Coach IT-Projectleider Aanbesteding zaaksysteem

Zoetermeer wil inzetten op een transitie naar een Common Ground architectuur, waarbinnen de aanbesteding van het zaaksysteem de eerste grote transitie betekent. We willen onze projectmanagers ervaring laten opdoen met het begeleiden van een dergelijke aanbesteding en de randzaken die daarbij komen kijken. Daarin willen we ze laten begeleiden door een ervaren coach, die kennis heeft van aanbesteden, zaaksystemen en Common Ground.

Zijn het begeleiden Europese aanbestedingen voor jou gesneden koek? Ben je bekend met Common ground en denk je daar graag over mee? Wij zoeken een ervaren coach die ons kan ontzorgen en die de projectmanagers van het traject van aanbesteding tot implementatie kan begeleiden en van (schriftelijke) feedback kan voorzien.

Goede dienstverlening en efficiënte uitvoering vormen de basis waarop we in Zoetermeer werken voor de burger en werken aan de stad. Dat doen we steeds meer zaakgericht: projectmatig, gestructureerd, procesgericht en met maximaal gebruik van digitalisering. Als ervaren coach zorg je samen met de projectmanagers van de afdeling Informatie en Automatisering voor een heldere scope van het project Vervanging Zaaksysteem. Dat betekent dat je ruime kennis en ervaring hebt met het begeleiden van Europese aanbestedingen en het implementeren van zaaksystemen bij voorkeur binnen gemeentes.

Je bent goed in staat om deze kennis over te brengen, zodat dit resulteert in een heldere scope en opdrachtformulering. Je hebt kennis van de mogelijkheden die Common Ground biedt.

Risico's signaleer je tijdig en je doet verbetervoorstellen met duidelijke opties en gevraagde besluiten.

Voldoe je aan deze omschrijving en ben je beschikbaar voor 4 uur per week vanaf 1 september (dagen en tijden in overleg)? Dan zoeken we jou!

• Je voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;
• Indien je personeel ter beschikking stelt, sta je in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi);
• De gemeente vraagt van de opdrachtnemer bij het contract onder leiding en toezicht dat ze gebruik maken van een G-rekening. Dit dient op het moment van inschrijving ingeregeld te staan in het leveranciersaccount of in het cv benoemd staan. Indien je op grond van wet- of regelgeving of een geldige vrijstelling niet verplicht is gebruik te maken van een G rekening, volsta je met het overleggen van passende en verifieerbare documenten waaruit deze uitzondering blijkt;
• De aangeboden professional heeft in de afgelopen 6 maanden niet 3 overeenkomsten met een totale duur van 24 maanden gehad bij de opdrachtgever. (Dit criterium is niet van toepassing op kandidaten die een vast dienstverband hebben bij de uitlenende partij);
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in het begeleiden van Europese aanbestedingstrajecten binnen een overheidsorganisatie;
• Aantoonbare werkervaring als projectleider of inkoopadviseur met de inkoop en/of implementatie van zaaksystemen;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met het coachen van junior collega's op het gebied van inkoop.

Wensen

• Minimaal een afgeronde hbo-bachelor opleiding in de richting van IT (10 punten);
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als inkoopadviseur met het coachen van junior collega's in de afgelopen 7 jaar (20 punten);
• Aantoonbare werkervaring met de implementatie van vakapplicaties volgens Common Ground principes, benoem een concrete opdracht waar deze werkervaring is opgedaan (20 punten);
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 4 jaar als projectleider van implementatie van zaaksystemen binnen een gemeente(20 punten);
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in het begeleiden van Europese aanbestedingstrajecten binnen een gemeente (20 punten);
• Uurprijs van maximaal € 120,00 (incl. reiskosten en fee / excl. BTW) (10 punten).

Competenties

• Analytisch;
• Open persoonlijkheid;
• Communicatief vaardig;
• Daadkrachtig;
• Empathisch;
• Stressbestendig;
• Probleemoplossend.

Iedereen die bij de gemeente werkt, bouwt direct of indirect en uit volle overtuiging mee aan Zoetermeer. Door heldere keuzes te maken, verbindingen te leggen en uit te gaan van ieders eigen kracht zien we de stad mooier en beter worden. We zijn trots op het resultaat van vandaag en bouwen aan de resultaten van morgen.

Samen, open, flexibel en lerend creëren we oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken. Groot en klein, voor de stad en de mensen, voor nu en de toekomst We zien mogelijkheden, benutten kansen en maken ruimte voor ideeën en initiatief. Met hart voor de stad samen bouwen aan het Zoetermeer van vandaag én morgen. Dat is de misse waar wij voor gaan!

Afdeling

Binnen de Gemeente Zoetermeer is de afdeling Informatie en Automatisering verantwoordelijk voor de technische ondersteuning van de rest van de organisatie. Binnen de afdeling heerst een collegiale sfeer. Iedereen is bereid om elkaar te helpen. Maar we zijn vooral gedreven om onze projecten goed uit te voeren, voor de collega's, het bestuur en de burgers. De manager stuurt niet op inhoud maar vooral op voortgang en proces. Het moderne stadhuis stimuleert ontmoetingen en onderlinge samenwerking en je bent flexibel in het zoeken van je werkplek. Voor deze specifiek opdracht word je ingehuurd door het team Informatiebeheer in samenwerking met team Advies en Projecten. Beiden onderdeel van de afdeling Informatie en Automatisering.

Stap 1: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV's van de 5 geselecteerde professionals in onderlinge vergelijking op de volgende criteria:
• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.
De professionals die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek. De beste professionals (minimaal 2) worden uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 2: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende professionals voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De professionals dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren.

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op vrijdag 3 juli 2026 van 09:30 uur tot 11:30 uur. Eventuele tweede datum gesprekken: woensdag 8 juli 2026 van 09:30 tot 11:30. De professionals die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op donderdag 2 juli 2026 bericht.

Optie tot verlenging: De opdracht kan 2 keer met 6 maanden worden verlengd.

Hybride: Het moderne stadhuis stimuleert ontmoetingen en onderlinge samenwerking en je bent flexibel in het zoeken van je werkplek. De opdracht wordt uitgevoerd op vrijdag.

Overig algemeen:

CV-eisen
Maximaal 5 pagina's, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt uitgevoerd op de volgende werkdagen: vrijdag.

Overige informatie
• Een Verklaring omtrent het Gedrag (VOG) is een vereiste.
• Deze opdracht is ingedeeld in Schaal 12 (nieuwe structuur).