Adviseur aanbesteding en contractvorming architect en adviseurs Theater

Achtergrond

De gemeente Westland bouwt het nieuwe Westland Theater De Naald in Naaldwijk. De gemeenteraad en het college van B&W hebben hiertoe besloten. Het theater wordt ongeveer 7.000 m² groot. De verwachte investering is ongeveer € 63 miljoen. Aan die opgave wordt mogelijk ook een parkeervoorziening toegevoegd. Over dat laatste onderdeel is nog geen besluit genomen.

In de vorige fase zijn de bouw- en investeringskosten en verschillende varianten onderzocht. Ook is er een Programma van Eisen opgesteld. De gemeente is voornemens de aanbesteding voor de architect en adviseurs in Q4 van 2026 te starten. Dat gebeurt via een niet-openbare Europese aanbestedingsprocedure.

Taken en werkzaamheden

De gemeente zoekt een adviseur die de aanbesteding van de architect en adviseurs inhoudelijk opzet en uitwerkt. Het gaat om iemand die ervaring heeft met dit type dossiers: die weet welke taken bij welke adviseur horen, hoe je die vastlegt in een contract op basis van de DNR. De werkzaamheden zijn bestaan uit:

• Adviseren over de aanbestedingsstrategie tijdens de kick-off en in kaart brengen welke documenten er al zijn en welke nog gemaakt moeten worden;
• Opstellen van een integrale takenlijst waarin staat welke taken de architect en de andere adviseurs krijgen en hoe die taken zich tot elkaar verhouden;
• Uitwerken van het protocol en het model voor de taakstelling van de architect;
• Uitwerken van de contractstukken voor de opdracht aan de architect en adviseurs, op basis van de DNR en de standaard aanbestedingsdocumenten en contracten van de gemeente;
• Adviseren over selectie- en gunningscriteria, zodat de gemeente op de juiste punten kan beoordelen en de criteria objectief en navolgbaar zijn;
• Inbrengen van kennis over bouwkosten en financiële toetsing in de aanbesteding, zodat aanbiedingen goed vergelijkbaar zijn;
• Adviseren over de vertaling van het Programma van Eisen naar de uitvraag, zodat de opgave voor inschrijvers duidelijk is;
• Adviseren over de raakvlakken met de ruimtelijke procedure en de omgevingsvergunning, voor zover die van invloed zijn op de planning en de uitvraag;
• Meedenken als sparringpartner van de projectorganisatie en gemaakte keuzes verwerken in de documenten en formats;
• Alle documenten in samenhang nalopen en controleren of de beoordelings- en gunningssystematiek duidelijk en uitvoerbaar is;
• Inhoudelijk beantwoorden van vragen voor de nota's van inlichtingen: in de selectiefase en in de gunningsfase;
• Inhoudelijk adviseren van de projectorganisatie tijdens de aanbesteding, waaronder het duiden van vragen uit de markt en het signaleren van gevolgen voor de uitvraag.

Omvang en beschikbaarheid

De opdracht heeft een plafond van 350 uur. Er is geen vaste inzet per week. De inzet wisselt sterk: aan het begin is er een drukke periode voor het opstellen van de aanbestedingsdocumenten, daarna volgt een rustige periode tot de aanbesteding wordt gepubliceerd en tijdens de selectie- en gunningsfase ontstaan opnieuw piekmomenten rond de nota's van inlichtingen. Wanneer de aanbesteding gepubliceerd wordt, staat nog niet vast. De professional moet gedurende de looptijd flexibel beschikbaar zijn en tijdens de drukke periodes snel kunnen schakelen.

Afbakening

De gemeente heeft al een projectmanager die het bestuurlijke proces begeleidt, de besluitvorming verzorgt en optreedt als opdrachtgever. Deze opdracht gaat daar nadrukkelijk niet over. Het gaat om de inhoudelijke advisering over de aanbesteding en de contractvorming.

Het procesmatig begeleiden van de aanbestedingsprocedure ligt bij de inkoopadviseur van de gemeente en hoort niet bij deze opdracht. De professional levert de inhoudelijke inbreng en inhoudelijke producten.

De professional neemt geen plaats in de beoordelingscommissie of jury.

• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als projectmanager of bouwmanager met eindverantwoordelijkheid voor de realisatie van minimaal één maatschappelijk vastgoedproject met een omvang van minimaal 15.000 m² bruto vloeroppervlak (bvo), uitgevoerd in opdracht van een overheidsorganisatie of maatschappelijke instelling;
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar aantoonbaar een Programma van Eisen opgesteld en uitgewerkt voor een utiliteitsgebouw, benoem dit middels een referentieopdracht;
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het aansturen van een ontwerpteam;
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar waarbij 2 aanbestedingen zijn voorbereid en/of inhoudelijk uitgewerkt voor de selectie van een architect en/of multidisciplinair ontwerp- en adviesteam binnen een bouw- of vastgoedproject.

