Ambtelijk secretaris Ondernemingsraad (OR)

Als secretaris van de OR ben je de adviseur & ondersteuner. Je adviseert over wet- en regelgeving, medezeggenschapsrechten en interne procedures. Je organiseert en coördineert alle activiteiten van de ondernemingsraad, waaronder vergaderingen, agenda's, notulering en verslaglegging.

Daarnaast zorgt je ervoor dat informatie tijdig beschikbaar is, processen soepel verlopen en afspraken worden opgevolgd. Zo garandeert de secretaris dat de OR efficiënt en effectief kan functioneren.
Tijdens en voorafgaand aan de vergaderingen van de OR ondersteunt de je de voorzitter, doet voorstellen voor agenda, dit o.a. op basis van de besprekingen met de bestuurder.

Ook bewaakt je dat gemaakte afspraken binnen de ondernemingsraad en met het management worden nagekomen. Jij volgt acties op, monitort deadlines en signaleert tijdig wanneer voortgang stokt, zodat de OR zijn taken effectief kan uitvoeren.

Daarnaast ben je centraal aanspreekpunt voor de ondernemingsraad binnen (en buiten) de organisatie. Je verzorgt de communicatie tussen OR, management en medewerkers, beantwoordt vragen en zorgt voor een duidelijke en tijdige informatie-uitwisseling, zodat de OR goed geïnformeerd en zichtbaar blijft binnen de organisatie.

De vergaderdagen zijn maandag en donderdag. Dit zijn ook jouw werkdagen. De overige uren zijn in overleg in te vullen.

• Je voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde (inzet als ZZP'er is niet mogelijk).
• Je hebt in de afgelopen 6 maanden niet 3 overeenkomsten met een totale duur van 24 maanden gehad bij de opdrachtgever. (Dit criterium is niet van toepassing op kandidaten die een vast dienstverband hebben bij de uitlenende partij).
• Je bent minimaal 24 uur per week beschikbaar, waaronder op de maandagen en donderdagen (i.v.m. vergaderingen OR).
• Je hebt aantoonbare werkervaring in de rol van Secretaris bij een overheidsorganisatie.

Wensen

• Aantoonbare werkervaring met het notuleren van vergaderingen, opstellen en bijhouden van een actielijst, bewaken dat de acties worden uitgevoerd (15 punten).
• Minimaal een afgeronde hbo-bachelor opleiding (10 punten).
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als secretaris van een OR (35 punten).
• Minimaal 1 jaar als secretaris van een OR bij een gemeente (25 punten).
• Aantoonbare afgeronde opleiding secretaris/opleiding WOR (15 punten).

Competenties

• Nauwkeurig
• Faciliterend
• Organisatietalent
• Initiatiefrijk
• Goede communicatieve vaardigheden

Iedereen die bij de gemeente werkt, bouwt direct of indirect en uit volle overtuiging mee aan Zoetermeer. Door heldere keuzes te maken, verbindingen te leggen en uit te gaan van ieders eigen kracht zien we de stad mooier en beter worden. We zijn trots op het resultaat van vandaag en bouwen aan de resultaten van morgen.

Samen, open, flexibel en lerend creëren we oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken. Groot en klein, voor de stad en de mensen, voor nu en de toekomst We zien mogelijkheden, benutten kansen en maken ruimte voor ideeën en initiatief. Met hart voor de stad samen bouwen aan het Zoetermeer van vandaag én morgen. Dat is de misse waar wij voor gaan!

Afdeling

Deze functie valt onder de afdeling Juridische Aangelegendheden en Bestuursondersteuning. Functioneel ben je werkzaam en wordt je aangestuurd door het dagelijks bestuur van de Ondernemingsraad, waarin de voorzitter een leidende rol heeft. De OR Zoetermeer kent een 3-koppig dagelijks bestuur: de voorzitter, de secretaris en de plaatsvervangende voorzitter/secretaris.

De OR bestaat uit 10 leden en behartigt de belangen van ongeveer 1500 collega's in de gemeente Zoetermeer. Dat doet de OR door informatie op te vragen, goed contact met collega's te houden en de bestuurder WOR te adviseren en instemmingsaanvragen te behandelen.

Stap 1: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV's van de geselecteerde kandidaten in onderlinge vergelijking op de volgende criteria:
• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.
De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek. De beste kandidaten (minimaal 2) worden uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 2: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren.

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op vrijdag 17 juli 2026 van 09:00 uur tot 17:00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op dinsdag 14 juli 2026 bericht.

Optie tot verlenging: 2 x 6 maand(en)

Hybride: De vergaderdagen zijn maandag en donderdag. Dit zijn ook jouw werkdagen. De overige uren zijn in overleg in te vullen.

Overig algemeen:

• Een Verklaring omtrent het Gedrag (VOG) is een vereiste.
• CV-eisen: Maximaal 5 pagina's, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.
• Werkdagen: De opdracht wordt uitgevoerd op maandag en donderdag.
• Deze opdracht is ingedeeld in Schaal 09 (nieuwe structuur).