Coordinator opvanglocaties

Kerntaken

1. Coördinatie en dagelijkse organisatie

Je bent binnen de gemeentelijke organisatie belast met de dagelijkse coördinatie van de opvanglocaties. Vanuit deze verantwoordelijkheid:

• Coördineer je de dagelijkse gang van zaken op de gemeentelijke opvanglocaties;
• ben je het operationele aanspreekpunt voor betrokken gemeentelijke medewerkers, vrijwilligers en door de gemeente gecontracteerde partijen;
• stem je werkzaamheden en bijzonderheden structureel af met de managers opvanglocaties en betrokken gemeentelijke vakdisciplines;
• onderhoud je het operationele contact met medewerkers van het door de gemeente ingehuurde beveiligingsbedrijf;
• ontvang en begeleid je onderhoudspartijen die door de gemeente onder regie van Vastgoed worden ingezet;
• stuur je binnen de gemaakte contractuele afspraken de door de gemeente gecontracteerde partij voor kleine onderhoudswerkzaamheden aan;
• zie je voor opvanglocatie Carlton toe op de naleving van de afspraken tussen de gemeente en de exploitant van de opvanglocatie;
• informeer je bewoners en andere betrokkenen over zaken die betrekking hebben op de opvanglocatie.

2. Leefbaarheid, veiligheid en bewonersbegeleiding

Binnen de gemeentelijke kaders ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse leefbaarheid en veiligheid op de locaties. Je:

• draagt zorg voor een veilige en leefbare verblijfsomgeving binnen de grenzen van de opvanglocaties;
• ondersteunt vluchtelingen en statushouders bij praktische vraagstukken rondom hun verblijf in Westland en verwijst hen door naar het daarvoor verantwoordelijke gemeentelijke loket of de juiste samenwerkingspartner;
• stuurt op een optimale bezetting van de gemeentelijke opvanglocaties, waarbij zowel de beschikbare capaciteit als de sociale samenstelling wordt meegewogen;
• coördineert de in- en uitstroom van bewoners;
• ziet toe op de naleving van de geldende huisregels en spreekt bewoners hierop aan;
• draagt bij aan bewustwording bij ouders, volwassenen en kinderen over gewenst en vereist gedrag binnen de opvanglocatie;
• voert, waar nodig samen met betrokken gemeentelijke consulenten, gesprekken met bewoners over ingrijpende besluiten rondom hun opvang;
• signaleert misstanden en veiligheidsvraagstukken en bespreekt deze met de managers opvanglocaties voordat verdere interne of externe opvolging plaatsvindt.

3. Financiële en administratieve uitvoering

Als onderdeel van de gemeentelijke bedrijfsvoering:

• ga je binnen de aan jou toevertrouwde verantwoordelijkheden zorgvuldig en doelmatig om met gemeentelijke middelen;
• zie je toe op een sobere en doelmatige uitvoering van activiteiten binnen de opvanglocaties;
• beoordeel je facturen voor geleverde diensten vanuit de inhoudelijke verantwoordelijkheid voor de geleverde prestatie;
• lever en registreer je de benodigde informatie in het regionale registratiesysteem voor opvang;
• bewaak je binnen de afgesproken gemeentelijke werkwijze de betaling van de eigen bijdrage door bewoners;
• lever je informatie aan de verantwoordelijke gemeentelijke collega's ten behoeve van financiële monitoring en verantwoording.

4. Calamiteiten en escalatie

Vanuit de verantwoordelijkheid voor de continuïteit van de opvang:

• ben je binnen de binnen de gemeente gemaakte afspraken inzetbaar bij calamiteiten buiten reguliere kantoortijden;
• stem je incidenten en urgente operationele vraagstukken af met de verantwoordelijke managers en gemeentelijke disciplines;
• zorg je ervoor dat relevante signalen tijdig binnen de gemeentelijke organisatie worden gedeeld en via de daarvoor geldende lijnen worden opgepakt.

• Een maximum uurtarief van €88,75 exclusief btw, inclusief woon-werkverkeer.
• Een aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau.
• Minimaal 3 jaar werkervaring als locatiecoördinator, locatiemanager of in een vergelijkbare coördinerende functie.
• Aantoonbare werkervaring met de opvang en/of begeleiding van vluchtelingen, statushouders en/of Oekraïense ontheemden binnen of in opdracht van een overheidsorganisatie.
• Aantoonbare ervaring met het coördineren van de dagelijkse bedrijfsvoering op opvanglocaties, waaronder veiligheid, leefbaarheid, bezetting en in-/uitstroom.

Wensen

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met gemeentelijke opvanglocaties voor vluchtelingen, statushouders en/of Oekraïense ontheemden (30 punten).
• Aantoonbare werkervaring met het aansturen/coördineren van externe dienstverleners, zoals beveiliging, onderhoud, vastgoedpartijen en/of exploitanten (15 punten).
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar met complexe sociale casuïstiek, bewonersgesprekken, handhaving van huisregels en/of het voeren van slechtnieuwsgesprekken (20 punten).
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar met samenwerking met relevante ketenpartners, zoals COA, VluchtelingenWerk, IND en partijen binnen het sociaal domein (20 punten).
• Aantoonbare werkervaring met het registreren en rapporteren over bezetting, in- en uitstroom en andere opvanggegevens (10 punten).
• Aantoonbare werkervaring met het signaleren van veiligheids- en leefbaarheidsvraagstukken en hierover adviseren van management en/of beleid (5 punten).

Competenties

• Vanuit overzicht kunnen organiseren en coördineren;
• Vermogen om te schakelen in abstractieniveau van detail naar overzicht en van overzicht naar detail;
• Omgevingsbewust en politieke sensitief;
• Oplossingsgerichtheid en het vermogen om door te pakken;
• Het vermogen om vanuit rust en balans te werken;
• Het vermogen te de-escaleren: het omgaan met “vervelende” mensen die te ver gaan. Het begrenzen van mensen en het doorgeleiden van problematiek naar het juiste loket;
• Het kunnen omgaan met tegenslagen en onverwachte gebeurtenissen;
• Het vermogen samen te werken met andere disciplines om een succesvolle opvangomgeving mogelijk te maken;
• Sterk communicatief en verbindend;
• Sterk bewustzijn van zijn/haar gemeentelijke positie als locatiecoördinator in relatie tot vereiste integriteit/de ambtseed.

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

Optie tot verlenging: De opdracht kan 4 keer met 6 maanden worden verlengd.

Hybride: Hybride werken is mogelijk. De opdracht wordt vervuld op de werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr.

Overig algemeen:

• De gemeente zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verzoeken.
• Het aantal te declareren uren mag het maximum van 1620 uur per jaar niet overschrijden. Er geldt een terugbetalingsverplichting voor het teveel gedeclareerde.
• De voertaal binnen de gemeente is Nederlands (in taal en geschrift), er word geacht dat de kandidaat hieraan kan participeren.
• Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9.
• Offerte-eisen: Maximaal 5 pagina's cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf.