Bestuursassistent

Organisatie
Een sociale en ondernemende gemeente met ruim 75.000 inwoners. Hier werken we samen met 650 collega’s aan de best mogelijke dienstverlening voor inwoners, bedrijven en instellingen. De lijnen zijn kort, we kennen elkaar en we weten wat er speelt. Onder het motto: vertrouwen, verbinden en verantwoordelijkheid.

Over de afdeling Bedrijfsvoering (BV)
Werken voor Bedrijfsvoering is werken voor de motor van de gemeente. Bij elke ontwikkeling of ieder proces is deze afdeling betrokken. Hier werken adviseurs en ondersteuners die collega’s helpen hun werk te doen. Bij BV vind je HR, financiën, communicatie, inkoop, informatiemanagement, onderzoek, IT, facilitaire zaken, bestuursadvisering en juridische zaken. Kortom, grote afwisseling in collega’s én in het werk.

Team
Het bestuurssecretariaat is een hecht team van professionals die allround secretariële ondersteuning biedt aan het college van B&W, zodat de bestuurders zich kunnen focussen op hun inhoudelijke portefeuille en op de burgers van onze mooie gemeente. Het bestuurssecretariaat is onderdeel van het team facilitaire zaken. Op dit moment bestaat het bestuurssecretariaat van de Gemeente Leidschendam-Voorburg uit 4 bestuursassistenten in vaste dienst.

Opdracht
Om het bestuur zo optimaal mogelijk te ondersteunen is er tijdelijk behoefte aan een extra bestuursassistent. Bij de opdracht horen de volgende hoofdtaken:

• Je zorgt voor de secretariële dienstverlening aan meerdere leden van het college van burgemeester en wethouders;

• Je draagt organisatorisch en administratief  zorg  voor de vergaderingen en bijeenkomsten;

• Je signaleert en informeert het bestuur en directe collega's over zaken die voor partijen van belang zijn;

• Je ontvangt het bezoek van het bestuur;

• Je bent een allround bestuursassistente en kunt ook het team van bestuursassistentes ondersteunen;

• Communicatief sterk en past de Nederlandse taal zowel schriftelijk als mondeling foutloos toe;

• Je bent klantgericht en hebt het begrip hostmanship hoog in het vaandel staan. Dit is een belangrijk onderdeel van het dagelijks werk.

Hybride werken bestaat tot de mogelijkheden met de kanttekening dat het in nauwe overeenstemming met het bestuurssecretariaat  afgestemd moet worden.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Minimaal voor 32-36 uur per week beschikbaar, verdeeld over tenminste 4 werkdagen;
2. ‘Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten; Ditzelfde geldt voor een laptop cq iPad. Specificaties kunnen worden opgevraagd;
3. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse/bestuursassistent bij een overheid/gemeentelijke instelling;
4. Een afgeronde opleiding op minimaal MBO niveau 4.

Gunningscriteria (weging)
5. Een afgeronde opleiding op minimaal MBO niveau 4 in de richting van Directiesecretaresse / Managementassistent (25 punten);
6. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar Secretaresse/Bestuursassistent voor een directie en/of een college van bestuur (35 punten);
7. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar met Microsoft Office 365 programma’s: Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams en iBabs (duidelijk weergegeven in het cv) (25 punten);
8. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar bij een gemeente (15 punten). 

Competenties
Flexibiliteit
Je verandert je eigen gedrag indien zich problemen of kansen voordoen teneinde een gesteld doel te bereiken.

Zelfstandigheid
Je handelt volgens eigen overtuiging, onafhankelijk van anderen. Daarnaast verricht je zonder hulp van anderen taken, probeert op eigen kracht probleemsituaties de baas te worden.

Schriftelijke communicatie
Je bent duidelijk jouw opvattingen onder woorden en weet aan te sluiten bij de lezer. Formuleert ingewikkelde zaken kernachtig en weet woorden trefzeker te kiezen.

Klantgerichtheid
Je weet wensen of behoeften van klanten of gebruikers te onderzoeken en hiernaar te handelen.
Daarnaast speelt je in op de doelstellingen van doelgroepen en opdrachtgevers voor de langere termijn.

Plannen en organiseren
Je stemt activiteiten van jezelf (en anderen) op elkaar af en bepaalt hun volgorde zodat doeleinden efficiënt en effectief gerealiseerd worden.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 8. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: In overleg.

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op dinsdag 13 juni 2023 van 12.30 uur tot 14.45 uur, en op woensdag 14 juni 2023 van 09.15 uur tot 12.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 9 juni 2023 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Voor de zzp'er
De gemeente kan om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verzoeken. ‘Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop cq iPad.

Meer informatie
Voor vragen omtrent de inschrijfprocedure en verdere afhandeling, bekijk de footer van deze pagina of ga naar onze Hoe Werkt Het-pagina. Toch nog vragen? Neem direct contact op met Britt Emmen via 06 39 84 53 67 of per mail via britt.emmen@kbenp.nl.

Tot uiterlijk 1 werkdag voor de sluitingsdatum is het mogelijk om te reageren op deze inhuuropdracht.