Directie- en bestuurssecretaris

Opdracht omschrijving

Als directie- en bestuurssecretaris bij de KB ben je een ervaren en stevige gesprekspartner voor bestuur en directie in een dynamische publieke organisatie. Je ben je de strategische spil tussen bestuur, directie en organisatie en schakelt soepel tussen verschillende niveaus, belangen en disciplines en weet mensen mee te nemen. Je voert regie op bestuurlijke en directieprocessen, bewaakt de kwaliteit en voortgang van besluitvorming en zorgt voor heldere, tijdige en juridisch zorgvuldige advisering.

In een organisatie die volop in beweging is, overzie jij complexe vraagstukken, verbind je belangen en help je richting geven aan veranderopgaven met maatschappelijke impact. Je combineert bestuurlijke sensitiviteit met proceskracht en fungeert als trusted advisor voor bestuur en directie, met oog voor zowel vandaag als de lange termijn. Je wordt van harte uitgenodigd om voorstellen te doen ter verbetering van processen en deze ook uit te voeren.

Je combineert strategisch inzicht met een praktische aanpak, brengt rust in complexiteit en je combineert strategisch inzicht met een praktische aanpak.

Als directie- en bestuurssecretaris bij de KB ben je spin in het web, adviseur, klankbord, regisseur, coordinator, diplomaat. Je staat voor advies, regie, structuur en organisatie.

Werkzaamheden
Tot je primaire taken horen de coordinatie, inhoudelijke planning, agenda, verslag, regie op actie- en besluitenlijst en communciatie van de reguliere interne overleggen van Directie, Algemeen Bestuurscollege en Auditcommissie. Daarnaast vervul je deze taken ook in reguliere externe overleggen met m.n. OCW (in verschiillende samenstellingen) en doe je actief aan relatiebeheer.

Verder heb je coordinerende taken in o.a. het jaarverslag (lopend tijdens deze opdracht) en de beslutivorming van OR-trajecten en ben je verantwoordelijk voor aanpassingen in het directiestatuut en reglement.

• Ervaren directiesecretaris die zich thuis voelt in een publieke organisatie met grote maatschappelijke opgaven en een dynamische context.

Competenties

• Bestuurlijke sensitiviteit en organisatiesensitiviteit;

• Regie- en proceskracht;

• Strategisch en analytisch vermogen;

• Juridische scherpte en zorgvuldigheid;

• Verbindende communicatie (Schakelt soepel tussen verschillende niveaus, belangen en disciplines en weet mensen mee te nemen);

• Wendbaarheid en stressbestendigheid;

• Proactief;

• Zelfstandig;

• Nieuwsgierig;

• Gevoel voor humor.

Achtergrond opdracht

De huidige directie- en bestuursecretaris heet een andere baan en heeft 13 februari a.s. haar laatste werkdag. Een warme overdracht is een vereiste gezien de complexiteit van de organisatie en huidige vraagstukken, en deze kan per 2 februari voor 2 weken gegeven worden.

De organisatie is flink in beweging. Er liggen veel grote vraagstukken. De relatie met OCW is goed en daarin vervult mede de directiesecretaris een cruciale rol. De huidige algemeen directeur zit er sinds september 2024.

Je resorteert onder het Hoofd bestuurs- en organisatiezaken.

Opdrachtgever

Koninklijke Bibliotheek

Optie tot verlenging: Niets over bekend.

Hybride: Geen verdere informatie

Aantal professionals of FTE: 1

Overig algemeen:

• Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid.

• De WKA heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever.

• Wij dekken deze risicos voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening.

• Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst.
  Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst.

• Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren.

• Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.