Functioneel Beheerder Zaaksysteem

De gemeente Zeist werkt aan een toekomstbestendige informatiehuishouding. Informatie moet vindbaar, betrouwbaar en duurzaam beheerd zijn, en dat vraagt om een stevige basis in onze systemen en werkwijzen. Het uitfaseren van netwerkschijven is een concrete stap in die richting. Als functioneel beheerder speel jij hierin een sleutelrol.

Samen met je collega's zorg jij ervoor dat informatie niet alleen op de juiste plek terechtkomt, maar ook dat de systemen die dat mogelijk maken goed ingericht en beheerd zijn. Je richt zaaktypes in, brengt adviezen uit over het gebruik of de introductie van vakapplicaties en voert beheerwerkzaamheden uit die de dagelijkse informatiestromen ondersteunen. Daarmee ben je de verbindende schakel tussen het functioneel beheerdersteam en het project.

Jouw taken zullen gericht zijn op:

• Opzetten van nieuwe zaaktypes;
• Verbeteren van bestaande zaaktypes;
• Optimaliseren van de processen in en rond het zaaksysteem;
• Inrichten en implementeren van Sjablonen;
• Herinrichten van de autorisatiematrix;
• Oplossen van meldingen;
• Begeleiden van acceptatietesten;
• En verder het uitvoeren van alle overige functioneel beheer werkzaamheden.

• Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar met de applicatie Zaaksysteem.nl;
• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als functioneel beheerder binnen een gemeente.
• Uurtarief maximaal €100,- exclusief BTW / inclusief reiskosten woon-werk, werk-werk en fee administratieve partner.

Wensen

• Aantoonbare werkervaring met het inrichten en implementeren van sjablonen in Zaaksysteem.nl (30 punten);
• Minimaal 8 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als Functioneel Beheerder binnen een gemeente (30 punten);
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met de applicatie Zaaksysteem.nl (30 punten).
• Aantoonbare werkervaring met de ondersteuning van gebruikers binnen een digitale werkomgeving (10 punten);

Competenties

• Initiatiefrijk;
• Verbinden;
• Communicatief sterk;
• Organisatie sensitiviteit;
• Analytisch;
• Oplossingsgericht;
• Flexibel.

De gemeente Zeist is een moderne werkgever met medewerkers die betrokken en vooral zichzelf zijn. We werken op basis van onze kernwaarden ‘vertrouwen, kracht en nabijheid’. De werksfeer is open en prettig en onze cultuur is informeel. Met zo’n 400 collega’s werken we voor en met ongeveer 67.000 inwoners. Daardoor is het niet te massaal, zijn de lijnen kort en de mogelijkheden groot. Als organisatie willen we op de hoogte zijn van wat er in de samenleving speelt en daar flexibel op inspelen. We juichen het toe als je daaraan je eigen perspectief en waarde toevoegt en verwelkomen dus iedereen met de juiste ervaring en eigenschappen voor de functie. Waar je wieg ook heeft gestaan, wat ook je achtergrond, levensstijl of geloof is, of je nou topsporter bent of een beperking hebt, of allebei, als je je herkent in het profiel, solliciteer!

In Zeist werk je vanuit je eigen verantwoordelijkheid en word je ondersteund door de organisatie, zodat je als mens en als professional blijft groeien. We zijn niet op zoek naar een perfecte medewerker, maar iemand die zijn kwaliteiten, rafelrandjes én zelfkennis wil inzetten om met humor en lef uitdagingen te lijf te gaan.

Het team Functioneel beheer bestaat uit 8 functioneel beheerders en een aanvoerder/coördinator. Samen verzorgen zij het functioneel beheer voor de kernapplicaties van de gemeente Zeist. Voor het Zaaksysteem is een van de functioneel beheerders verantwoordelijk.

Stap 1: Uitnodiging voor een selectiegesprek

De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de professionals die door administratieve partner zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De professionals die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 2 in de beoordeling). De beste drie professionals worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige professionals worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 2: Selectiegesprek

In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende professionals voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties).

Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De professionals dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde professionals op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

Optie tot verlenging: Mogelijk maar nog niet bekend.

Hybride: Geen verdere informatie

Overig algemeen:

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de gelijke/gelijkwaardige beloning.

CV-eisen
Maximaal 3 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op maandag 15 juni 2026. De professionals die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 12 juni 2026 bericht. Overige professionals ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Fee administratieve partner
administratieve partner brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.

Overige informatie

• De gemeente stelt een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verplicht. De VOG moet binnen 4 weken na de start worden aangeleverd bij administratieve partner.