Secretariele ondersteuner Strategie & Beleid

Gemeente Vlaardingen zoekt via de administratieve partner een professional voor een tijdelijke secretariële ondersteuning binnen het team Strategie & Beleid. De opdracht is gericht op het verzorgen van een professionele, tijdige en complete ondersteuning van de overleg- en informatiestromen rondom team en (delen van) directie/management.

De opdracht is succesvol uitgevoerd wanneer:

• Overleggen tijdig zijn ingepland en betrokkenen beschikken over complete en actuele vergaderinformatie.
• Vergadersets tijdig en volledig zijn samengesteld en gedeeld met de juiste deelnemers.
• Verslaglegging (notulen/actie- en besluitenlijsten) tijdig, correct en conform afgesproken format is opgeleverd en verspreid.
• Acties en opvolging zichtbaar en overzichtelijk zijn geborgd (actielijsten, reminders, terugkoppelingen).
• De mailbox/ingang van verzoeken gestructureerd is verwerkt en vragen/acties zijn doorgezet naar de juiste personen.

Taken en werkzaamheden

• Plannen en organiseren van afspraken en overleggen (incl. uitnodigingen en logistiek).
• Voorbereiden van agenda’s en het verzamelen/uitvragen van stukken ten behoeve van vergaderingen.
• Samenstellen en beheren van vergaderstukken/vergadersets en bewaken van deadlines.
• Notuleren en opstellen van besluiten- en actielijsten, inclusief distributie aan betrokkenen.
• Structureren en verwerken van binnenkomende verzoeken (mailbox/werkstroom) en bewaken van opvolging.

• Je voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag.
• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretarieel ondersteuner bij een overheidsorganisatie.
• Uurtarief maximaal €82,50,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werk verkeer, werk-werkverkeer én parkeerkosten (inclusief administratieve partner fee).

Wensen

• Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring als secretarieel ondersteuner bij een overheidsorganisatie (60 punten).
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met ondersteuning van management/directie en werken met stukkenstromen (40 punten).

Competenties

• Aanpassingsvermogen
• Uitdrukkingsvaardigheid (mondeling)
• Uitdrukkingsvaardigheid (schriftelijk)
• Klantgericht
• Delegere
• Luisteren
• Doorzettingsvermogen
• Tactisch gedrag
• Motiveren
• Resultaatgericht werken
• Samenwerken
• Overtuigen
• Assertiviteit
• Besluitvaardigheid
• Organiseren
• Kritisch
• Analyserend vermogen
• Plannen en organiseren
• Anders, namelijk...

Werken voor Vlaardingen
Bij de gemeente Vlaardingen staan de ramen en de deuren open. Samen met inwoners, ondernemers en organisaties in onze stad werken we aan de ontwikkeling van Vlaardingen. Onze werkomgeving verandert en onze organisatie verandert mee. Dat doen we professioneel, vanuit gelijkwaardigheid en met lef.

We zijn op zoek naar talenten om dit samen met ons verder vorm te geven. Eigen initiatief waarderen we, en we zien je het liefst zo veel mogelijk samen met Vlaardingers actief voor onze stad. We zijn allemaal verschillend, en daardoor vullen we elkaar aan. Samen werken we aan beloofde resultaten, met ruimte om te leren, én een gevoel van trots.

De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op een nader te bepalen moment. De professionals die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk een dag van tevoren een bericht. Overige professionals ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Optie tot verlenging: 1x 6 maanden

Overig algemeen:

Uitvoeringsvoorwaarde
Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en de gemeente Vlaardingen mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. Je dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct leiding en toezicht van de gemeente Vlaardingen. Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). Gemeente Vlaardingen merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als je een ZZP-er bent (ongeacht of dit een eenmanszaak of een BV is).

• Voor het uitvoeren van de opdracht is afgifte van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) een vereiste.

• Uitzend-/ en uitleenbedrijven moeten voldoen aan de voorwaarden voor disculpatie als gesteld in de wijziging leidraad invordering nr. BLKB2012/1062M.

• BYOD (bring your own device): voor deze opdracht moet de professional gebruik maken van eigen. Nee

• Indien je personeel ter beschikking stelt, sta je in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Functieschaal  
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 8. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.  

Fee Flextender  
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier.  

CV-eisen  
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.  
Motivatie opgesteld door de professional zelf, toegevoegd als één document achter het cv. 

Werkdagen  
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: In overleg  
Is hybride werken mogelijk: Ja  

Je dient ervoor te zorgen dat je voldoet aan de Wet op de Identificatieplicht. Personen dienen zich (altijd) te kunnen identificeren met een paspoort/ID kaart. Je dient ervoor te zorgen dat de Externe inhuurmedewerker tijdens het sollicitatiegesprek, alsmede op de eerste werkdag een paspoort/ID kaart en eventuele verblijfsvergunning bij zich heeft. Indien noodzakelijk dienen de identificatiebewijzen in combinatie met verblijfsvergunningen vooraf aan Opdrachtgever te worden verstrekt.