de project / programma resultaten inclusief budget en resource management en het werken voorbij begrenzing van het project
• Samenvattende opgave en missie
  Beheert projecten om optimale prestaties en resultaten te bereiken. Definieert, implementeert en beheert projecten vanaf de conceptie tot de uiteindelijke levering. Verantwoordelijk voor het behalen van optimale resultaten, conformeren aan normen voor kwaliteit, veiligheid en duurzaamheid en voldoen aan gedefinieerde scope, prestaties, kosten en planning. Implementeert agile werkwijzen waar van toepassing.
• Taken
  • Organiseer, coördineer en leid het projectteam
  • Zorg voor betrokkenheid en communicatie van belanghebbenden
  • Houd toezicht op de projectvoortgang
  • Coördineren, vastleggen en zorgen voor naleving van de kwaliteit
  • Circulatie en distributie van informatie van de projecteigenaar
  • Zorg ervoor dat het project helpt om de bredere doelen van de organisatie te ondersteunen
  • Voldoen aan budgetten en levertijden
  • Werk het project bij naargelang de veranderende omstandigheden

Wensen

• Je hebt bij voorkeur meer dan aangegeven eis aantoonbare werkervaring met de gevraagde functie binnen het eCF profiel.
• Je hebt bij voorkeur kennis van en minimaal 5 jaar ervaring opgedaan binnen het inlichtingen- en veiligheidsdomein.
• Je hebt een HBO-diploma en/of WO werk- en denkniveau.
• Je hebt kennis over hoe je komt tot een pakket van eisen waar de business mee kan gaan werken.
• Je weet hoe je een onderzoek kan uitvoeren naar solutions en een besluit kan (laten) nemen.
• Je bent ook bekend met de realisatie en implementatie van de software. Je kan het gehele traject begeleiden.
• Je hebt kennis van en ervaring met TOGAF, Scaled Agile Framework en bij voorkeur NORA.
• Je hebt kennis van DUTO.
• Je hebt aantoonbare kennis van IHH opgedaan tijdens studie en/of in de praktijk.
• Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring als programmamanager binnen en buiten de overheid op het vlak van IHH.
• Je hebt gedegen kennis van en ruime ervaring met applicatie-ontwikkeling in het IHH vakgebied (in het bijzonder content management systemen); van het uitwerken van behoeften tot het opstellen van contracten met leveranciers.
• Je hebt specifieke kennis van, en ervaring met, de ontwikkeling van informatie architectuur producten.

Competenties

• Je neemt het management mee in hun rol in de besturing van bedrijfsprocessen en informatie, met als doel om maatregelen rondom informatiehuishouding nog beter onderdeel te laten zijn van integrale besturing van bedrijfsprocessen.
• Je kan goed schakelen tussen de wereld van Business en IT.
• Je hebt ruime ervaring om IHH onderdeel te laten maken van de organisatie.
• Je kan IHH-bewustzijn vergroten met de juiste boodschap in alle delen van de organisatie.
• Naast vakinhoudelijke kennis op specifieke architectuur onderwerpen heb je brede ervaring op het gebied van management, governance en het begeleiden van verandertrajecten.
• Je kan medewerkers activeren om op de juiste wijze te handelen in het IHH-vakgebied.
• Je kan medewerkers in staat stellen (door trainingen/educatie) om de skills te ontwikkelen in het IHH-vakgebied.

Ministerie van Defensie

Optie tot verlenging: Niets over bekend.

Hybride: Thuiswerken is niet mogelijk

Fee: De administratieve partner rekent een aanvullende fee van € 2,50 boven op het uurtarief.

Overig algemeen:

eCF-profiel
Deze opdracht is gebaseerd op het European e-Competence Framework (e-CF). Dit is een Europese standaard voor het beschrijven van IT-competenties en het bijbehorende niveau van verantwoordelijkheid.

Het eCF-profiel geeft aan welke competenties en op welk niveau (e-1 t/m e-5) van de professional verwacht worden.

Wij verwachten dat professionals in hun cv duidelijk aantonen dat zij over deze competenties beschikken. Dit kan door per relevante opdracht of functie te beschrijven:

• welke rol de professional vervulde

• welke werkzaamheden en verantwoordelijkheden daarbij hoorden

• in welke mate deze aansluiten op de gevraagde eCF-competenties en het niveau

Cvs waarin de gevraagde eCF-competenties niet aantoonbaar terugkomen, kunnen niet volledig worden beoordeeld op geschiktheid.