Medewerker Procesondersteuning Domein Samenleving

De professional vervult de rol van Medewerker Procesondersteuning Domein Samenleving en ondersteunt het team Procescoördinatie in de volle breedte van de werkzaamheden. Wij zoeken een hands-on professional die procescoördinatoren ondersteunt in de uitvoering én bijdraagt aan het ontwikkelen, structureren en borgen van werkprocessen binnen het sociaal domein.

Dit is een uitvoerende rol met een inhoudelijke component. De rol is nadrukkelijk geen beleidsfunctie en ook geen puur administratieve of secretariële ondersteuning. De professional werkt mee én bouwt mee: ondersteunt in de uitvoering, brengt structuur aan, werkt processen uit, helpt formats en werkwijzen op te zetten en draagt bij aan de praktische borging daarvan binnen het team.

De opdracht richt zich in het bijzonder op het ontlasten van procescoördinatoren in hun dagelijkse praktijk en op het versterken, verduidelijken en beter borgen van de werkprocessen die nodig zijn om procescoördinatie effectief uit te voeren. De werkzaamheden van procescoördinatie overstijgen afdelingen en ook het domein Samenleving. Dat vraagt om goed ingerichte en zorgvuldig afgestemde werkprocessen, heldere werkafspraken en een passende borging van randvoorwaarden, zodat procescoördinatoren hun rol effectief kunnen vervullen. In de praktijk zijn werkwijzen, afspraken en ondersteunende processen nog niet op alle onderdelen eenduidig vastgelegd, gedocumenteerd of uitgewerkt. Een belangrijk onderdeel van deze opdracht is daarom het in kaart brengen, aanscherpen, documenteren en waar nodig optimaliseren van processen en vervolgstappen die bijdragen aan een beter werkbare en duurzamer geborgde ondersteuning van procescoördinatie.

De professional ondersteunt onder meer bij het voorbereiden, plannen en organiseren van overleggen, het afstemmen met interne en externe betrokkenen, het bewaken en opvolgen van acties en afspraken en het aanbrengen van structuur in lopende dossiers en werkprocessen. De professional zorgt ervoor dat overleggen zorgvuldig worden voorbereid, de juiste betrokkenen tijdig worden aangehaakt en vervolgacties niet blijven liggen.

Daarnaast ondersteunt de professional inhoudelijk bij complexe casuïstiek. Dit kan bestaan uit het helpen uitzoeken van mogelijke maatwerkoplossingen, het voorbereiden van vervolgstappen, het uitwerken van acties die voortkomen uit overleggen en het ondersteunen bij de afstemming tussen betrokken professionals en organisaties. Van de professional wordt verwacht dat deze voldoende inhoudelijk inzicht heeft in het domein Samenleving en/of Veiligheid en in de aard van de casuïstiek om gevoeligheden, urgentie en samenhang goed te kunnen duiden.

Een belangrijk onderdeel van de opdracht is het ondersteunen bij de verdere ontwikkeling, explicitering en vastlegging van werkprocessen rondom procescoördinatie. De professional levert een concrete bijdrage aan het inzichtelijk en werkbaar maken van processtappen, rollen, werkafspraken, informatievoorziening, dossiervorming, escalatielijnen en samenwerkingsafspraken binnen en buiten het sociaal domein. Het doel is om de ondersteuning van procescoördinatie minder afhankelijk te maken van impliciete kennis en meer duurzaam te borgen in duidelijke en toepasbare werkafspraken.

Hieronder valt ook het meeschrijven aan procesbeschrijvingen, werkinstructies, (beleids-)documenten en DPIA’s, evenals het schakelen met betrokken interne stakeholders, zoals informatiemanagement en andere relevante disciplines. Daarbij gaat het nadrukkelijk niet alleen om het op papier zetten van werkwijzen, maar ook om het helpen zorgen dat deze in de praktijk werkbaar zijn en daadwerkelijk gebruikt kunnen worden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het opzetten en uitwerken van formats in Suite, het vastleggen van werkwijzen en het organiseren van de implementatie daarvan met input van de procescoördinatoren.

De professional is hands-on, signaleert knelpunten in een vroeg stadium en neemt proactief werk uit handen. De rol vraagt om iemand die uitvoerend sterk is, snel overzicht creëert, zorgvuldig werkt en tegelijk scherp is op wat slimmer, logischer, beter geborgd en werkbaarder georganiseerd kan worden.

De opdracht kan worden ingevuld voor minimaal 32 uur en maximaal 36 uur per week. Een inzet van 4 × 9 uur behoort tot de mogelijkheden. De selectiegesprekken vinden plaats op maandag 11 mei 2026

Na gunning geldt een doorlooptijd van ongeveer twee weken voordat de professional kan starten en het Zoetermeer-account volledig is ingericht. Aansluitend volgt een overdrachts- en inwerkperiode, waarin aanwezigheid op kantoor nadrukkelijk gewenst is. Na de inwerkperiode wordt gewerkt in een hybride vorm, met een verdeling van ongeveer 50% op kantoor en 50% vanuit huis.

• Je voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;
• Indien je personeel ter beschikking stelt, sta je in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi);
• De gemeente vraagt van je bij het contract onder leiding en toezicht dat je gebruik maakt van een G-rekening. Dit dient op het moment van inschrijving ingeregeld te staan in het leveranciersaccount of in het cv benoemd staan. Indien je op grond van wet- of regelgeving of een geldige vrijstelling niet verplicht bent gebruik te maken van een G rekening, volstaat je met het overleggen van passende en verifieerbare documenten waaruit deze uitzondering blijkt;
• De aangeboden professional heeft in de afgelopen 6 maanden niet 3 overeenkomsten met een totale duur van 24 maanden gehad bij de opdrachtgever. (Dit criterium is niet van toepassing op professionals die een vast dienstverband hebben bij de uitlenende partij;);
• Minimaal een afgeronde hbo-bachelor opleiding;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar binnen het sociaal domein, in een functie gericht op ondersteuning, coördinatie, casusregie, procesondersteuning, beleidsuitvoering;
• Aantoonbare ervaring met het organiseren, structureren, vastleggen en ondersteunen van werkprocessen in een bestuurlijke of uitvoeringsgerichte omgeving;
• Aantoonbare werkervaring met Suite en applicaties die ondersteunen bij procesinrichting en procesondersteuning, waaronder Microsoft 365, Outlook en Excel;
• Uurtarief bedraagt maximaal € 95,00 exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werkverkeer en fee administratieve partner.

Wensen

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in een functie gericht op ondersteuning, coördinatie, casusregie, procesondersteuning, beleidsuitvoering binnen het sociaal domein van een gemeentelijke organisatie (40 punten);
• Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden en organiseren van complexe overleggen, het bewaken van acties en het schakelen met interne en externe stakeholders tegelijkertijd. Benoem duidelijk in het cv waar dit is opgedaan (20 punten);
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met Suite, PGAx en Microsoft 365, benoem duidelijk in het cv waar dit is opgedaan (20 punten);
  • geen werkervaring (0 punten);
  • Werkervaring met 1 systeem (5 punten);
  • Werkervaring met 2 systemen (10 punten);
  • Werkervaring met 3 systemen (20 punten);
• Minimaal een afgeronde hbo-bachelor opleiding SJD, MWD of social work (10 punten);
• Motivatiebrief waarin je concreet beschrijft op welke wijze procescoördinatoren worden ontlast, hoe je bijdraagt aan overzicht en voortgang en welke meerwaarde wordt geboden in het ondersteunen van complexe casuïstiek en werkprocessen (10 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre je / de door je aangeboden professional aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Proactief; ziet werk liggen en pakt dit zelfstandig op, in goed overleg met de teammanager en procescoördinatoren.
• Organisatorisch sterk; brengt structuur aan, plant en prioriteert goed en houdt overzicht in een dynamische werkomgeving.
• Inhoudelijk scherp en analytisch; begrijpt de context van complexe casuïstiek en signaleert waar processen, afstemming of informatievoorziening beter kunnen aansluiten op de praktijk.
• Communicatief vaardig, zorgvuldig en samenwerkingsgericht; beweegt zich gemakkelijk tussen consulenten, beleidsmedewerkers, ketenpartners en andere betrokkenen.
• Hands-on, stressbestendig en servicegericht; werkt praktisch, zorgvuldig en met oog voor wat het team nodig heeft om effectief te kunnen werken.
• Digitaal vaardig; kan goed werken met Suite, Microsoft 365, Outlook en Excel. Kennis van PGAx is een pre.
• Ervaring met of vaardigheid in applicaties die helpen processen inzichtelijk te maken, zoals Visio.
• Kennis van PGAx is een pre.

