Ervaren Projectondersteuner Bedrijfsvoering Processen

Door de afgelopen jaren een zorgvuldig en effectief financieel beleid te voeren, beschikt de gemeente over een gezonde financiële positie. Daarmee is een belangrijke voorwaarde aanwezig om maatschappelijke opgaven uit te voeren, te investeren in de toekomst en eventuele financiële tegenvallers op te vangen.

Een gezonde financiële positie alleen is echter niet voldoende. De gemeente wil haar maatschappelijke taken betrouwbaar, rechtmatig, doelmatig en transparant uitvoeren. Dat vraagt om een organisatie die haar processen beheerst, beschikt over betrouwbare informatie en tijdig kan bijsturen wanneer risico's of afwijkingen zich voordoen. Een sterke interne beheersing is daarmee een onmisbare randvoorwaarde voor goed openbaar bestuur en voor het vertrouwen van inwoners, gemeenteraad, samenwerkingspartners en toezichthouders.

De afgelopen jaren zijn binnen de organisatie verschillende verbeteringen doorgevoerd in de bedrijfsvoering en de inrichting van processen. Deels met succes, maar tegelijkertijd blijkt dat verbeteringen niet altijd duurzaam worden geborgd en dat de beheersing van processen op onderdelen kwetsbaar blijft. Hierdoor is de organisatie in sommige gevallen nog te afhankelijk van extra inspanningen van medewerkers om de gewenste kwaliteit en verantwoording te realiseren.

De accountantscontrole bevestigt dat de gemeente op verschillende onderdelen haar interne beheersing structureel moet verbeteren en versterken. De belangrijkste bevindingen hebben betrekking op de prestatielevering, de prestatielevering binnen het sociaal domein, de administratieve organisatie, de financiële administratie en de naleving van de inkoopprocedures.

De verwachting is dat de geconstateerde tekortkomingen niet op zichzelf staan, maar samenhangen met onderliggende vraagstukken in de inrichting van processen, verantwoordelijkheden, sturing en borging.

Om die reden wordt gestart met een organisatie brede analyse. Deze analyse heeft als doel de onderliggende oorzaken van de geconstateerde tekortkomingen in beeld te brengen, de belangrijkste risico's en prioriteiten vast te stellen en te bepalen welke maatregelen noodzakelijk zijn om de interne beheersing duurzaam te verbeteren en versterken. De analyse vormt de basis voor een bestuurlijk afgewogen en organisatie breed verbeterprogramma, waarmee de gemeente Zutphen de bedrijfsvoering verder versterkt en duurzaam in control brengt.

Deze analyse is nadrukkelijk geen onderzoek naar individuele medewerkers of afzonderlijke incidenten. De focus ligt op de inrichting van de organisatie, de kwaliteit van processen, de wijze van sturing en de borging van verbeteringen. Doel is om gezamenlijk te leren, structurele oorzaken weg te nemen en de organisatie duurzaam te versterken. Daarmee investeert de gemeente niet alleen in een betere interne beheersing, maar ook in een professionele, betrouwbare en toekomstbestendige organisatie die het vertrouwen van bestuur, raad en samenleving blijvend verdient.

Werkzaamheden

Als projectondersteuner ga je samen met de projectleider aan de slag om een projectorganisatie in te richten om de analyse en de totstandkoming van het verbeterplan te begeleiden en voorbereidingen te treffen om met de uitvoering van het verbeterplan te starten.

De werkzaamheden bestaan onder meer uit het plannen en organiseren van bijeenkomsten, bewaken van de voortgang en actiepunten, verzorgen van verslaglegging, verzamelen en structureren van informatie en ondersteunen bij de voorbereiding en uitwerking van projectresultaten.

Resultaten

De analyse resulteert in:

• Inzicht in de onderliggende oorzaken van de geconstateerde tekortkomingen in de interne beheersing;
• Identificatie en prioritering van de kritische bedrijfsvoering processen;
• Inzicht in de inrichting van governance, verantwoordelijkheden en eigenaarschap;
• Inzicht in de benodigde kennis, competenties en capaciteit om de interne beheersing duurzaam te versterken;
• Een integraal beeld van de belangrijkste risico's en de mate waarin deze worden beheerst;
• Een uitvoerings- en verbeterplan voor de periode 2027-2029, inclusief prioriteiten, fasering, inschatting benodigde middelen en governance.

• Je hebt aantoonbare werkervaring met projectondersteuning bij complexe organisatieveranderingen en/of procesverbeteringen. Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met projectplanning, actiebewaking, verslaglegging én voortgangsrapportages. Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject.
• Je hebt aantoonbare kennis van Microsoft 365. Benoem dit duidelijk in de offerte.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met opstellen van notities, presentaties én managementinformatie. Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject.
• Je bent beschikbaar voor gemiddeld 32 tot 36 uur per week gedurende de gehele opdracht, inclusief eventuele verlengingen.

Wensen

• Aantoonbare kennis van Microsoft SharePoint én Excel. Benoem dit duidelijk in de offerte (25 punten).
• Aantoonbare werkervaring met projectondersteuning bij complexe organisatieveranderingen en/of procesverbeteringen. Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject (40 punten);
  a. Minimaal 2 jaar (40 punten);
  b. Minimaal 1 jaar (20 punten);
  c. Minder dan 1 jaar (0 punten).
• Aantoonbare werkervaring binnen een gemeentelijke organisatie. Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject (35 punten);
  a. Minimaal 2 jaar (35 punten);
  b. Minimaal 1 jaar (25 punten);
  c. Aantoonbare werkervaring (10 punten);
  d. Geen aantoonbare werkervaring (0 punten).

Competenties

• Organisatievermogen en planmatigheid: Organiseert werkzaamheden gestructureerd, bewaakt afspraken en zorgt ervoor dat activiteiten, overleggen en deadlines op elkaar aansluiten.
• Proactief handelen en ontzorgen: Anticipeert op wat het project nodig heeft en neemt zelfstandig initiatief om de voortgang te ondersteunen.
• Gedragsindicator: Signaleert ontbrekende informatie, achterblijvende acties en naderende deadlines en komt met voorstellen.
• Schriftelijke en mondelinge communicatie: Legt informatie helder, bondig en zorgvuldig vast en kan overleggen, interviews en werksessies vertalen naar bruikbare verslagen en actielijsten.
• Nauwkeurigheid en kwaliteitsbewustzijn: Werkt zorgvuldig en controleert informatie op volledigheid, consistentie en juistheid.
• Analytisch vermogen en informatie structureren: Kan informatie uit verschillende bronnen verzamelen, ordenen en samenvatten en relevante ontwikkelingen voor de projectleider zichtbaar maken.
• Samenwerken en verbinden: Werkt gemakkelijk samen met medewerkers, proceseigenaren, projectleden en management en weet informatie en bijdragen tijdig bij elkaar te brengen.
• Digitale vaardigheid: Is vaardig met gangbare kantoor- en samenwerkingsapplicaties en kan projectinformatie digitaal structureren en beheren.
• Integriteit en organisatiesensitiviteit: Gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie, begrijpt de verhoudingen binnen de organisatie en weet wanneer informatie moet worden gedeeld of juist beschermd.

Door de afgelopen jaren een zorgvuldig en effectief financieel beleid te voeren, beschikt de gemeente over een gezonde financiële positie. Daarmee is een belangrijke voorwaarde aanwezig om maatschappelijke opgaven uit te voeren, te investeren in de toekomst en eventuele financiële tegenvallers op te vangen.

Een gezonde financiële positie alleen is echter niet voldoende. De gemeente wil haar maatschappelijke taken betrouwbaar, rechtmatig, doelmatig en transparant uitvoeren. Dat vraagt om een organisatie die haar processen beheerst, beschikt over betrouwbare informatie en tijdig kan bijsturen wanneer risico's of afwijkingen zich voordoen. Een sterke interne beheersing is daarmee een onmisbare randvoorwaarde voor goed openbaar bestuur en voor het vertrouwen van inwoners, gemeenteraad, samenwerkingspartners en toezichthouders.

Stap 1: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de offertes van de kandidaten in onderlinge vergelijking op de volgende gunningscriteria: relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten en bij soortgelijke organisaties. De (minimaal 2) kandidaten die op basis van deze gunningscriteria als beste worden beoordeeld, worden uitgenodigd voor een selectiegesprek.

Stap 2: Selectiegesprek
Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de opdrachtgever. De opdrachtgever verifieert in het selectiegesprek of je (inderdaad) voldoet aan het gewenste profiel (knock-outcriteria en de gunningscriteria). De opdrachtgever beoordeelt de betreffende kandidaten in onderlinge vergelijking op de in de inhuuropdracht genoemde competenties.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op maandag 26 oktober 2026. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 21 oktober 2026 bericht.

Optie tot verlenging: De opdracht kan 2 keer met 3 maanden worden verlengd.

Hybride: Geen verdere informatie

Overig algemeen:

Offerte-eisen
Maximaal 5 pagina's cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• BYOD (bring your own device): voor deze opdracht moet je gebruik maken van eigen apparatuur. Binnen de gemeente gebruiken wij de HP ProBook 440 G11 in combinatie met de HP USB-C Dock G5.
• Voor deze aanbesteding past de inschrijver SROI toe ter waarde van 1% (ZZP) of 2% (detacheringsbureau) indien de opdracht >75.000,- passeert.
• Je stelt je voor in een korte (persoonlijke) motivatie en waarom je geschikt bent voor deze opdracht. De motivatie dient geschreven te zijn door jouzelf.