medewerker informatiebeheer

Wil jij bijdragen aan een toekomstbestendig informatiebeheer en vind je kwaliteit, structuur en digitalisering belangrijk? Dan hebben wij een mooie uitdaging voor jou! Bij de gemeente Voorst zijn we op zoek naar een medewerker informatiebeheer die energie krijgt van datakwaliteit, digitale archivering en het verbeteren van werkprocessen. Jij helpt ons om onze informatiehuishouding verder te professionaliseren en zorgt dat we klaar zijn voor de toekomst.

Werkzaamheden en Verantwoordelijkheden

Je werkt aan verschillende opdrachten, projecten en dagelijkse werkzaamheden binnen het team Informatiebeheer. Daarbij combineer je strategisch inzicht met een hands-on mentaliteit.

Doelstellingen en Resultaten

• Je brengt de kwaliteit van data in het zaaksysteem in kaart op basis van de interne informatiebehoefte en verwerkt dit in heldere rapportages.
• Je ontwikkelt een nieuwe werkwijze voor kwaliteitscontroles, gebaseerd op een risicobenadering.
• Je stelt een procedure op voor de vernietiging van digitale zaken en werkprocessen in de vakapplicatie Rx. Mission.
• Je voert de digitale vernietiging van zaken over het jaar 2025 uit.

Ondersteuning bij projecten

• Je brengt bedrijfsprocessen in beeld en voert relevante informatie in binnen BlueDolphin.
• Je ondersteunt bij de invoering van Microsoft 365 en neemt actief deel aan projecten met grote impact op informatiebeheer, zoals de implementatie van Office 365, SharePoint en Teams.

Lopende werkzaamheden

• Je voert kwaliteitscontroles uit in het zaaksysteem en zorgt voor de digitale vernietiging van dossiers.
• Je ondersteunt informatiebeheerders bij inhoudelijke vragen en levert een bijdrage aan diverse teamwerkzaamheden en projecten.
• Je past het handboek vervanging toe en voert wekelijks de controle van dagdozen uit.
• Je kent aan informatie de juiste bewaar- en vernietigingstermijnen toe op basis van de geldende selectielijsten.
• Je draagt zorg voor de tijdige vernietiging van (digitale) informatie.
• Je begeleidt gebruikers actief bij het registreren en verwerken van zaken en documenten.
• Samen met het team pak je DIV- en informatiebeheer-vraagstukken op rondom het zaaksysteem.

• Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;
• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau;
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met informatiebeheer en/of archivering;
• Aantoonbaar bereid om op locatie in Twello te werken (Benoem dit duidelijk in het cv);
• Aantoonbare maximale reistijd naar Twello van 1 uur, enkele reis (Benoem dit duidelijk in het cv).
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met archiveren en recordmanagement;
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met digitaal informatiebeheer, waaronder zaakgericht werken (Benoem dit duidelijk in het cv);
• Aantoonbare afgeronde opleiding of cursus in informatiebeheer, archivistiek of documentaire informatievoorziening (DIV);
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als informatiebeheerder bij een gemeente of overheidsorganisatie;
• Aantoonbare ruime kennis van relevante wet- en regelgeving (Benoem dit duidelijk in het cv).

Competenties

• Nauwkeurigheid / zorgvuldigheid;
• Analytisch vermogen;
• Resultaatgerichtheid;
• Samenwerken;
• Communicatieve vaardigheid;
• Integriteit en verantwoordelijkheidsgevoel;
• Kwaliteitsgerichtheid;
• Digitaal vaardig;
• Plannen en prioriteren.

Werken bij de gemeente Voorst is werken in een open en informele sfeer. Door onze kleinschalige organisatie zijn de lijnen kort en liggen de verantwoordelijkheden laag. We voelen ons betrokken en verantwoordelijk voor ons werk. Onze medewerkers maken het verschil in onze dienstverlening en jij straks ook! Bij ons schrijven we geen dikke rapporten, maar stropen we onze mouwen op en gaan we samen uitdagingen aan. Werken voor de gemeente Voorst betekent werken voor alle inwoners.

Beoordeling Stap 1: Beoordeling cvs op minimumeisen

Een externe administratieve broker beoordeelt de cvs op de minimumeisen in het bovengenoemde profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie 10 cvs die aan de organisatie worden voorgelegd

Een externe administratieve broker beoordeelt de cvs van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde gunningscriteria te beoordelen door een externe administratieve broker. De 10 kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek

De opdrachtgever beoordeelt de cvs van de kandidaten die door een externe administratieve broker zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties. De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek

In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald. De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geinformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Planning

• De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op donderdag 20 november 2025, 09:00 uur.
• De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op dinsdag 18 november 2025 bericht.
• Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Functieschaal

Deze functie is ingedeeld in functieschaal 8. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee

Een externe administratieve broker brengt voor deze opdracht 1,90 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.

CV-eisen

• Maximaal 5 paginas, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.
• Door de professional zelf geschreven motivatie.

Werkdagen

De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: ma-di-wo-do-vrij

Overige informatie

De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen. Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi). BYOD (bring your own device) is voor deze opdracht niet van toepassing. Ingehuurde professionals krijgen een laptop en/of telefoon vanuit gemeente Voorst. Dit is ook het geval bij ZZPers.

Meer informatie

Vragen kunnen ingediend worden tot woensdag 12 november 2025, 09:00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op vrijdag 14 november 2025 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij een externe administratieve broker. De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot maandag 17 november 2025, 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.