Medewerker Facilitaire Poule

Als medewerker facilitaire poule bij Gemeente Westerveld vervul je een veelzijdige, representatieve en dienstverlenende rol binnen de facilitaire organisatie. Je bent het visitekaartje voor bezoekers, collega's en externe partijen en draagt bij aan een gastvrije, veilige en goed georganiseerde ontvangst en dienstverlening. De werkzaamheden bestaan onder meer uit het professioneel ontvangen en te woord staan van bezoekers, het doorverwijzen naar de juiste contactpersonen, en het verzorgen van uitgifte en ontvangst van documenten.

Je ondersteunt bij bijeenkomsten, (avond)evenementen en huwelijken; hierbij bereid je de ontvangstruimte voor, zorgt je voor een gastvrije ontvangst, ondersteun je bij de facilitaire organisatie tijdens het evenement en handel je kleine facilitaire taken af, zoals het klaarzetten van ruimtes, serveren van consumpties en nazorg. Je verzorgt tevens receptiewerkzaamheden en fungeert als aanspreekpunt voor vragen die via het facilitaire meldpunt binnenkomen. Deze meldingen verwerk je zorgvuldig en volgt de afgesproken procedures voor afhandeling en, waar nodig, doorverwijzing.

Een belangrijke taak is het beheren en ondersteunen van audiovisuele middelen, met nadruk op preventief onderhoud, het snel oplossen van eenvoudige storingen tijdens presentaties en het waarborgen van continuïteit in de raadzaal en ontvangsthal. Tot het werkpakket behoren verder lichte technische werkzaamheden en onderhoudstaken, zoals het vervangen van toners, het oplossen van eenvoudige storingen aan apparatuur en het uitvoeren van kleine reparaties.

Je werkt samen in een betrokken en enthousiaste facilitaire poule; dit team is de centrale schakel binnen de organisatie voor facilitaire processen. Je werkt zelfsturend op je taken, neemt verantwoordelijkheid en stemt werkzaamheden af met collega's en, waar relevant, met leveranciers en interne opdrachtgevers. De werkweek is flexibel van opzet; in overleg worden twee vaste dagen per week afgesproken, waarbij vrijdag in ieder geval een vaste werkdag is. Daarnaast wordt van je verwacht dat je flexibel inzetbaar bent, inclusief regelmatige inzet in de avonduren, met name op dinsdagavonden.

De werkzaamheden maken onderdeel uit van de reguliere facilitaire dienstverlening van Gemeente Westerveld en worden uitgevoerd binnen de geldende werkprocessen, procedures, veiligheidsvoorschriften, huisregels en kwaliteitsnormen van de organisatie. Voor de uitvoering van de werkzaamheden werk je samen met collega's binnen de facilitaire poule, leveranciers en interne opdrachtgevers en maak je gebruik van de door de gemeente beschikbaar gestelde systemen, faciliteiten, middelen en benodigde autorisaties.

De planning, werkverdeling en prioritering van de werkzaamheden vinden plaats binnen het facilitaire team en worden afgestemd met de aangewezen coördinator of leidinggevende. Vanwege de aard van de werkzaamheden is fysieke aanwezigheid op locatie noodzakelijk. Je voert de werkzaamheden uit volgens de geldende werkafspraken, werkinstructies, veiligheidsrichtlijnen en privacyvoorschriften van Gemeente Westerveld.

De medewerker levert binnen de facilitaire poule een bijdrage aan de dagelijkse facilitaire dienstverlening van Gemeente Westerveld en ondersteunt bij het uitvoeren van de werkzaamheden die voortvloeien uit de reguliere bedrijfsvoering van de organisatie.

