Coordinator subsidiebureau

In deze vacature gaan we uit van twee verschillende rollen in één functie. Ongeveer 3/4de van de functie gaat over de subsidiecoördinator uitgaande subsidies en 1/4de over de nieuw in te richten rol van subsidiecoördinator inkomende subsidies. Onderstaand lichten we beiden toe.

Subsidiecoördinator uitgaande subsidies

De subsidiecoördinator vormt de spil tussen subsidieaanvragers en de gemeentelijke organisatie. Jij bewaakt de toegangspoort tot publieke middelen door elke binnenkomende aanvraag vanaf het eerste contactmoment te toetsen op juridische, financiële en beleidsmatige randvoorwaarden, zodat onvolledige of niet-passende dossiers vroeg worden aangevuld of gefilterd en beleids- en financiële collega’s alleen met complete, kansrijke aanvragen worden belast. Jij zet alle beschikkingen klaar en toetst deze daarna bij de betrokken beleidsambtenaar. Op die manier worden de beleidsambtenaren zoveel mogelijk ontlast. Tegelijk garandeert de functie de rechtmatigheid en transparantie van het subsidietraject: door de Algemene wet bestuursrecht en lokale subsidieregelingen consequent toe te passen en alle stappen nauwgezet in het zaaksysteem vast te leggen, wordt het besluitvormingsproces bestand tegen bezwaar- en beroepsprocedures en ontstaat een helder audit-spoor.

Naast deze controlerende taak bied jij als coördinator hoogwaardige dienstverlening aan de medewerkers subsidiebureau. Met duidelijke ontvangstbevestigingen, snelle terugkoppeling over ontbrekende stukken en helderheid over doorlooptijden fungeert hij of zij de contactpersoon voor aanvragers. Jij bouwt duurzame relaties op met maatschappelijke partners en verbetert zo het imago van de gemeente. Door alle dossiers te registreren en te monitoren lever jij als coördinator bovendien waardevolle stuurinformatie op over bijvoorbeeld doorlooptijden, verdeling van budgetten over beleidsvelden en opkomende maatschappelijke trends, waardoor bestuur en beleid tijdig kunnen bijsturen.

Procesverbetering en digitalisering vormen een expliciet onderdeel van de functie: de subsidiecoördinator evalueert periodiek werkprocessen, formats en FAQ’s, initieert automatiseringskansen zoals webformulieren met automatische validatie en stroomlijnt de samenwerking tussen juristen, beleidsadviseurs en ICT. Derhalve ben jij belast met het beheer van het subsidiebeleid. Ten slotte borgt de functie een coherente besluitvorming door conceptbeschikkingen niet alleen juridisch correct maar ook beleidsinhoudelijk en financieel sluitend op te stellen en eventuele twijfelgevallen direct met inhoudelijke collega’s te bespreken. Zo draagt de subsidiecoördinator bij aan een betrouwbaar, klantgericht en efficiënt subsidieproces dat het maatschappelijk rendement maximaliseert en bestuurlijke risico’s minimaliseert.

Subsidiecoördinator inkomende subsidies (nieuw in te vullen rol)

De subsidiecoördinator versterkt de gemeente Zutphen door actief externe financieringskansen te signaleren, te verzilveren en te vertalen naar concrete projecten. Jij vormt de verbindende schakel tussen de gemeentelijke ambities en het provinciale, nationale en Europese subsidieveld. Met kennis van actuele beleidsprioriteiten zoals leefbaarheid, energietransitie, cultuurhistorisch erfgoed en duurzame mobiliteit koppelt de subsidiecoördinator gemeentelijke initiatieven aan passende subsidieregelingen. Daarmee vergroot de functie de financiële armslag van de gemeente en versnelt zij de realisatie van beleidsdoelen, terwijl interne capaciteit wordt ontlast.

Naast het werven van subsidies zou de subsidiecoördinator kunnen fungeren als strategisch adviseur voor programmamanagers en projectleiders. Door projectideeën te toetsen op subsidiabiliteit, doelen en begrotingen aan te scherpen en te adviseren over partnerschappen, worden aanvragen sterker en kansrijker. De subsidiecoördinator zou bijvoorbeeld het volledige aanvraagproces uit handen kunnen nemen: van het identificeren van regelingen tot het schrijven van aanvragen, het verzamelen van bewijsstukken en het afstemmen van bestuurlijke besluitvorming.

De functie borgt bovendien de rechtmatige besteding van middelen. Na toekenning bewaakt de subsidiecoördinator de naleving van subsidievoorwaarden en zorgt hij of zij dat projectteams op de hoogte zijn van rapportage- en administratieve verplichtingen. Hiermee draagt de functie bij aan een betrouwbaar, duurzaam en effectief subsidiebeheer.

Wat ligt er nog meer te doen:

• Vernieuwen van Verordeningen, thematafels omzetten in verordeningen, beleidsregels: hier was men mee bezig in 2025.
• B&W-voorstel nieuwe opzet is gewenst. In november is het besluit. Eerder starten met nadenken over de wensen en de nieuwe opzet. En de wijze van voorbespreken met collegeleden.
• Beleidsmedewerkers blijvend actief informeren over AWB, ASV 2025, controleverklaring, Zaaktypes. Ook aandacht voor inwerken van nieuw personeel.
• Goede afstemming taken subsidiebureau en financiën: meerjarige betalingen, SISA (wat moet het subsidiebureau daar precies wel en niet in doen?)
• Gevolgen staatssteunregister voor werk subsidiebureau.
• Website, sjablonen en Zaaktypes actueel houden. (Zijn er nu nog aanpassingen van de website nodig? Sjablonen en Zaaktypes zijn aangepakt).
• Soms wordt er ondersteuning gevraagd bij subsidieaanvragen bij provincie of andere organisaties: wat is de rol van het subsidiebureau?
• Bespreken termijnen en overschrijden daarvan door organisaties bij aanvragen voor subsidie of vaststellingen en ook de overschrijding van de beslistermijnen intern: wat is er nodig om dat te verbeteren?

• Je voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag.
• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau.
• Aantoonbare werkervaring met subsidietrajecten en/of (semi-) publieke financieringsregelingen.
• Aantoonbare werkervaring met projectmatig werken binnen (semi) publieke organisatie of gemeente.

Wensen

• Kennis van de Awb-regels met betrekking tot subsidies.
• Ervaring met subsidieaanvragen bij provinciale, nationale of Europese fondsen.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als “Subsidiecoördinator” binnen een gemeente.
• Aantoonbare werkervaring met AWB regels met betrekking tot subsidies en ervaring hebt met subsidieaanvragen bij provinciale, nationale of Europese fondsen.
• Minimaal 2 jaar werkervaring in de afgelopen 5 jaar met subsidietrajecten en/of (semi-) publieke financieringsregelingen.

Competenties

• Aanpassingsvermogen.
• Uitdrukkingsvaardigheid (mondeling en schriftelijk).
• Klantgericht.
• Doorzettingsvermogen.
• Tactisch gedrag.
• Resultaatgericht werken.
• Samenwerken.
• Overtuigen.
• Assertiviteit.
• Besluitvaardigheid.
• Organiseren.
• Kritisch.
• Analyserend vermogen.
• Plannen en organiseren.
• Nauwkeurig en gestructureerd werken en tijdig onvolledigheden of risico’s in dossiers en processen signaleren.
• Procesgericht: doorlooptijden bewaken, prioriteiten stellen en overzicht houden, ook wanneer meerdere trajecten parallel lopen.
• Omgevingsbewust en actief ontwikkelingen en trends binnen het subsidiebeleid volgen, kansen voor procesverbetering en optimalisatie van formats en werkwijzen signaleren.

Gemeente Zutphen

Wij zijn gepassioneerd, ondernemend en creatief. We omarmen duurzaamheid en inspiratie, en koesteren ons rijke verleden met trots. Bij ons staat goede dienstverlening centraal. We zijn er voor de Zutphense samenleving en stimuleren de betrokkenheid en samenwerking van onze inwoners.

Werken voor de gemeente Zutphen betekent werken in een prachtige en inspirerende omgeving. We zijn trots op onze historische middeleeuwse binnenstad, de IJssel en de Berkel en talloze vijvers en grachten, de wijken, de parken en het dorp Warnsveld.

Bij een gemeente werk je in een politiek-bestuurlijke omgeving. Dit betekent dat je te maken krijgt met wisselende prioriteiten en samenwerkt met verschillende groepen mensen. Je hebt de taak om zorgvuldig om te gaan met publieke middelen en soms moet je je weg vinden in wat ingewikkelde procedures. Het mooie van dit werk is, dat wat je doet vaak direct bijdraagt aan de Zutphense samenleving.

Zutphen zet in op diversiteit en inclusie. Het maakt ons niet uit waar je geboren bent, waar je in gelooft, van wie je houdt, wat je fysieke kenmerken zijn, hoe oud je bent, wat je gender is of wat je culturele achtergrond is. We zijn nieuwsgierig naar jouw talent en hoe jij het verschil maakt voor onze gemeente!

Stap 1: Uitnodiging voor een selectiegesprek

De opdrachtgever beoordeelt de cv’s van de professionals die door de administratieve partner zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.

• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De professionals die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 2 in de beoordeling). De beste professionals worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige professionals worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 2: Selectiegesprek

In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende professionals voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De professionals dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde professionals op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap één van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de professional die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige professionals worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Planning

De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op woensdag 25 maart. De professionals die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op dinsdag 24 maart 2026 bericht. Overige professionals ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Optie tot verlenging: Mogelijk maar nog niet bekend

Hybride: Geen verdere informatie

Overig algemeen:

Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9-11. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre je / de door jou aangeboden professional aan het bovengenoemde profiel voldoet.

CV-eisen

• Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

• Motivatie opgesteld door de professional zelf, toegevoegd als één document achter het cv.

Werkdagen

De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.

• Indien de professional personeel ter beschikking stelt, staat de professional in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

• BYOD (bring your own device): voor deze opdracht moet de professional gebruik maken van eigen apparatuur.

• Voor deze aanbesteding past de professional SROI toe ter waarde van 1% (ZZP) of 2% (detacheringsbureau) indien de opdracht >75.000,- passeert. De nadere invulling van de Social Return verplichting is vrij en vindt altijd plaats in overleg met de adviseur SROI van de gemeente Zutphen.

• De professional stelt zich voor in een korte (persoonlijke) motivatie en waarom deze geschikt is voor deze opdracht. De motivatie dient geschreven te zijn door de professional zelf.