Specialist Rijkspas backoffice

Verantwoordelijkheden

• Het coordineren van de voorbereidingen en uitrol van het Rijkspas-project:Verantwoordelijk voor het zelfstandig plannen en organiseren van de voorbereidende werkzaamheden voor de uitrol, inclusief het coordineren van het uitrolteam en het identificeren van noodzakelijke resources voor een succesvolle implementatie.
• Het inrichten en optimaliseren van de backoffice:Zelfstandig inrichten en verbeteren van de backofficestructuur, inclusief het identificeren van procesverbeteringen en het coordineren van de uitbreiding van het backofficeteam, indien nodig, op basis van de voortgang van het project.
• Het ontwikkelen van een centrale backofficefunctie:Het opzetten en optimaliseren van een centrale backoffice, waarbij zelfstandig processen worden ingericht voor het verzamelen, onderhouden en afhandelen van meldingen, vragen, klachten en speciale aanvragen met betrekking tot het pas-systeem. Hierbij ligt de nadruk op het verbeteren van de servicekwaliteit en efficientie.
• Het verbeteren van het proces voor de controle van id-scans:Het ontwerpen en implementeren van een proces voor de controle van binnengekomen id-scans die nodig zijn voor het aanvragen van een pas, met als doel een tijdige en correcte afhandeling van aanvragen.
• Het ontwikkelen van administratieve processen voor correcte pasvertrekking:Het opzetten en verbeteren van administratieve processen voor het registreren van medewerkers en het waarborgen van de nauwkeurigheid en efficientie van het pasverstrekkingsproces, waarbij er ruimte is voor optimalisatie en verbetering van de werkmethoden.
• Het waarborgen van telefonische en digitale bereikbaarheid:Het zelfstandig coordineren en optimaliseren van de telefonische en digitale bereikbaarheid van de backoffice, met als doel de beschikbaarheid en service te verbeteren en te waarborgen dat alle communicatie efficient en effectief wordt afgehandeld.
• Het ontwikkelen van administratieve processen voor aanpassingen naar de Rijkspas beheerorganisatie:Het opzetten en verbeteren van administratieve processen voor het bijhouden van wijzigingen en aanpassingen in het Rijkspas-systeem en het borging van de administratieve processen naar de beheerorganisatie, waarbij je verantwoordelijk bent voor het tijdig en correct doorgeven van wijzigingen.

Doelstellingen

De specialist Rijkspas backoffice wordt ingehuurd voor de expertise die op dit moment niet in de huidige organisatie aanwezig is en werkt voor deze opdracht aan twee doelstellingen:

Doelstelling 1 Het zelfstandig coordineren van alle backofficeprocessen rondom de landelijke uitrol van de Rijkspas, inclusief het borgen van digitale en telefonische bereikbaarheid, distributie van materialen en communicatie, met als doel een tijdige, uniforme en efficiente uitrol. Deze doelstelling en resultaten worden voor de landelijke uitrol van de Rijkspas eind 2025 opgeleverd.

Doelstelling 2 Het ontwikkelen, verbeteren en duurzaam borgen van een centraal georganiseerde backofficestructuur rondom fysieke toegangsverlening binnen de politieorganisatie, gericht op een robuust en toekomstbestendig Rijkspasproces. Deze doelstelling en resultaten worden aan het eind van het programma FTB, 31 december 2027, opgeleverd.

Resultaten

Resultaten Doelstelling 1:

Bereikbaarheid & communicatie

• Telefonische bereikbaarheid via centraal nummer ingericht en geborgd.
• Digitale bereikbaarheid via centrale mailbox.
• Contactpunt voor Planon-formulieren (afspraak- en ophaallocatietooling) ingericht.
• Communicatie-uitingen verzorgd (waar nodig) in samenwerking met senior communicatieadviseur, incl.:
• Minimaal 4 geplande intranetberichten.
• Q&As en werkinstructies gepubliceerd via Blue Portal, Intranet en/of Agora.
• Fysiek communicatiemateriaal (posters, tafelbanners) verspreid.

Logistiek & faciliteitenbeheer

• Bestelling en distributie van uitrolmaterialen (pashouders, keycords, zipclips) via RFS uitgevoerd.
• Minimaal 1 ophaallocaties ingericht en ontmanteld met het uitrolteam.
• Ophaallocaties geregistreerd en actief in GCMS.

Operationele ondersteuning & administratie

• Aanspreekpunt Intranet voor functionele vragen en plaatsing van instructiemateriaal.
• Ondersteuning geboden aan uitrolteams en eenheden tijdens uitrolmomenten.
• Facturatie van afgenomen Rijkspassen volledig verwerkt via Smartstream.
• Automatische e-mailcoordinatie rondom afspraken uitgevoerd.
• Bestellingen van B&T passen en shredders afgerond.

Monitoring & borging

• Toelichting en borging van het piepsysteem opgesteld en gedeeld met betrokken partijen.

Resultaten Doelstelling 2:

• Doorontwikkeling van processen voor bereikbaarheid, communicatie en logistiek (Planon, GCMS, automatische e-mailsystemen).
• Structurele verbetering en uitbreiding van selfservice-informatievoorziening op intranet (Blue Portal/Agora).
• Uniforme werkprocessen geborgd voor toekomstige vervangrondes en nieuwe generaties Rijkspassen.
• Jaarlijks minimaal een evaluatie met verbetervoorstel op het gebied van klantgerichtheid en logistieke efficientie.
• Functioneel aanspreekpunt en procesadviseur voor doorontwikkeling van het Rijkspasbeleid binnen de backofficeketen.

Wensen

• De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring in de ondersteuning met de implementatie van de Rijkspas in een soortgelijke opdracht.
• De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met projectmanagement binnen een overheidsorganisatie in een soortgelijke opdracht.
• De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring bij de politie

Competenties

• Organisatievermogen - Bepaalt prioriteiten en geeft de benodigde acties, tijd en middelen aan om ervoor te zorgen dat activiteiten plaats vinden en zaken geregeld worden. Evalueert de voortgang en stelt waar nodig de planning en opzet bij.
• Probleemanalyse - Signaleert problemen, zoekt en herkent belangrijke informatie, rafelt vraagstukken uiteen en legt verbanden tussen gegevens.
• Mondelinge & schriftlelijke uitdrukkingsvaardigheid - Maakt feiten, meningen en ideeen aan anderen in begrijpelijke taal mondeling duidelijk.
• Samenwerken - Heeft oog voor het groepsbelang en draagt actief bij aan het gemeenschappelijke resultaat.
• Kwaliteitsgerichtheid - Stelt hoge eisen aan de kwaliteit van het eigen werk. Is voortdurend op zoek naar mogelijkheden om de kwaliteit te verbeteren.
• Flexibel gedrag - Staat open voor en speelt adequaat en doelgericht in op verander(en)de en snel wisselende omstandigheden.
• Stressbestendig - Blijft effectief presteren onder hoge werk- en tijdsdruk, bij tegenspel en druk door anderen en in onzekere omstandigheden.