Wensen

• Een aantoonbaar afgeronde opleiding op wo niveau in een vastgoed- of bouwgerichte richting (5 punten);
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als project- of bouwmanager bij minimaal één project met een investeringsvolume van € 60 miljoen of meer (20 punten);
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als project- of bouwmanager bij minimaal één project waarbij je betrokken was vanaf de initiatieffase tot en met de oplevering (20 punten);
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als adviseur, project- of bouwmanagermet het opstellen van contractstukken en een taakverdeling voor architect en adviseurs op basis van de DNR (20 punten);
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als project- of bouwmanager met de bouw of ontwikkeling van een parkeergarage als onderdeel van een groter bouwproject (10 punten);
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met een traditioneel aanbestedingsproces op basis van de UAV (15 punten);
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar met ruimtelijke procedures en de aanvraag van een omgevingsvergunning bij een utiliteitsproject (10 punten).

Competenties

• Inhoudelijk scherp: kent aanbestedingen van architecten en adviseurs en weet welke keuzes in de documenten het verschil maken;
• Nauwkeurig: let op de samenhang tussen taakverdeling, contract en criteria, en ziet fouten of gaten in de stukken;
• Adviesvaardig: legt keuzes helder uit en denkt actief mee met de projectorganisatie;
• Zelfstandig: pakt de opdracht met weinig aansturing op en meldt risico's en openstaande punten op tijd;
• Omgevingsbewust: werkt prettig in een politiek-bestuurlijke omgeving met veel betrokkenen;
• Resultaatgericht: levert op tijd een compleet en bruikbaar pakket documenten op;
• Integer en onafhankelijk: houdt de scheiding tussen adviseren en beoordelen scherp in de gaten.

Bouw mee met de gemeente Westland. De gemeente Westland is met ruim 100.000 inwoners één van de dertig grootste gemeenten in Nederland. Met haar duurzame en innovatieve glastuinbouwcluster is de gemeente Westland een belangrijke economische motor. Op een inspirerende manier biedt de gemeente Westland haar inwoner ruimte, rust, groen en woonomgevingen met aantrekkelijke recreatiemogelijkheden en voorzieningen. Een vitale economie en een bloeiend verenigingsleven zorgen voor een dynamische en actieve gemeente.

Slagkracht, ambitie, innovatie en professionaliteit, dat zijn de kernbegrippen waar het in Westland om draait!

Gemeente Westland is een uitdagende en eigentijdse werkgever, die continu in ontwikkeling is. We zijn een actieve werkorganisatie met een prettige, informele werksfeer en volop ontwikkelingsmogelijkheden. We sturen op resultaten en het tonen van eigen initiatief wordt gewaardeerd. Gemeente Westland is onderverdeeld in vier clusters: Dienstverlening, Beleid, Ruimte en Bedrijfsvoering, met daarnaast een unit Concern control en eenheid Bureau gemeentesecretaris.

Stap 1: Uitnodiging voor een selectiegesprek

De opdrachtgever beoordeelt de alle cv's die punten scoren offertes van de kandidaten die in stap 2 zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende gunningscriteria:

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De (minimaal 2) kandidaten die op basis van deze gunningscriteria als beste worden beoordeeld, worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 2 in de beoordeling). De overige kandidaten worden in eerste instantie niet uitgenodigd voor een gesprek en ontvangen een voorlopige afwijzing. Zij nemen plaats in de zogenaamde wachtkamer.

Stap 2: Selectiegesprek

Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de opdrachtgever.

De opdrachtgever verifieert in het selectiegesprek of de betreffende kandidaten (inderdaad) voldoen aan het gewenste profiel (knock-outcriteria en de gunningscriteria). De opdrachtgever beoordeelt de betreffende kandidaten in onderlinge vergelijking op de in de inhuuropdracht genoemde competenties.

Een kandidaat dient op elke competentie minimaal een voldoende te scoren om voor gunning in aanmerking te komen. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort, zal de opdrachtgever één of meer van de opvolgende kandidaten (in stap 1 van de beoordeling) uitnodigen voor een gesprek.

Planning

De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland woensdag 19 augustus tussen 09:00 uur en 12:00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op dinsdag 18 augustus 2026 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Optie tot verlenging: De opdracht kan 2 keer met 6 maanden worden verlengd.

Hybride: De opdracht wordt vervuld op de werkdagen maandag tot en met vrijdag. De mogelijkheid tot hybride werken wordt genoemd, maar er is geen verdere specificatie gegeven.

Overig algemeen:

De professional en de organisatie waarvoor hij of zij werkt, moeten onafhankelijk zijn van partijen die zelf op de aanbesteding kunnen inschrijven. Schrijft een moeder-, zuster- of dochtermaatschappij in op de aanbesteding? Meld dit dan vooraf en laat zien hoe is geregeld dat vertrouwelijke projectinformatie niet bij die partij terechtkomt.

De gemeente zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verzoeken.

Het aantal te declareren uren mag het maximum van 1620 uur per jaar niet overschrijden. Er geldt een terugbetalingsverplichting voor het teveel gedeclareerde.

De voertaal binnen de gemeente is Nederlands (in taal en geschrift), er word geacht dat de kandidaat hieraan kan participeren.

Deze functie is ingedeeld in functieschaal 16. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de wet gelijke behandeling.

Offerte-eisen
Maximaal 5 pagina's cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf.