Kwartiermaker Informatiebeheer

Als kwartiermaker is het jouw belangrijkste opdracht de positionering van Informatiebeheer binnen de organisatie te vergroten. Jij zorgt ervoor dat gemeentelijke informatie zowel op de korte als op de langere termijn toegankelijk blijft, rechtmatig wordt beheerd en juist wordt bewaard. Digitale informatie heeft de focus van het team voor de komende jaren, maar ook analoog hebben we achterstanden in te halen. Jij neemt hierin de leiding en helpt de organisatie door te ontwikkelen naar een duurzaam informatiebeheer.

Daarbij staat de taak centraal om het begrip proces- en zaakgericht werken concreet te vertalen naar de inrichting van de informatiestroom en de keuzes die we daarin maken. Ook het project uitfaseren van netwerkschijven kent een sterke component vanuit informatiebeheer, waaraan jij leiding geeft. Proceseigenaren hierin meenemen en de organisatie begeleiden bij de verandering die we hierin moeten maken, zijn centrale thema's waar je als kwartiermaker voor staat. 

Je herkent en benoemt de uitdagingen op het gebied van digitale archivering en draagt hiervoor toepasbare oplossingen aan. Jij weet als geen ander dat de archiefwet, de WOO, de AVG, de WEP en de Wmebv allemaal informatiekundig verbonden zijn en een grote impact hebben op de werkwijze bij de overheid. Je bent thuis in het werken met informatiekwaliteitsstandaarden, en informatiebeheersinstrumenten,  je kent de weg in informatiesystemen en ontwerpprocessen bij gemeentelijke domeinen, maar vooral weet je het belang van informatiebeheer over te dragen aan diverse doelgroepen. 

Binnen het team informatiebeheer stuur jij als kwartiermaker inhoudelijk de collega’s aan en neem je het voortouw richting de organisatie. Met de organisatie en overige IV collega’s kom jij op jouw natuurlijke wijze in verbinding om informatiebeheer verder te brengen. Het team is onlangs aangevuld met nieuwe collega's, wat heeft geleid tot een volledige bezetting. Onze jonge teamgenoten groeien onder jouw aansturing inhoudelijk én professioneel. Je begeleidt het teamontwikkelproces en zorgt dat het team de juiste prestaties gaat leveren. 

• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in informatiebeheer;

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring binnen een gemeente;

• Aantoonbare werkervaring met veranderprocessen;

• Aantoonbare werkervaring met aanbestedingen;

• Aantoonbare werkervaring met het aansturen van een team in het werkveld informatiebeheer;

• Aantoonbare kennis van de archiefwet, Woo en AVG;

• Een afgeronde opleiding op minimaal wo bachelor niveau.

Wensen

• Minimaal 8 jaar aantoonbare werkervaring met informatiebeheer; (20 punten)
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring binnen een gemeente; (30 punten)
• Aantoonbare werkervaring met Proces en Zaakgericht werken (benoem hiervan een duidelijk voorbeeld in het cv); (25 punten)
• Maximum uurtarief van € 130,- exclusief BTW / inclusief fee administratieve partner en reiskosten woon-werk; (10 punten)
• Aantoonbare werkervaring met het opstellen van tactisch/operationeel beleid op het gebied van informatiemanagement (benoem hiervan een duidelijk voorbeeld in het cv); (15 punten)

Competenties

• Sterk in ontwikkelen van organisatie brede richtlijnen en creëren van draagvlak;
• Analytisch, verbindend en bestuurlijk sensitief – je beweegt soepel tussen beleid, uitvoering en techniek;
• Je gelooft in duurzame verandering en weet: verbetering vraagt visie én volharding;
• Proactief en resultaatgericht;
• Sterke leiderschapsvaardigheden;
• Teamspeler met het vermogen om anderen te motiveren en stimuleren.

Organisatie

De gemeente Zeist is een moderne werkgever met medewerkers die betrokken en vooral zichzelf zijn. We werken op basis van onze kernwaarden ‘vertrouwen, kracht en nabijheid’. De werksfeer is open en prettig en onze cultuur is informeel. Met zo’n 400 collega’s werken we voor en met ongeveer 67.000 inwoners. Daardoor is het niet te massaal, zijn de lijnen kort en de mogelijkheden groot. Als organisatie willen we op de hoogte zijn van wat er in de samenleving speelt en daar flexibel op inspelen. We juichen het toe als je daaraan je eigen perspectief en waarde toevoegt en verwelkomen dus iedereen met de juiste ervaring en eigenschappen voor de functie. Waar je wieg ook heeft gestaan, wat ook je achtergrond, levensstijl of geloof is, of je nou topsporter bent of een beperking hebt, of allebei, als je je herkent in het profiel, solliciteer!    

In Zeist werk je vanuit je eigen verantwoordelijkheid en word je ondersteund door de organisatie, zodat je als mens en als professional blijft groeien. We zijn niet op zoek naar een perfecte medewerker, maar iemand die zijn kwaliteiten, rafelrandjes én zelfkennis wil inzetten om met humor en lef uitdagingen te lijf te gaan.   

Team

Informatiebeheer is een opgave die steeds belangrijker wordt voor de gemeente Zeist. Zeker door de komst van de WOO willen we ons versterken op dit gebied en zijn wij op zoek naar een Kwartiermaker informatiebeheer. Met het toenemende belang van wetgeving is het van belang dat het team Informatiebeheer sterker wordt gepositioneerd in de organisatie. Jij geeft leiding aan dat proces en de ontwikkeling van de teamleden Informatiebeheer.

Team Informatiebeheer bestaat uit zes medewerkers informatiebeheer en een kwaliteitsmedewerker. Daarnaast werk je samen met onze proces- en informatieanalisten, functioneel beheerders, de archiefinspecteur, projectleiders en de strategisch adviseurs. Je rapporteert aan de informatiemanager.

Beoordeling

Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Administratieve partner beoordeelt de cv’s op de Vereisten / Knock-outcriteria in het bovengenoemde profiel. Kandidaten die voldoen aan de Vereisten / Knock-outcriteria in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling.

Stap 2: Selectie 5 CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Administratieve partner beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door administratieve partner”.

De 5 kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door administratieve partner zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.

• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties).

Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Planning

De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op dinsdag 20 januari 2026. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op maandag 19 januari 2026 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Optie tot verlenging: Mogelijk maar nog niet bekend

Hybride: Geen verdere informatie

Aantal professionals of FTE: 1 persoon

CV-eisen: Maximaal 3 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Functieschaal: Deze functie is ingedeeld in functieschaal 10. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Overige informatie:

• De gemeente stelt een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verplicht. De VOG moet binnen 4 weken na de start worden aangeleverd bij administratieve partner.

  • Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).