• Beschikbaar voor gemiddeld 24 uur per week, je bent op twee vaste dagen per week inzetbaar, met de vrijdag als vaste dag en is bereid regelmatig in de avonduren te werken, met name op dinsdagavonden;
• Op deze opdracht is het principe 'Bring Your Own Device' van toepassing. Je maakt bij de uitvoering van de opdracht gebruik van eigen IT-middelen (laptop, telefoon en bijbehorende accessoires) dit geldt alleen voor ZZP-ers;
• Je bent bereid binnen een afgesproken termijn een BHV- of EHBO-diploma te behalen indien nog niet in bezit, of beschikt reeds over een geldig BHV- of EHBO-diploma. dit dient expliciet in het CV vermeld te zijn;
• Je bent in staat fysiek werkzaamheden uit te voeren die behoren tot facilitaire ondersteuning, zoals het klaarzetten van zalen, bedienen van AV-apparatuur, tillen van lichte materialen en het uitvoeren van kleine reparaties.

Wensen

• Aantoonbare werkervaring als receptiemedewerker;
• Aantoonbare werkervaring met AV-apparatuur en het verhelpen van eenvoudige storingen tijdens presentaties;
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met Microsoft Word en PowerPoint;
• Je voegt een persoonlijke motivatie toe (maximaal 300 woorden), waarin wordt ingegaan op geschiktheid voor de opdracht, relevante ervaring met facilitaire taken en AV-ondersteuning en bereidheid om te leren en certificaten te behalen. De motivatie is door jou zelf geschreven;
• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 niveau, bij voorkeur richting facilitaire dienstverlening, hospitality of een gelijkwaardige opleiding.

Competenties

• Dienstverlenend;
• Zorgvuldigheid;
• Representativiteit;
• Technisch inzicht;
• Flexibiliteit;
• Zelfstandigheid;
• Communicatie.

Werken voor de Gemeente Westerveld betekent dat je terecht komt in een plattelandsgemeente in Zuidwest-Drenthe. Een gemeente waar bestuur en organisatie samen streven naar een hoogwaardige dienstverlening waarbij we initiatieven van inwoners, ondernemers en organisaties stimuleren én faciliteren. Wat kenmerkend is voor de Gemeente Westerveld zijn de korte lijnen, een informele werksfeer en weinig hiërarchie. Na een warm onthaal introduceert jouw nieuwe team de organisatie en collega's bij je. Een team dat bestaat uit een mix van lerende en ervaren collega's. En natuurlijk lopen we dan ook even langs onze koffiecorners, het bedrijfsrestaurant en de verschillende lounge- en overlegplekken.

Beoordeling

Stap 1: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV's van de kandidaten die in de vorige stap zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende gunningscriteria:

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die op basis van deze gunningscriteria als beste worden beoordeeld, worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 2 in de beoordeling). De overige kandidaten worden in eerste instantie niet uitgenodigd voor een gesprek en ontvangen een voorlopige afwijzing. Zij nemen plaats in de zogenaamde wachtkamer.

Stap 2: Selectiegesprek
Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de opdrachtgever. De opdrachtgever verifieert in het selectiegesprek of de betreffende kandidaten (inderdaad) voldoen aan het gewenste profiel (knock-outcriteria en de gunningscriteria). Opdrachtgever beoordeelt de betreffende kandidaten in onderlinge vergelijking op de in de inhuuropdracht genoemde competenties.

Planning

De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op dinsdag 10 november 2026. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op maandag 9 november 2026 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Optie tot verlenging: De opdracht kan worden verlengd met 1 x 12 maanden.

Hybride: Hybride werken is niet mogelijk. De opdracht wordt vervuld op locatie. De vaste werkdag is vrijdag, verder is de inzet flexibel, inclusief avonduren.

Overig algemeen:

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• De opdrachtgever zal om een Geheimhoudingsverklaring vragen.
• Voor opdrachtnemer geldt een Social Return (SROI) verplichting bij gegunde opdrachten hoger dan €400.000 binnen het DAS van de Talentenregio.
• Het uurtarief kan worden gewijzigd volgens de hierna genoemde CBS-indexering volgens indexatieclausule.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 6. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.