Informatiebeheeradviseur

Goede informatievoorziening vormt de basis voor een betrouwbare en transparante overheid. Binnen de domeinen Bedrijfsvoering en Strategie, Bestuur & Kennis zoeken wij een Informatiebeheerder die een belangrijke bijdrage levert aan het beheer, de toegankelijkheid en de kwaliteit van informatie binnen de organisatie.

In deze rol ondersteun je de organisatieonderdelen Marketing & Communicatie en het Projectmanagementbureau (PMB) bij uiteenlopende vraagstukken op het gebied van informatiebeheer. Daarnaast draag je bij aan projecten waarin informatiebeheer een belangrijke rol speelt.

Je maakt onderdeel uit van het IPM-team, binnen het cluster Gegevensbescherming en Informatiebeheer. Hier werk je samen met collega's uit verschillende disciplines op het gebied van Informatie- en Procesmanagement om organisatieonderdelen optimaal te ondersteunen.

Dit is je werk

Als Informatiebeheerder ben je het eerste aanspreekpunt voor medewerkers met vragen over informatiebeheer. Je ondersteunt bij de dagelijkse uitvoering van informatiebeheerprocessen en draagt bij aan het verbeteren van de kwaliteit, vindbaarheid en toegankelijkheid van informatie.

Je werkt nauw samen met verschillende stakeholders binnen de organisatie en helpt collega's om informatie op de juiste manier te beheren conform wet- en regelgeving.

Je belangrijkste verantwoordelijkheden:

• Fungeren als aanspreekpunt voor medewerkers van Marketing & Communicatie en het Projectmanagementbureau bij vragen over informatiebeheer
• Signaleren van knelpunten binnen informatiebeheerprocessen en bijdragen aan passende oplossingen
• Opstellen van vernietigingslijsten en uitvoeren van tijdige vernietiging van informatie
• Adviseren en ondersteunen van collega's bij vraagstukken rondom informatiebeheer
• Beheren en actualiseren van ordeningsstructuren en systematische overzichten
• Uitvoeren van hub-management binnen SharePoint en Microsoft Teams
• Ondersteunen bij het zoeken en verzamelen van informatie voor Woo-verzoeken
• Verzorgen van een warme overdracht van taken, processen en kennis naar een nieuwe recordmanager
• Bijdragen aan projecten waarin informatiebeheer en recordmanagement een belangrijke component vormen

• Je hebt HBO werk- en denkniveau
• Je hebt een afgeronde vakgerichte opleiding, zoals HMDI, LARM, LRM, IDM, SOD II, Informatiespecialist, Medewerker Recordmanagement of Recordmanager
• Je hebt aantoonbare kennis van en ervaring met digitaal informatiebeheer en recordmanagement
• Je hebt ervaring met geautomatiseerde informatiebeheerprocessen
• Je hebt ervaring binnen een overheidsorganisatie
• Je hebt ervaring met werken volgens Lean
• Je hebt goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden

Wensen

• Ervaring met SharePoint en Microsoft Teams is een pré
• Kennis van wet- en regelgeving op het gebied van informatiebeheer is een pré

Competenties

• Analytisch en nauwkeurig
• Dienstverlenend en behulpzaam
• Communicatief sterk
• Geduldig in het begeleiden en ondersteunen van collega's
• Volhardend en resultaatgericht
• Integer en professioneel
• Organisatiesensitief en omgevingsbewust
• Zelfstandig, maar ook een sterke teamspeler
• Geïnteresseerd in werken binnen een bestuurlijke en politiek-maatschappelijke omgeving

Je komt terecht binnen het cluster Gegevensbescherming en Informatiebeheer van het IPM-team. Binnen dit multidisciplinaire team wordt nauw samengewerkt met collega's uit verschillende vakgebieden om de organisatie te ondersteunen op het gebied van informatie- en procesmanagement.

Je werkt voor de organisatieonderdelen Marketing & Communicatie en Projectmanagementbureau en hebt daarnaast regelmatig contact met andere afdelingen binnen de gemeente.

Met jouw expertise zorg je ervoor dat informatie op de juiste manier wordt beheerd, teruggevonden en verwerkt. Daarmee lever je een belangrijke bijdrage aan een transparante, efficiënte en toekomstbestendige gemeente Utrecht.

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo'n inclusief mogelijke organisatie te zijn.

Optie tot verlenging: Nee

Hybride: Geen verdere informatie

Overig algemeen:

Aanvullende informatie:

• Het is niet toegestaan kandidaten voor te stellen als de kandidaat in de afgelopen twee jaar bij de gemeente Utrecht in loondienst is geweest. Als de kandidaat in de afgelopen 6 maanden als externe medewerker voor de gemeente Utrecht heeft gewerkt, dan vragen wij om vooraf duidelijk aan te geven voor welke opdracht en in welke periode dit is geweest.
• Gelieve CV aanleveren in PDF-format en in het Nederlands.
• Screening dient afgerond te zijn voordat een kandidaat mag starten.
• Graag ontvangen we in de persoonlijke motivatie een onderbouwing waaruit blijkt dat de kandidaat over de gevraagde competenties beschikt.
• Als de kandidaat mag starten bij de klant, dan zal er een pre-employmentscreening plaatsvinden. Wij sturen u op dat moment de daarvoor benodigde documenten toe. Uw kandidaat mag pas starten na afronding van de pre-employmentscreening inclusief de VOG.
• De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd.