Projectondersteuner Beleid en Projecten

Aanleiding en doel

De gemeente Wageningen zoekt voor de afdeling Beleid en Projecten tijdelijk een ervaren projectondersteuner via een detacheringsorganisatie. Je ondersteunt de dagelijkse organisatie, voortgang en informatievoorziening van meerdere beleids- en uitvoeringsprojecten, met nadruk op Diversiteit, Inclusie en Gelijkwaardigheid (DIG), evenementenbeleid, gebiedsprocessen en het sociaal domein. Waar nodig kan ondersteuning plaatsvinden bij ruimtelijke projecten.

Werkzaamheden

• Ondersteunen van projectleiders en beleidsmedewerkers bij de organisatie en uitvoering van meerdere projecten tegelijk.
• Opstellen, bijwerken en bewaken van projectplanningen, mijlpalen, acties en besluiten.
• Voorbereiden en organiseren van project- en bestuurlijke overleggen, inclusief agenda's, stukken en verslaglegging.
• Bijhouden van projectadministratie, dossiers, documentstructuur en archivering volgens gemeentelijke richtlijnen.
• Verzamelen en ordenen van informatie; opstellen van korte notities, overzichten en management- en voortgangsrapportages.
• Signaleren van knelpunten, ontbrekende informatie en naderende deadlines en afstemmen over vervolgacties.
• Onderhouden van praktische contacten met interne en externe projectbetrokkenen.

Gewenste resultaten

• Actuele en betrouwbare projectplanningen, actielijsten en besluitenoverzichten.
• Goed voorbereide en vastgelegde projectoverleggen.
• Volledige, toegankelijke en ordelijk beheerde projectdossiers.
• Tijdige voortgangsinformatie en rapportages voor projectleiders en management.
• Zorgvuldige overdracht van lopende acties en dossiers bij het einde van de inzet.

• Op deze opdracht is het principe 'Bring Your Own Device' van toepassing. Je maakt bij de uitvoering van de opdracht gebruik van eigen IT-middelen (laptop, telefoon en bijbehorende accessoires).
• Je hebt een aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 niveau.
• Je hebt aantoonbare werkervaring in de rol van projectondersteuner, projectassistent en/of administratief ondersteuner. Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met planning, voortgangsbewaking, verslaglegging én digitaal documentenbeheer. Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject.
• Je bent beschikbaar voor gemiddeld 28 uur per week gedurende de gehele opdracht, inclusief eventuele verlengingen.

Wensen

• Aantoonbare werkervaring met projecten rondom DIG (Digital Information Group). Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject (25 punten).
• Aantoonbare werkervaring met evenementenbeleid en/of evenement projecten. Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject (15 punten).
• Aantoonbare werkervaring met gebiedsprocessen en/of sociaal domein projecten. Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject (20 punten).
• Aantoonbare werkervaring binnen een gemeentelijke organisatie én bestuurlijke omgeving. Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject (20 punten).
• Aantoonbare werkervaring met digitale projectadministratie. Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject (10 punten).
• Aantoonbare werkervaring met Microsoft 365, Sharepoint en/of ander projecttools. Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject (10 punten).

Competenties

• Proactief
• Nauwkeurig
• Communicatief vaardig
• Resultaatgericht
• Servicegericht
• Flexibel
• Omgevingssensitief
• Samenwerkingsgericht
• Overzicht houdend
• Goed in prioriteren

Wageningen is al jarenlang een van de beste overheidsorganisaties! Wageningen is de stad van de vrijheid met een sociaal gezicht en trotse inwoners. Typerend voor de werkcultuur is het eigenzinnige karakter en het werken vanuit het hart. Wageningen bied je een omgeving waar je je werk met plezier kunt doen. Binnen de organisatie wordt veel gedaan aan vitaliteit en duurzaamheid. Bij ons krijg je de ruimte om je werk op jouw manier in te vullen. Of je nu nieuwe ideeën hebt voor een duurzamer beheer van de buitenruimte, of actief mee wilt denken over hoe we onze wijken nog mooier maken: jouw bijdrage doet ertoe. Kom werken in Wageningen, waar vrijheid en betrokkenheid samenkomen.

Stap 1: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de 5 offertes van de kandidaten die zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende gunningscriteria:

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De (minimaal 2) kandidaten die op basis van deze gunningscriteria als beste worden beoordeeld, worden uitgenodigd voor een selectiegesprek.

Stap 2: Selectiegesprek
Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de opdrachtgever. De opdrachtgever verifieert in het selectiegesprek of de betreffende kandidaten (inderdaad) voldoen aan het gewenste profiel (knock-outcriteria en de gunningscriteria). De opdrachtgever beoordeelt de betreffende kandidaten in onderlinge vergelijking op de in de inhuuropdracht genoemde competenties.

De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op een nader te bepalen moment. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen zo spoedig mogelijk bericht.

Optie tot verlenging: De opdracht kan 2 keer met 12 maanden worden verlengd.

Hybride: Werkdagen, aanwezigheid op locatie en eventuele mogelijkheden voor hybride werken worden in overleg afgestemd. Hybride werken is mogelijk op maandag, dinsdag, woensdag en donderdag.

Overig algemeen:

Functieschaal

Deze functie is ingedeeld in functieschaal 8. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Offerte-eisen

Maximaal 5 pagina's cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• BYOD (bring your own device): voor deze opdracht moet je gebruik maken van eigen IT-middelen.