Adviseur Informatievoorziening

Binnen de afdeling IV is tijdelijke inzet nodig van een inhoudelijk sterke Informatieadviseur om de continuïteit van informatiebeheer te borgen en te voldoen aan wettelijke verplichtingen. De opdracht vraagt nadrukkelijk om een DIV-/informatiebeheerprofessional, niet om een functioneel beheerder of technisch projectleider.

De opdracht omvat onder andere
De komende periode ligt de focus binnen de functie op het verder versterken en borgen van het informatiebeheer op beleidsmatig niveau. Een belangrijk onderdeel hiervan is het opstellen en laten vaststellen van het vervangingsbesluit.

Hoewel het handboek al is vastgesteld, moet het formele besluit nog worden uitgewerkt, afgestemd en door de organisatie worden bekrachtigd. Jij begeleidt dit proces zorgvuldig en zorgt dat het besluit aansluit op zowel de wettelijke kaders als de praktische uitvoering binnen de organisatie. Daarnaast zijn er vanuit de Provincie en het Waterlands Archief verschillende actiepunten meegegeven die nog moeten worden opgepakt.

Jij neemt hierin het voortouw, bewaakt de voortgang en zorgt dat deze punten inhoudelijk goed worden uitgewerkt en afgerond. Tot slot ontwikkel je beleid voor e-mailarchivering en andere digitale communicatiekanalen, zoals social media en WhatsApp, zodat de organisatie voldoet aan wet- en regelgeving en de informatie duurzaam, toegankelijk en rechtmatig wordt beheerd.

Werkzaamheden:

• Opstellen en laten vaststellen van het vervangingsbesluit.

• Oppakken en afronden van openstaande actiepunten vanuit Provincie en Waterlands Archief.

• Opstellen van beleid voor e-mailarchivering en andere digitale communicatiekanalen (social media, WhatsApp, etc.).

Je werkt hierbij nauw samen met DIV, ICT en andere betrokken afdelingen (hierin is de kennis en/of werkervaring met I-Navigotor relevant) , maar blijft primair verantwoordelijk voor de inhoudelijke kwaliteit van informatiebeheer, niet voor technische systeeminrichting.

• Een aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau in informatiewetenschap of informatiekunde;

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 7 jaar als informatie adviseur bij een gemeente;

• Aantoonbare werkervaring met het aansturen van projecten op het gebied van archivering en informatiebeheer;

• Aantoonbare kennis van relevante wet- en regelgeving op het gebied van informatiebeheer en archivering.

Wensen

• Aantoonbare werkervaring om op te treden als verbinder en adviseur bij nieuwe ontwikkelingen in archivering en informatievoorziening, benoem hiervan concrete voorbeelden in het CV;
• Aantoonbare kennis van en ervaring met kwaliteitssystemen in informatiebeheer, inclusief beheersmaatregelen en bewaarstrategie, benoem duidelijk hoe deze kennis en ervaring is opgedaan;
• Aantoonbare werkervaring als functioneel beheerder van informatiesystemen i-Navigator, benoem duidelijk waar deze ervaring is opgedaan;
• Aantoonbare werkervaring met het inrichten van duurzame informatievoorziening (‘archivering by design’), benoem concrete voorbeelden in het CV;
• Aantoonbare bijdrage aan de toepassing van privacy by desgin binnen informatiebeheer, in samenwerking met FG, CISO en/of privacy officers.

Competenties

• Klantgericht
• Doorzettingsvermogen
• Tactisch gedrag
• Motiveren
• Resultaatgericht werken
• Samenwerken
• Overtuigen
• Assertiviteit
• Besluitvaardigheid
• Organiseren
• Kritisch
• Analyserend vermogen
• Plannen en organiseren

Organisatie

De gemeente Waterland telt ruim 17.000 inwoners en bestaat uit de kernen Broek in Waterland, Ilpendam, Katwoude, Marken, Monnickendam, Overleek, Purmer, Uitdam, Watergang en Zuiderwoude. Waterland wordt gekenmerkt door een combinatie van authentieke kernen met hoogwaardige cultuurhistorische achtergrond, afgewisseld met een groen en open landschap met een bijzonder veenweidegebied. De naam Waterland verwijst naar de vele waterrijke gebieden, en de ligging aan de Gouwzee en het Markermeer. De ligging van Waterland nabij Amsterdam is economisch, recreatief en toeristisch aantrekkelijk. De combinatie van die factoren wordt ook wel gezien als ‘het Waterlandse goud’.

Afdeling 

Het geheugen van een gemeente werkt alleen als het zorgvuldig, geordend en toegankelijk wordt bewaard. Binnen de afdeling Informatiebeheer en Informatievoorziening (DIV) draag jij als Adviseur Informatievoorziening de verantwoordelijkheid voor een compleet, betrouwbaar en duurzaam archief. Je zorgt ervoor dat archiefmateriaal wordt geïnventariseerd, vindbaar blijft en tijdig wordt overgedragen aan het Waterlands Archief in Purmerend. Soms komt materiaal in aanmerking voor vernietiging; ook dat is een belangrijk onderdeel van je taak, waarbij je altijd werkt volgens de geldende wet- en regelgeving.  

Hoewel de gemeente al jaren digitaal werkt, bestaat er nog een aanzienlijk deel fysiek archief. Deze documenten zijn vaak van grote waarde voor zowel de organisatie als de inwoners. Samen met je collega’s binnen de afdeling werk je aan een zorgvuldige inventarisatie, waarbij wordt bepaald welke documenten worden gedigitaliseerd, vernietigd of overgedragen. Je adviseert hierbij over de juiste werkwijze, bewaartermijnen en de inrichting van een toekomstbestendige informatiehuishouding.  

Beoordeling  

Stap 1: Beoordeling cv’s op minimumeisen 
Administratieve partner beoordeelt de cv’s op de minimumeisen in het bovengenoemde profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld. 

Stap 2: Selectie 5 cv’s die aan de organisatie worden voorgelegd 
Administratieve partner beoordeelt de cv’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door administratieve partner”. 
De 5 kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling. 

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek 
De opdrachtgever beoordeelt de cv’s van de kandidaten die door administratieve partner zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria. 

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten. 

• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties. 

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek. 

Stap 4: Selectiegesprek 
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties).

Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald. 

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren. 

Planning  

De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op dinsdag 3 maart 2026. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 27 februari 2026 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Optie tot verlenging: Mogelijk maar nog niet bekend

Hybride: Geen verdere informatie

CV-eisen: Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Overige informatie:

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.

• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

• BYOD (bring your own device): voor deze opdracht moet de kandidaat gebruik maken van eigen Bij bepaalde werkzaamheden er mogelijk een laptop van Waterland nodig is en indien nodig deze ook wordt verzorgd door Waterland.