Managementassistent

Voor gemeente Utrecht is onze administratieve partner op zoek naar een Managementassistent Werk & Inkomen.

Utrecht heeft jou nodig!

Ben jij een organisatietalent dat blij wordt van structuur aanbrengen, ontzorgen en overzicht creëren? Dan hebben wij een mooie tijdelijke opdracht voor jou. Voor het organisatieonderdeel Werk & Inkomen zoeken wij een ervaren Managementassistent die ervoor zorgt dat managers zich kunnen richten op hun kerntaken, terwijl jij alles achter de schermen soepel laat verlopen.
Je komt terecht in een maatschappelijke organisatie die dagelijks werkt aan het vergroten van de zelfstandigheid van inwoners van Utrecht. Van werk en inkomen tot schuldhulpverlening en participatie: jouw ondersteuning draagt indirect bij aan het welzijn van duizenden inwoners.

Dit is je werk

Als Managementassistent ben jij het aanspreekpunt en de steunpilaar voor twee managers. Je ondersteunt hen op secretarieel, organisatorisch en administratief vlak en zorgt ervoor dat alles achter de schermen op rolletjes loopt.
Je beheert complexe agenda's en mailboxen, organiseert afspraken en bijeenkomsten en zorgt ervoor dat informatie tijdig op de juiste plek beschikbaar is. Geen dag is hetzelfde en juist die afwisseling geeft jou energie.

Je belangrijkste verantwoordelijkheden:

• Beheren van complexe agenda's en mailboxen van managers
• Stellen van prioriteiten en bewaken van de planning
• Organiseren van interne en externe afspraken
• Zorgdragen voor een correcte verwerking van vergaderstukken in IBABS
• Bewaken van de aansluiting tussen Outlook-agenda's en IBABS
• Uitvoeren van HR-ondersteunende werkzaamheden, zoals:
  • plannen van afspraken met de bedrijfsarts;
  • ondersteunen bij indiensttreding van nieuwe medewerkers;
  • verwerken van personeelsmutaties.
• Organiseren en ondersteunen van projecten, bijeenkomsten en evenementen
• Vervangen van collega's binnen het officemanagementsecretariaat bij afwezigheid
• Uitvoeren van uiteenlopende administratieve werkzaamheden, zoals zaalreserveringen, bestellingen en facilitaire ondersteuning

• Je hebt MBO+ werk- en denkniveau
• Je hebt ruime ervaring als managementassistent, directiesecretaresse of bestuurssecretaresse binnen een complexe organisatie
• Je hebt ervaring met het ondersteunen van managers of directeuren op het gebied van agenda- en mailboxbeheer
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk
• Je hebt ervaring met Microsoft Office, met name Outlook en Teams
• Je hebt het vermogen om snel nieuwe systemen eigen te maken

Wensen

• Ervaring met systemen zoals SAP, Ubeeo of IBABS is een pré

Competenties

• Proactief en ziet werk liggen voordat erom gevraagd wordt
• Organisatorisch sterk en houdt moeiteloos overzicht
• Communicatief vaardig op verschillende niveaus
• Flexibel en goed in het schakelen tussen uiteenlopende werkzaamheden
• Stressbestendig en accuraat, ook wanneer het druk is
• Dienstverlenend en klantgericht
• Een echte ontzorger die energie krijgt van regelen en organiseren
• Collegiaal en een fijne sparringpartner voor managers en collega's

Je gaat aan de slag binnen het Officemanagementsecretariaat van Werk & Inkomen. Samen met vijf collega's ondersteun je managers en medewerkers zodat zij hun werk optimaal kunnen uitvoeren.
Binnen het team heerst een prettige en collegiale sfeer. Er wordt hard gewerkt, maar er is ook ruimte voor humor, samenwerking en het helpen van elkaar.

Gesprekken vinden plaats op 6 augustus, met een mogelijke tweede gespreksdatum op 10 augustus.

Optie tot verlenging: Verlenging is niet mogelijk. Het betreft een tijdelijke opdracht ter vervanging van zwangerschapsverlof.

Hybride: Je werkt 2 dagen per week op kantoor, donderdag is een vaste kantoordag. De tweede kantoordag kan in overleg worden bepaald. Vrijdag is een reguliere werkdag en kan vanuit huis worden gewerkt.

Overig algemeen:

Goed om te weten:

• Het betreft een tijdelijke opdracht ter vervanging van zwangerschapsverlof voor de duur van 6 maanden.
• Woensdag is de enige mogelijke parttime dag.
• Werkdagen zijn: maandag, dinsdag, woensdagochtend, donderdag en vrijdag.

Aanvullende informatie:

• Het is niet toegestaan professionals voor te stellen als de professional in de afgelopen twee jaar bij de gemeente Utrecht in loondienst is geweest. Als de professional in de afgelopen 6 maanden als externe medewerker voor de gemeente Utrecht heeft gewerkt, dan vragen wij om vooraf duidelijk aan te geven voor welke opdracht en in welke periode dit is geweest.
• Screening dient afgerond te zijn voordat je mag starten. Dit is inclusief de VOG.
• Je beschikt over een geldig legitimatiebewijs (paspoort of identiteitskaart) bij intake en op de startdatum van het contract.