Secretariele Ondersteuner BTW Haaglanden

Opdracht

Werkzaamheden van de secretariële ondersteuner:
Het verrichten van de secretariële ondersteuning van de Bestuurlijke Tafel Wonen (BTW) regio Haaglanden bij het plannen en verslagleggen van de overleggen van de BTW Haaglanden.

Het gaat om de volgende overleggen:

• Ambtelijk overleg (ongeveer 1x per maand met uitzondering van de zomervakantie);
• Het bestuurlijk overleg met de wethouders (ongeveer 1x per maand met uitzondering van de zomervakantie);
• Het gezamenlijk bestuurlijk overleg met SVH, SHH en PZH (ongeveer 5x per jaar) in overleg met SVH ( de koepel van woningcorporaties in Haaglanden);
• Het voorzittersoverleg tussen de voorzitters van de BTW,SVH, SHH en ambtelijk PZH (ongeveer 5x per jaar) in afstemming met SVH;
• Incidenteel kan het zijn dat wordt verzocht om verslaglegging te doen van specifieke overleggen of bijeenkomsten;
• Samen met de bestuurssecretariaten plannen van de reguliere overleggen.

De overleggen vinden plaats op wisselende locaties in de regio Haaglanden en soms ook online; in principe altijd tijdens kantooruren.

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het bieden van secretariële ondersteuning van ambtelijke en/of bestuurlijke overlegstructuren binnen een overheidsorganisatie;
• Aantoonbare werkervaring met het plannen, voorbereiden en verslagleggen van vergaderingen en overleggen;
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 4 jaar met Microsoft Office, waaronder minimaal Word en Excel;
• Per 1 januari 2027 beschikbaar voor 6 uur per week.

Wensen

• Aantoonbare werkervaring met het ondersteunen van overlegstructuren waarbij wordt samengewerkt met meerdere gemeenten, bestuurssecretariaten en/of andere regionale samenwerkingspartners (40 punten);
• Aantoonbare werkervaring met de secretariële ondersteuning en/of verslaglegging van ambtelijke en/of bestuurlijke overlegstructuren op het gebied van wonen, woningbouw en/of volkshuisvesting (30 punten);
• Aantoonbaar afgeronde secretariële opleiding (20 punten);
• Aantoonbare werkervaring binnen een politiek-bestuurlijke omgeving in Zuid-Holland en/of de regio Haaglanden (10 punten).

Competenties

• Communicatief vaardig;
• Samenwerkend en zelfstandig;
• Proactief.

Organisatie

Iedereen die bij de gemeente werkt, bouwt direct of indirect en uit volle overtuiging mee aan Zoetermeer. Door heldere keuzes te maken, verbindingen te leggen en uit te gaan van ieders eigen kracht zien we de stad mooier en beter worden. We zijn trots op het resultaat van vandaag en bouwen aan de resultaten van morgen.

Samen, open, flexibel en lerend creëren we oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken. Groot en klein, voor de stad en de mensen, voor nu en de toekomst We zien mogelijkheden, benutten kansen en maken ruimte voor ideeën en initiatief. Met hart voor de stad samen bouwen aan het Zoetermeer van vandaag én morgen. Dat is de misse waar wij voor gaan!

Afdeling

De Bestuurlijke Tafel Wonen Haaglanden is het samenwerkingsverband van de 9 gemeenten in Haaglanden op het gebied van Wonen. De gemeente Zoetermeer verzorgt de administratieve en financiële organisatie van de BTW.

Met het ondertekenen van het geactualiseerde Tussenakkoord in 2021 en de zogenaamde Realisatie Agenda Wonen Haaglanden (Woondeal Haaglanden) in maart 2023 is de regio Haaglanden verantwoordelijk geworden voor de opgave om tot en met 2030 75000 woningen (waarvan 25000 door corporaties en 2/3 betaalbaar) te realiseren in de regio.

De BTW heeft de beschikking over 2 fte en wordt verder ondersteund door de inzet van medewerkers van de regiogemeenten. Voor de verslaglegging van de bijeenkomsten van de ambtelijke overleggen en de BTW wordt gebruik gemaakt van de inzet van een secretariële ondersteuner. Voor de verslaglegging van de bijeenkomsten vanaf 1 januari 2027 is de BTW op zoek naar een secretariële ondersteuner.

De opdracht aan de secretariële ondersteuner wordt namens de Bestuurlijke Tafel Wonen verstrekt door de gemeente Zoetermeer en uitgevoerd onder aansturing van de secretaris van de Bestuurlijke Tafel Wonen.

Stap 1: Uitnodiging voor een selectiegesprek

De opdrachtgever beoordeelt de 5 offertes van de kandidaten die in stap 2 zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende gunningscriteria:

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten;
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De (minimaal 2) kandidaten die op basis van deze gunningscriteria als beste worden beoordeeld, worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 2 in de beoordeling).

De overige kandidaten worden in eerste instantie niet uitgenodigd voor een gesprek en ontvangen een voorlopige afwijzing. Zij nemen plaats in de zogenaamde wachtkamer.

Stap 2: Selectiegesprek

Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de opdrachtgever.

De opdrachtgever verifieert in het selectiegesprek of de betreffende kandidaten (inderdaad) voldoen aan het gewenste profiel (knock-outcriteria en de gunningscriteria). De opdrachtgever beoordeelt de betreffende kandidaten in onderlinge vergelijking op de in de inhuuropdracht genoemde competenties.

Planning

De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op donderdag 19 november 2026. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 18 november 2026 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Optie tot verlenging: 2 x 6 maand(en)

Hybride: De overleggen vinden plaats op wisselende locaties in de regio Haaglanden en soms ook online.

Overig algemeen:

Functieschaal

Deze opdracht is ingedeeld in schaal 8 (nieuwe structuur). Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de wet gelijke behandeling.

Offerte-eisen

Maximaal 5 pagina's cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf.

Werkdagen

De opdracht wordt uitgevoerd op de volgende werkdagen: ma – di – wo – do – vr

Overige informatie

Een Verklaring omtrent het Gedrag (VOG) is een vereiste.