Organisatie
Iedereen die bij de gemeente werkt, bouwt direct of indirect en uit volle overtuiging mee aan Zoetermeer. Door heldere keuzes te maken, verbindingen te leggen en uit te gaan van ieders eigen kracht zien we de stad mooier en beter worden. We zijn trots op het resultaat van vandaag en bouwen aan de resultaten van morgen.

Samen, open, flexibel en lerend creëren we oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken. Groot en klein, voor de stad en de mensen, voor nu en de toekomst We zien mogelijkheden, benutten kansen en maken ruimte voor ideeën en initiatief. Met hart voor de stad samen bouwen aan het Zoetermeer van vandaag én morgen. Dat is de missie waar wij voor gaan!

Afdeling
Procescoördinatie is gepositioneerd binnen het Domein Samenleving van de gemeente Zoetermeer en werkt afdeling- en domein overstijgend. Vanuit deze functie wordt samengewerkt met meerdere onderdelen binnen het domein, waaronder Jeugd en Onderwijs, Gezondheid en Maatschappelijke Ondersteuning en Inkomen en Bestaanszekerheid. Daarnaast is er structurele samenwerking met andere domeinen, waaronder het Domein Veiligheid.

De procescoördinatoren vervullen een onafhankelijke en verbindende rol in complexe en vastgelopen casuïstiek. Zij begeleiden en bewaken het proces rondom inwoners en huishoudens waar sprake is van meervoudige problematiek, tegengestelde belangen en samenwerking tussen meerdere professionals, organisaties en wettelijke kaders. Daarbij opereren zij als spil tussen zorgpartners, zorgverleners, consulenten, beleidsmedewerkers en andere betrokken partijen.

Het team Procescoördinatie werkt in een dynamische omgeving waarin de vraag naar ondersteuning groeit en de werkzaamheden zich steeds verder uitbreiden. Tegelijkertijd is er behoefte aan verdere structurering, ondersteuning en ontwikkeling van werkprocessen, zodat systemen, werkwijzen, mandaat, informatievoorziening en samenwerkingsafspraken beter aansluiten op de praktijk van de projectcoördinatoren.

De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op maandag 11 mei 2026 tussen 09:00 uur en 17:00 uur. De professionals die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 8 mei 2026 bericht.

Stap 1: Uitnodiging voor een selectiegesprek

De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de tien geselecteerde professionals in onderlinge vergelijking op de volgende criteria:

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De professionals die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 2 in de beoordeling). De beste professionals (minimaal 2) worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige professionals worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 2: Selectiegesprek

In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende professionals voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De professionals dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde professionals op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap één van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de professional die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige professionals worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Optie tot verlenging: De optie tot verlenging bedraagt 2 keer 8 maanden.

Hybride: Na de inwerkperiode wordt gewerkt in een hybride vorm, met een verdeling van ongeveer 50% op kantoor en 50% vanuit huis.

Overig algemeen:

CV-eisen

• Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen

Overige informatie

• Een Verklaring omtrent het Gedrag (VOG) is een vereiste.