Bestuurssecretaresse

In deze functie zorg jij dat alles op rolletjes loopt. Je houdt overzicht, brengt structuur aan en zorgt dat bestuurders hun werk goed kunnen doen. Je schakelt moeiteloos tussen plannen, organiseren en regelen en weet wat er nodig is, vaak nog vóór het gevraagd wordt. Geen dag is hetzelfde: het ene moment ben je bezig met een strakke agenda, het andere moment regel je een bijeenkomst of pak je praktische zaken op binnen het secretariaat. Juist die afwisseling en verantwoordelijkheid maken deze rol zo leuk.

Jij bent iemand die eigenaarschap toont en graag zorgt dat dingen goed geregeld zijn. Je krijgt energie van een dynamische werkomgeving en vindt het leuk om te schakelen tussen verschillende taken en niveaus. Je houdt overzicht, denkt vooruit en blijft rustig - ook als het druk is.

Werkzaamheden

• Beheert moeiteloos meerdere agenda's en zorgt voor een slimme, haalbare planning;
• Zorgt dat afspraken en overleggen goed voorbereid zijn;
• Ondersteunt bestuurders, denkt vooruit en houdt altijd overzicht;
• Organiseert bijeenkomsten en regelt alles tot in de puntjes;
• Handelt correspondentie en uitnodigingen zorgvuldig en gestructureerd af;
• Ziet wat er nodig is, schakelt snel en komt met praktische oplossingen.

• Aantoonbare afgeronde vakopleiding tot directiesecretaresse en/of bestuurssecretaresse;
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de rol van directiesecretaresse en/of bestuurssecretaresse bij een gemeente;
• Aantoonbare werkervaring met het organiseren van bijeenkomsten en/of evenementen, licht dit duidelijk toe in het cv aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject;
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met MS Office 365, benoem duidelijk waar deze is opgedaan.

Wensen

• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar in de rol van directiesecretaresse en/of bestuurssecretaresse bij een gemeente tot 20.000 inwoners, benoem dit duidelijk in het cv (40 punten);
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de rol van directiesecretaresse en/of bestuurssecretaresse bij een gemeente (30 punten);
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar in de rol van directiesecretaresse en/of bestuurssecretaresse bij een gemeente (20 punten);
• Aantoonbare werkervaring met ondersteuning van het volledige college van B&W, licht dit duidelijk toe in het cv (10 punten);

Competenties

• Werkt proactief en pakt zaken praktisch aan;
• Organiseert effectief en stelt prioriteiten;
• Bent bestuurlijk sensitief en handelt integer;
• Werkt nauwkeurig, bent flexibel en werkt prettig samen met collega's.

De gemeente West Maas en Waal is te vinden in het meest westelijke deel van het Land van Maas en Waal en telt ruim 20.000 inwoners. De rivieren de Maas en de Waal vormen zowel in zuidelijke als in noordelijke richting de natuurlijke grens. In 1984 is deze gemeente ontstaan na de herindeling van de gemeenten Appeltern, Dreumel en Wamel. Vanaf dat moment bestaat de gemeente uit de dorpen: Alphen, Altforst, Appeltern, Beneden-Leeuwen, Boven-Leeuwen, Dreumel, Maasbommel en Wamel.

Binnen de ambtelijke organisatie werken ongeveer 120 medewerkers. Zij werken vanuit de kernwaarden Samen, Verantwoordelijk en Professioneel. De organisatie is onderverdeeld in 5 teams:

• Beheer Openbare Ruimte;
• Ruimte;
• Dienstverlening;
• Samenleving;
• Bedrijfsvoering.

Er is een managementteam, bestaande uit de gemeentesecretaris/algemeen directeur en teammanagers.

De gemeente West Maas en Waal heeft ervoor gekozen om als regiegemeente zelfstandig te blijven bestaan. Om dit te bereiken zijn er veranderingen binnen de organisatie doorgevoerd. Uitgangspunt is dat beleid in eigen huis wordt bepaald. Een aantal uitvoerende werkzaamheden worden door derden of in gezamenlijkheid met andere gemeenten/overheden uitgevoerd. Zo worden bijvoorbeeld de taken van het sociaal wijkteam uitgevoerd door Sterker Sociaal Werk, de gemeentelijke belastingen door de BSR (Belasting Samenwerking Rivierenland) en werken we samen met de ODR (Omgevingsdienst Rivierenland).

Stap 1: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV's van de kandidaten die in de vorige stap zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende gunningscriteria.
• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.
De kandidaten die op basis van deze gunningscriteria als beste worden beoordeeld, worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 2 in de beoordeling). De overige kandidaten worden in eerste instantie niet uitgenodigd voor een gesprek en ontvangen een voorlopige afwijzing. Zij nemen plaats in de zogenaamde wachtkamer.

Stap 2: Selectiegesprek
Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de opdrachtgever.
De opdrachtgever verifieert in het selectiegesprek of de betreffende kandidaten (inderdaad) voldoen aan het gewenste profiel (knock-outcriteria en de gunningscriteria). Opdrachtgever beoordeelt de betreffende kandidaten in onderlinge vergelijking op de in de inhuuropdracht genoemde competenties.
Een kandidaat dient op elke competentie minimaal een voldoende te scoren om voor gunning in aanmerking te komen. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoren zal opdrachtgever één of meer van de opvolgende kandidaten uitnodigen voor een gesprek.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op dinsdag 11 augustus 2026. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op donderdag 6 augustus 2026 bericht.

Optie tot verlenging: De opdracht kan 4 keer met 3 maanden worden verlengd.

Hybride: Hybride werken is niet mogelijk.

Overig algemeen:

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal schaal 8. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Offerte-eisen
Maximaal 5 pagina's cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Maandag, dinsdag en donderdag, daarnaast vragen wij flexibiliteit om dagen te wisselen.

Overige informatie
• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• BYOD (bring your own device) is niet toegestaan.